Lediga jobb som Chefssekreterare och VD-assistenter m.fl. i Stockholm

Ta en nyckelroll nära Fremias VD, styrelse och ledning
Som ledningskoordinator får du en central position i ett sammanhang där struktur, omdöme och helhetsperspektiv är avgörande. Du bidrar med kvalitet, stöd och långsiktighet i så väl Fremias demokratiorganisation som i interna beslutsprocesser.
Fremia är en engagerad och värderingsdriven organisation med stark intern sammanhållning, hög arbetsglädje och en prestigelös kultur. Hos oss möts du av ett varmt och inkluderande arbetsklimat där hjälpsamhet, ansvarstagande och samarbete präglar vardagen. Vi arbetar tvärfunktionellt och lösningsfokuserat, med en tydlig gemensam ambition att hela tiden utvecklas.
Arbetsgivarorganisationen Fremia är relativt nybildad och är på en ständig utvecklingsresa. Organisationen vilar på en stabil grund, med stark framtidstro och ett tydligt fokus på att bygga långsiktigt hållbara strukturer och arbetssätt. För att trivas och lyckas i rollen krävs social och emotionell mognad, ett förtroendeskapande förhållningssätt och en trygghet i att verka i en engagerad organisation.
OM ROLLEN
Detta är en bred, senior och förtroendebaserad roll med tydlig tyngdpunkt på ledningsstöd och styrelsearbete i en medlemsstyrd organisation, där årsstämman är det högsta beslutande organet. Rollen har ett mer business partner?liknande upplägg än karaktären av en traditionell administrativ assistentroll.
Ledningskoordinatorn arbetar nära VD, stabschef, ledning och styrelse med ett tydligt uppdrag: att skapa struktur, kvalitet, framförhållning och fungerande flöden – så att beslutsfattande, styrelse- och ledningsarbete kan bedrivas effektivt digitalt, tydligt och långsiktigt.
Rollen är varierad och kombinerar kvalificerat, analytiskt arbete med mer praktiska och koordinerande uppgifter. Tyngdpunkten ligger på att stödja och hålla ihop styrelse? och ledningsstödet, inklusive planering, mötesstruktur, dokumentation, uppföljning och digital informationshantering. Du har en sammanhållande funktion mellan VD, styrelse, ledning och organisation och bidrar till att beslut fattas och genomförs.
Rollen som ledningskoordinator blir ny på Fremia, och rapporterar till vår stabschef samt ingår i ett team med fem kollegor inom verksamhetsstöd.
I en prestigelös organisation där alla bidrar där det behövs är flexibilitet, servicekänsla och helhetsperspektiv avgörande för att lyckas i rollen.
DIN PROFIL
Vi söker dig som är trygg i styrelserum och formella sammanhang och som har god förståelse för hur styrning, beslutsprocesser och intressentdynamik fungerar inom ideell organisation, myndighet eller näringsliv. Du är självgående, analytiskt lagd och trygg i att fatta beslut inom ditt mandat, samtidigt som du har ett välutvecklat omdöme för när frågor behöver förankras.
Du har ett strukturerat och noggrant arbetssätt, ligger steget före och är van vid att hantera konfidentiell information med hög integritet. Proaktivitet, framförhållning och förmågan att ”titta runt hörnet” är naturliga delar av hur du arbetar.
Rollen kräver hög digital kompetens och nyfikenhet på digital utveckling, kombinerat med god känsla för service. Du är bekväm i Microsoft Teams och arbetar obehindrat med digital dokumentstruktur, möten och samarbeten. Du har mycket god kommunikativ förmåga i tal och skrift på svenska samt en eftergymnasial utbildning i någon form.
OM FREMIA
Fremia är Sveriges största oberoende arbetsgivarorganisation, som företräder 5?000 arbetsgivare inom civilsamhället, kooperationen och den idéburna välfärden. Vårt uppdrag är att stötta, företräda och utveckla våra medlemmar i arbetsgivarfrågor. Det innebär att förhandla och teckna kollektivavtal, ge kvalificerad rådgivning inom arbetsrätt, HR, arbetsmiljö och omställning, samt bedriva påverkansarbete för att stärka våra medlemmars förutsättningar.
Hos Fremia arbetar 45 kompetenta och engagerade medarbetare med olika specialistkompetenser. Vårt kontor är beläget på Södermalm i centrala Stockholm och arbetsplatsen präglas av ett varmt, inkluderande och engagerat klimat. Här tar vi gemensamt ansvar för verksamhetens kontinuerliga utveckling, samarbete och lärande, och vi ser en god arbetsmiljö som en självklar förutsättning för att lyckas tillsammans.
DIN ANSÖKAN
I denna rekrytering samarbetar Fremia med Wise Admin. 
Vi tar inte emot ansökningar via mail, utan du söker enkelt med ditt CV eller din LinkedIn-profil på wise.se. Vi använder kompetensbaserad rekrytering som metod. Det gör vi i vår strävan efter en mer potentialbaserad matchning. Vi ser därför gärna sökanden med olika bakgrunder, åldrar och erfarenheter, eftersom vi vet att en bredare mångfald berikar var och en av oss och gör oss bättre och smartare som organisation. 
Har du frågor om processen eller rollen? Kontakta då ansvarig rekryteringskonsult Stephanie Grammenidis Hagman, stephanie.grammenidis@wise.se. Vi intervjuar löpande så rollen kan tillsättas före sista ansökningsdatum.
Varmt välkommen med din ansökan! Visa mindre

Vill du göra samhällsnytta och bidra till Sveriges oberoende i världen? FRA:s uppdrag utvecklas, verksamheten expanderar och antalet medarbetare ökar. Vi söker nu en erfaren och ansvarstagande administratör med känsla för service till myndighetsledningen. På FRA arbetar vi med unika uppgifter – för Sveriges säkerhet och integritet
Ditt uppdrag
Som Administratör till myndighetsledningen hör du till GD:s stab, som är en del av ledningsstödet vid FRA. Ditt arbete inkluderar en självklar och frekvent interaktion med ledningsstödets övriga delar liksom kontakter med andra myndigheter.
I rollen som Administratör stöttar du myndighetsledningen, dvs. GD och ÖD.
Dina arbetsuppgifter består framförallt av att:
Ge kvalificerat administrativt stöd till myndighetsledningen


Göra bokningar och beställningar


Hantera mötesadministration och kalendrar


Stötta vid planering och genomförande av besök samt interna möten och konferenser


Föra mötesprotokoll och minnesanteckningar


Utföra andra arbetsuppgifter med koppling till arbetsområden som tjänsten omfattar när detta efterfrågas

Arbetet är omväxlande, med många kontaktytor framförallt inom myndigheten men det kan även förekomma kontakter med andra myndigheter. Du ska trivas med att hantera snabbt uppkomna frågor och önskemål.
Du kan
Vi söker dig som har:
Gymnasieexamen


Flerårig arbetslivserfarenhet som stöd till chefer inom offentlig sektor


Goda kunskaper i Office-paketet


Goda kunskaper i svenska i såväl tal som skrift

Vi ser det som meriterande om du har:
Eftergymnasial utbildning gärna inom administration eller annan relevant inriktning


Goda kunskaper i engelska i såväl tal som skrift


Arbetslivserfarenhet som stöd till högsta ledning inom myndighet

Du är
Vi söker dig med följande egenskaper:
Samarbetsförmåga – Du arbetar bra med andra människor. Du relaterar dig till dem på ett lyhört och smidigt sätt. Du lyssnar, kommunicerar och löser konflikter på ett konstruktivt sätt


Självgående – Du tar ansvar för din uppgift. Du strukturerar själv ditt angreppssätt och driver dina processer vidare.


Strukturerad – Du planerar, organiserar och prioriterar arbetet på ett effektivt sätt. Du sätter upp och håller tidsramar.


Omdöme – Du gör korrekta avvägningar och prioriteringar. Du väger samman komplex information och olika typer av hänsynstaganden och visar omdöme vid uttalanden, agerande och beslut.


Om FRA
FRA har omvärlden som sin arena där varje arbetsuppgift är en del av något större. På ett eller annat sätt får du som medarbetare vara med och bidra till att skydda Sveriges integritet och oberoende i världen. Du är med och gör skillnad på riktigt, varje dag.
Vår uppgift som underrättelsetjänst är att skydda Sverige mot de allvarligaste hot som kan riktas mot ett samhälle – militära angrepp, terrorism och cyberattacker. Vi skyddar det viktigaste vi har – vår trygghet, vår demokrati och vårt sätt att leva. Vi är experter på cyberområdet och signalspaning samt en larmklocka för militära hot.
FRA leder sedan 2024 Nationellt cybersäkerhetscenter, NCSC vars uppdrag är att utveckla och stärka Sveriges förmåga att förebygga, upptäcka och hantera cyberhot.
Som nyanställd på FRA får du en omfattande introduktionsutbildning och kontinuerlig kompetensutveckling, vilket ger dig möjlighet att utveckla dina färdigheter och bli ännu bättre på det du brinner för. Vår organisation är mångfacetterad och består av olika kompetenser och personligheter, där varje individ har unika egenskaper och förutsättningar. Vi strävar efter att skapa en miljö där alla känner sig välkomna och trygga. Utöver en stimulerande arbetsmiljö erbjuder vi också ett attraktivt förmånspaket, som du kan läsa mer om på www.fra.se . För mer information om Nationellt cybersäkerhetscenter besök www.ncsc.se


För din trygghet. För vår demokrati. Varje dag. Året om.
Mer information
Arbetsplatsen är belägen i närheten av Drottningholm, ca 10 min från Brommaplan. Svenskt medborgarskap är ett krav då anställning vid FRA innebär placering i säkerhetsklass. Innan en anställning kommer du att säkerhetsprövas i enlighet med säkerhetsskyddslagens bestämmelser. Med anställning följer en skyldighet att krigsplaceras. Vi tillämpar sex månaders provanställning. För mer information är du välkommen att kontakta rekryterande chef på rekrytering@fra.se. Fackliga företrädare nås på 010-557 46 00.
Vi tar emot ansökningar via www.fra.se senast 2026-04-26
Referensnummer 2025FRA2529-3
Då vi inför denna rekrytering redan tagit ställning till de rekryteringskanaler vi önskar använda undanber vi oss att bli kontaktade för ytterligare erbjudanden om annonserings- och rekryteringshjälp. Visa mindre

Tavex Group är den mest pålitliga leverantören av investeringsguld och silver för miljontals nöjda kunder.Vi finns i 13 länder och fortsätter att expandera. På Tavex AB i Sverige har vi levererat kvalitet och byggt upp ett starkt förtroende i över 20 år. Vår erfarenhet bevisas av en AAA-rating från Dun & Bradstreet – ett betyg som endast 3% av Sveriges företag har.
Nu söker vi en dedikerad kollega som vill ta nästa steg i karriären tillsammans med oss!


Om tjänsten:
Vi söker nu en proaktiv Executive Assistant som ska stödja vår VD, CFO och COO.
Din huvudsakliga uppgift är att underlätta ledningens vardag så att de kan fokusera på att driva verksamheten framåt. Rollen kräver hög självständighet, gott omdöme och en prestigelös, hands-on inställning – du är beredd att kavla upp ärmarna och göra det som behövs.
Tjänsten är på heltid och utförs på plats. Arbetstiderna är kl. 09:00–18:00, med en timmes lunchrast.


Dina arbetsuppgifter och ansvarsområden:
Ge kvalificerat administrativt och operativt stöd till VD, CFO och COO
Delta i ledningsmöten, föra noggranna protokoll, skapa tydliga åtgärdspunkter samt säkerställa uppföljning och genomförande
Hantera och prioritera e-post, filtrera kommunikation samt besvara interna och externa förfrågningar effektivt
Driva projektledning och genomförande av strategiska initiativ från ledningsgruppen
Fungera som länk mellan ledningen och övriga avdelningar (t.ex. operations, försäljning, marknad, affärsutveckling och HR)
Planera och koordinera resor, möten, konferenser, event och bokningar
Identifiera förbättringsmöjligheter och proaktivt effektivisera processer
Hantera konfidentiell information med högsta grad av diskretion och professionalism



Vem vi söker
Du är en strukturerad, lösningsorienterad och serviceinriktad person med ett genuint intresse för att stötta ledningen i en dynamisk miljö.
Du trivs med variation, tar stort ansvar och har ett flexibelt och prestigelöst arbetssätt.
Du har mycket god kommunikativ förmåga, ett skarpt öga för detaljer och förmågan att hantera flera parallella arbetsuppgifter i en internationell miljö.



Krav
Relevant erfarenhet som VD-assistent eller liknande roll
Dokumenterad erfarenhet av projektledning, möteskoordinering, protokollföring och uppföljning
Stark förmåga att filtrera kommunikation, hantera e-post och prioritera arbetsuppgifter under tidspress
Erfarenhet av att samverka mellan olika avdelningar och driva strategiska initiativ
Mycket goda kunskaper i svenska och engelska, i både tal och skrift
Hög integritet, proaktivitet och en praktisk “get-it-done”-attityd



Meriterande
Erfarenhet från finans, trading eller liknande bransch



Vad vi erbjuder
En stabil roll i ett finansiellt starkt och växande företag med AAA-kreditrating
Centralt läge i Stockholm med moderna kontorslokaler
En positiv och samarbetsinriktad arbetsmiljö med fokus på förtroende och trivsel
Konkurrenskraftig lön baserad på erfarenhet samt attraktiva förmåner (t.ex. friskvårdsbidrag 5 000 kr/år och teamaktiviteter)
Möjligheter till professionell utveckling inom en ledande nordisk aktör inom ädelmetaller och valutaväxling



Skicka ditt CV och ett kort personligt brev till hr@tavex.se med ämnesraden “Executive Assistant Stockholm”.
Vi går igenom ansökningar löpande.
Vi ser fram emot din ansökan!
I samband med rekryteringen behandlar Tavex AB personuppgifter i enlighet med dataskyddsförordningen (GDPR). Visa mindre

På FRA arbetar vi med något som ingen annan gör i Sverige, och det kan du bli en del av. Oavsett yrkesroll är vi med och gör samhällsnytta genom att bidra till ett meningsfullt syfte — tillsammans arbetar vi med unika uppgifter för Sveriges säkerhet och integritet.

Vi erbjuder intressanta arbetsuppgifter med goda möjligheter till egen utveckling och vi är övertygade om att en blandning av människor med olika bakgrund skapar en dynamisk och kreativ arbetsmiljö – våra olikheter är vår styrka.

Vill du göra samhällsnytta och bidra till Sveriges oberoende i världen? FRA:s uppdrag utvecklas, verksamheten expanderar och antalet medarbetare ökar. Vi söker nu en erfaren och ansvarstagande administratör med känsla för service till myndighetsledningen. På FRA arbetar vi med unika uppgifter – för Sveriges säkerhet och integritet

Ditt uppdrag
Som Administratör till myndighetsledningen hör du till GD:s stab, som är en del av ledningsstödet vid FRA. Ditt arbete inkluderar en självklar och frekvent interaktion med ledningsstödets övriga delar liksom kontakter med andra myndigheter.

I rollen som Administratör stöttar du myndighetsledningen, dvs. GD och ÖD.

Dina arbetsuppgifter består framförallt av att:

Ge kvalificerat administrativt stöd till myndighetsledningen


Göra bokningar och beställningar


Hantera mötesadministration och kalendrar


Stötta vid planering och genomförande av besök samt interna möten och konferenser


Föra mötesprotokoll och minnesanteckningar


Utföra andra arbetsuppgifter med koppling till arbetsområden som tjänsten omfattar när detta efterfrågas


Arbetet är omväxlande, med många kontaktytor framförallt inom myndigheten men det kan även förekomma kontakter med andra myndigheter. Du ska trivas med att hantera snabbt uppkomna frågor och önskemål.

Du kan
Vi söker dig som har:

Gymnasieexamen


Flerårig arbetslivserfarenhet som stöd till chefer inom offentlig sektor


Goda kunskaper i Office-paketet


Goda kunskaper i svenska i såväl tal som skrift


Vi ser det som meriterande om du har:

Eftergymnasial utbildning gärna inom administration eller annan relevant inriktning


Goda kunskaper i engelska i såväl tal som skrift


Arbetslivserfarenhet som stöd till högsta ledning inom myndighet


Du är
Vi söker dig med följande egenskaper:

Samarbetsförmåga – Du arbetar bra med andra människor. Du relaterar dig till dem på ett lyhört och smidigt sätt. Du lyssnar, kommunicerar och löser konflikter på ett konstruktivt sätt


Självgående – Du tar ansvar för din uppgift. Du strukturerar själv ditt angreppssätt och driver dina processer vidare.


Strukturerad – Du planerar, organiserar och prioriterar arbetet på ett effektivt sätt. Du sätter upp och håller tidsramar.


Omdöme – Du gör korrekta avvägningar och prioriteringar. Du väger samman komplex information och olika typer av hänsynstaganden och visar omdöme vid uttalanden, agerande och beslut.


 

Om FRA
FRA har omvärlden som sin arena där varje arbetsuppgift är en del av något större. På ett eller annat sätt får du som medarbetare vara med och bidra till att skydda Sveriges integritet och oberoende i världen. Du är med och gör skillnad på riktigt, varje dag.

Vår uppgift som underrättelsetjänst är att skydda Sverige mot de allvarligaste hot som kan riktas mot ett samhälle – militära angrepp, terrorism och cyberattacker. Vi skyddar det viktigaste vi har – vår trygghet, vår demokrati och vårt sätt att leva. Vi är experter på cyberområdet och signalspaning samt en larmklocka för militära hot.

FRA leder sedan 2024 Nationellt cybersäkerhetscenter, NCSC vars uppdrag är att utveckla och stärka Sveriges förmåga att förebygga, upptäcka och hantera cyberhot.

Som nyanställd på FRA får du en omfattande introduktionsutbildning och kontinuerlig kompetensutveckling, vilket ger dig möjlighet att utveckla dina färdigheter och bli ännu bättre på det du brinner för. Vår organisation är mångfacetterad och består av olika kompetenser och personligheter, där varje individ har unika egenskaper och förutsättningar. Vi strävar efter att skapa en miljö där alla känner sig välkomna och trygga. Utöver en stimulerande arbetsmiljö erbjuder vi också ett attraktivt förmånspaket, som du kan läsa mer om på www.fra.se . För mer information om Nationellt cybersäkerhetscenter besök www.ncsc.se

För din trygghet. För vår demokrati. Varje dag. Året om.

Mer information

Arbetsplatsen är belägen i närheten av Drottningholm, ca 10 min från Brommaplan. Svenskt medborgarskap är ett krav då anställning vid FRA innebär placering i säkerhetsklass. Innan en anställning kommer du att säkerhetsprövas i enlighet med säkerhetsskyddslagens bestämmelser. Med anställning följer en skyldighet att krigsplaceras. Vi tillämpar sex månaders provanställning. För mer information är du välkommen att kontakta rekryterande chef på rekrytering@fra.se . Fackliga företrädare nås på 010-557 46 00 .

Vi tar emot ansökningar via www.fra.se senast 2026-04-26
Referensnummer 2025FRA2529-3

Då vi inför denna rekrytering redan tagit ställning till de rekryteringskanaler vi önskar använda undanber vi oss att bli kontaktade för ytterligare erbjudanden om annonserings- och rekryteringshjälp. Visa mindre

About Sobi
Sobi is a biopharmaceutical company focused on improving the lives of people with rare diseases, primarily in hematology and immunology. In hematology, Sobi is a leader in Sweden, particularly in hemophilia care, striving to optimize treatment and support patients. In immunology, the company provides innovative treatments for rare immunological diseases with high unmet medical need. Sobi has expertise across the entire drug process, from clinical research to distribution. With a global headquarters in Stockholm, the company is present in over 30 countries and delivers treatments to patients in more than 70 countries, aiming to continue expanding.

Your Role
In this position, you will provide comprehensive administrative support to the Head of Global Regulatory Affairs, the Regulatory Affairs Leadership Team (RALT), and the wider GRA department. You will be responsible for coordinating processes, managing communication flows, and supporting both operational and strategic activities.

This role offers a unique opportunity to work in an international, fast-paced environment with high exposure to senior leadership.

Key Responsibilities


Coordinate onboarding and offboarding processes for employees and consultants

Provide high-level administrative support to senior leadership

Plan, organize, and coordinate meetings, conferences, and internal events

Act as secretary to the leadership team, including agenda preparation and minute-taking

Prepare and edit presentations, reports, and correspondence

Manage calendars, travel arrangements, and expense reporting

Maintain and update internal websites and collaboration platforms




Requirements


Experience from the Life Science or pharmaceutical industry

Previous experience as a Coordinator, Executive Assistant, or similar role

Strong administrative and organizational skills

A proactive and service-minded approach

Solid IT skills, including experience working with collaboration tools (e.g., MS Teams, SharePoint)

Excellent communication skills and full professional proficiency in English




Location: Stockholm
Start: Mid-May 2026
End: Mid-January 2027
Workload: 100%

Recruitment Process

For this recruitment process, the company is partnering with the consulting and recruitment firm Clevry. At Clevry, we believe that soft skills are just as important as hard skills. We apply a rolling selection process, and the position may be filled before the application deadline. If you have any questions about the role or the process, please contact the responsible recruiter at clara.strignert@clevry.com. We warmly welcome your application today!

About Clevry

For over 30 years, Clevry has been at the forefront of creating a more soft skills-driven work environment in talent acquisition, assessment, and advisory services. We operate globally with clients, consultants, and candidates from North America to Singapore, with headquarters in Brighton, Stockholm, and Helsinki. Our 150 soft skills-certified recruiters, business psychologists, and experts are always at your service. Visa mindre

För att ligga steget före vid framtida, spännande uppdrag och rekryteringar söker vi på Inte Bara Post Bemanning kontinuerligt efter drivna kandidater med erfarenhet av rollen som Executive Assistant. Uppdragen är ute hos våra kunder i centrala Stockholm och våra kunder är verksamma i flertalet olika branscher. Uppdragen varierar i längd och omfattning beroende på kundernas behov.
Ta chansen och skicka en spontanansökan, så matchar våra rekryterare dig med rätt uppdrag som kommer in!
VEM ÄR DU?
Vi söker dig som har tidigare erfarenhet av att arbeta självgående i en Executive Assistant-roll. Du är van att driva ditt dagliga arbete framåt. Du är ansvarstagande, proaktiv, strukturerad, lösningsorienterad, en doer. Du är van med diskretion och integritet.
Vi ser att du som ansöker:

Har tidigare erfarenhet av att arbeta som Executive Assistant


Har administrativ erfarenhet 


Flytande i svenska och engelska, både skriftligt och muntligt


Har mycket goda kunskaper i Microsoft 365 (Outlook, Teams, PowerPoint, Excel, etc.)


Det är meriterande om du har erfarenhet av att effektivisera administrativa arbetsflöden



VAD ERBJUDER VI?

Som anställd på Inte Bara Post Bemanning får du en konsultchef som blir ditt bollplank och coach under hela anställningen. Som konsult blir du också en del i vårt konsultnätverk RPB Insights. RPB Insights ger dig utbildning och utveckling i form av föreläsningar, workshops, nätverksträffar och andra sociala tillställningar. Det ger dig också en möjlighet att träffa andra konsulter. Vi erbjuder alla våra konsulter friskvård.


ÖVRIG INFORMATION

Den här rekryteringsprocessen hanteras av Inte Bara Post Bemanning och vår kunds önskemål är att alla samtal och mail kring tjänsten går till oss. Du kommer att vara anställd av oss på Inte Bara Post Bemanning och blir uthyrd till vår kund.


Sök tjänsten genom att klicka på Skicka ansökan. Vi går igenom urvalet löpande och annonsen kan stängas ner innan tjänsten är tillsatt om vi gått över till urvals- och intervjufasen.


I denna rekryteringsprocess utförs bakgrundskontroll och referenstagning. Eventuella tester kan tillkomma.


Vi tar inte emot ansökningar via mail men har du specifika frågor kring tjänsten besvaras dessa på rekrytering@rpbemanning.se. Skriv vilken tjänst det gäller i ditt mail och länka gärna till annonsen. Visa mindre

Om bolaget
Vi på Asta Agency samarbetar med en entreprenör och VD med omfattande engagemang i flera bolag. Tjänsten är placerad i VD:s egna bolag, där du arbetar nära ägaren och blir en central del av hans Private Office. Detta är en förtroendebaserad roll med stort mandat och bred exponering. Du får insyn i såväl bolagsrelaterade frågor som privata åtaganden och ansvarar för att skapa struktur, ordning och framdrift i en komplex vardag. Här arbetar du inte i ett operativt verksamhetsbolag, utan direkt mot ägaren i hans egna bolag och tillgångsstruktur.
Vi på Asta Agency samarbetar med bolaget i den här rekryteringsprocessen. Det är ett konsultuppdrag med god möjlighet till anställning hos bolaget. Du blir initialt anställd av Asta Agency och arbetar som konsult hos bolaget.
Om tjänsten
Det här är en förtroendebaserad tjänst för dig som trivs med att vara navet som får saker att hända. Du arbetar tätt tillsammans med VD och blir den som håller ihop helheten, både i verksamhetens flöden och i VD:s vardag. För den här tjänsten fungerar du som VD:s närmaste stöd i både affärsrelaterade och privata frågor. Rollen är bred, självständig och kräver hög integritet.
Dina ansvarsområden inkluderar:

Övergripande koordinering av VD:s åtaganden inom holdingbolag och ägarstruktur.


Administrativ och ekonomisk uppföljning som fakturaflöden, sammanställningar, kontakt med redovisning och revisor, avtal, försäkringar och bolagsdokumentation.


Bankärenden och hantering via fullmakt.


Koordinering kopplat till internationella fastigheter och externa kontakter.


Struktur och uppföljning kring tillgångar såsom fastigheter och andra investeringar.


Praktisk och vardagsnära koordinering.


Du rör dig obehindrat mellan strategisk överblick och operativ detaljnivå, och säkerställer att helheten fungerar så väl ekonomiskt, administrativt och praktiskt.

Kvalifikationer och egenskaper
För att lyckas och trivas i rollen är du prestigelös, engagerad och du behöver vara trygg i att hantera både verksamhetsrelaterade och personnära uppgifter med hög integritet och gott omdöme. Du tar initiativ med energi och driv, prioriterar smart och skapar framdrift i vardagen. Vi söker dig som är trygg i en roll nära en VD och som trivs med stort ansvar. Du är strukturerad, affärsmässig och van vid att arbeta självständigt.
Krav:

Utbildning inom ekonomi, administration, finans eller motsvarande erfarenhet.


God finansiell förståelse.


Erfarenhet av bankärenden och arbete med fullmakter.


Hög integritet och vana att hantera konfidentiell information.


Meriterande kvalifikationer:

Erfarenhet från ägarledda bolag, holdingstruktur, family office eller arbete nära entreprenör/ägare.


Erfarenhet från roll som Executive Assistant, Business Manager eller ekonomiadministratör.

Övrig information
Start: Enligt överenskommelse.


Plats: Stockholm.


Omfattning: Deltid med omfattningen 50%.


Lön: Enligt överenskommelse.



Vi tillämpar löpande urval i denna process vilket innebär att tjänsten kan tillsättas innan annonsen avpubliceras. Vi rekommenderar dig därför att ansöka så snart som möjligt!
Har du frågor eller funderingar kring Asta Agencys rekryteringsprocess, tveka inte att höra av dig till alice@astaagency.se.
Om Asta Agency
Asta Agency är ett rekryterings- och bemanningsföretag som hjälper företag att hitta rätt tjänstemän i hela Sverige med fokus på Stockholm, Göteborg och Malmö. Vi rekryterar och hyr ut specialister och generalister inom försäljning, marknad, HR, kundservice, ekonomi, administration, IT och tech. Med fokus på kvalitet, långsiktighet och smarta lösningar stöttar vi både företag och kandidater i nästa steg.
Läs mer om hur vi arbetar med rekrytering, bemanning och hyrrekrytering på astaagency.se. Visa mindre

Nu söker vi en ny medarbetare till Lednings- och ekonomistaben som vill arbeta med kvalificerat ledningsstöd och bidra till myndighetsledningens arbete. I rollen får du stödja generaldirektör och överdirektör med samordning, beredning och praktiskt genomförande av uppgifter som stärker myndighetens och Försvarets förmåga att göra Sverige och världen säkrare.

Om tjänsten
Som kvalificerat ledningsstöd vid myndigheten kommer du att stödja generaldirektör och överdirektör genom samordning, beredning och praktiskt genomförande av arbetsuppgifter kopplade till ledningens dagliga arbete. Du deltar i möten på strategisk nivå, både internt och externt, inklusive internationella kontakter, samt utarbetar underlag som talepunkter, PM och presentationsmaterial, självständigt eller i samarbete med andra.

Rollen omfattar även mötes- och praktisk planering samt många kontaktytor och ställer krav på flexibilitet, förmåga att växla mellan strategiska och operativa uppgifter samt god samarbetsförmåga. Tjänsten ställer krav på hög integritet, god analytisk förmåga samt förmåga att hantera arbetsuppgifter med hög grad av noggrannhet och professionalism.

Tjänsten är placerad i Stockholm. Resor förekommer frekvent.

Om dig
Vi söker dig som har en akademisk examen, du har aktuell erfarenhet av arbete nära myndighetsledning och/eller inom försvarssektorn. Vidare har du mycket god förmåga att uttrycka dig obehindrat på svenska och engelska, såväl muntligt som skriftligt.

Det är meriterande om du har erfarenhet från Regeringskansliet och/eller från totalförsvarssektorn. Vi ser positivt på om du har aktuell erfarenhet av EU-frågor inom myndighet, annan offentlig förvaltning eller av internationella samarbeten. Vidare är det en fördel om du har erfarenhet av att bedriva organisationsövergripande strategiskt och analytiskt arbete samt av att sammanställa rapporter, beslutsunderlag och genomföra verksamhetsuppföljning. Det är även meriterande om du har vana av att bereda underlag, föra protokoll samt ta anteckningar i samband med möten och sammanträden.

Personliga egenskaper är av stor vikt för oss. Vi välkomnar sökande med olika bakgrund och erfarenheter och söker dig som är mycket flexibel och trivs i en roll med högt tempo, många kontaktytor och varierande arbetsuppgifter. Du har god förmåga att snabbt ställa om, arbeta proaktivt och ligga steget före. Vidare är du strukturerad, självgående och har förmåga att prioritera och leverera med hög kvalitet även under tidspress. Du har ett tydligt helhetsperspektiv och god samarbetsförmåga samt är relationsskapande och bygger förtroendefulla kontakter både internt och externt.

FMV – Försvarets materielverk
På FMV är du med och bidrar till att göra Sverige och världen säkrare. Vi har i uppdrag att förse det svenska försvaret med den senaste tekniken och kunskapen så att de kan försvara vårt land och våra allierade. Tillsammans med kompetenta och engagerade kollegor får du vara med och utveckla och upphandla det som ibland inte existerar än. Du driver utvecklingen, hela vägen från behov till leverans. Från idé till verklighet.

Befattningen är placerad vid Lednings- och ekonomistaben och har anställningstitel rådgivare.

Hos FMV erbjuds du en trygg anställning med bra förmåner:
• Kompetensutveckling och karriärmöjligheter
• Flexibel arbetstid
• Tjänstepension och friskvårdsbidrag
Läs mer om FMV som arbetsgivare och om de förmåner vi erbjuder på vår hemsida: Arbeta på FMV.

Vill du vara med och utveckla framtidens försvar? Välkommen med din ansökan senast den 5 mars 2026.

Bra att veta
• Du ansöker genom att bifoga ditt CV, betyg och intyg på svenska.
• I ditt CV beskriver du tydligt på vilket sätt du uppfyller efterfrågade kvalifikationer och meriter. För att skapa en mer inkluderande rekryteringsprocess ber vi dig att inte skicka personligt brev eller inkludera bild i ditt CV.
• Vi rekryterar kompetensbaserat och bedömer kandidater utifrån rollens krav på erfarenhet, kompetens och personliga egenskaper.
• Våra fackliga företrädare är SACO Stefan Hållander, OFR/S Lena Sköld Gunnarsson, OFR/O Ann-Carol Wallgren Falk och SEKO Peter Andersson. Alla nås via FMV:s växel: 08-782 4000.
• Vid frågor om tjänsten kan du kontakta Monica Häggkvist via mejl, monica.haggkvist@fmv.se Kontakta Annica Magnell, annica.magnell@fmv.se vid frågor om rekryteringsprocessen.

#LI-Onsite | #LI-AM2

 

För att jobba hos oss behöver du vara svensk medborgare och genomgå en säkerhetsprövning i enlighet med säkerhetsskyddslagen. Vi tillämpar provanställning och som anställd kommer du att krigsplaceras utifrån totalförsvarets behov. Ansökningar till befattningen tas endast emot via FMV:s webbplats eller registratur. Vi har gjort vårt medieval och undanber oss därför försäljning av annons- och rekryteringstjänster. Visa mindre

Är du en erfaren chefsassistent som trivs i en proaktiv och strukturerad roll där kvalitet, service och samordning står i fokus? Vi söker nu en verksamhetschefsassistent till den medicinska enheten för radiologi på Karolinska Universitetssjukhuset.

I rollen får du en central funktion som administrativt stöd till verksamhetschefen i en komplex verksamhet. Varmt välkommen med din ansökan!

Du erbjuds
en utvecklande roll i en dynamisk verksamhet med många kontaktytor
en nyckelroll med stort inflytande över den medicinska enhetens administrativa utveckling, i nära samarbete med verksamhetschefen
kollegialt stöd från andra chefsassistenter inom funktionen
omväxlande arbetsdagar med skiftande arbetsuppgifter och kontaktytor inom och utanför funktionen.

Självklart får du också ta del av våra generella förmåner som Karolinska Universitetssjukhuset erbjuder dig.

Om tjänsten

Radiologin på Karolinska är uppdelad i fyra medicinska enheter som idag leds av en gemensam verksamhetschef. Verksamheten bedrivs både i Huddinge och Solna och präglas av ett högt tempo, många kontaktytor och ett nära samarbete mellan olika funktioner.

I rollen som verksamhetschefsassistent har du en central och varierad funktion där du arbetar nära verksamhetschefen och fungerar som ett övergripande administrativt och koordinerande stöd. Du ansvarar för att samordna, dokumentera och följa upp möten samt säkerställa att rätt underlag finns på plats. 

Arbetsuppgifterna innefattar bland annat:

koordinering och planering av ledningsmöten, samverkansmöten, FoUU-möten och andra sammankomster
framtagande av kallelser och presentationsmaterial, samt protokollföring vid olika typer av möten
koordinering, deltagande och drivande av olika projekt
administration och utveckling av interna och externa nyhetsbrev samt webbsidor i samarbete med andra webbredaktörer
e-post- och kalenderhantering för verksamhetschefen
personaladministration i Heroma
ekonomi- och inköpsadministration samt hantering av fakturor
hantering av avtal, beställningar samt konferens- och resebokningar
IT-administration såsom beställning av behörigheter, system och utrustning.

Rollen innebär att hantera många parallella arbetsuppgifter samt att vid behov bistå verksamheten med administrativt stöd.

Vi söker dig som
trivs med att arbeta självständigt, tar egna initiativ och har förmåga att hitta lösningar på komplexa frågeställningar
har ett flexibelt och anpassningsbart förhållningssätt och trivs i en roll med varierande tempo
är proaktiv, håller deadlines med hög servicekänsla och är lyhörd för verksamhetens behov
har hög integritet, är ansvarstagande och drivs av att leverera arbete med kvalitet
har en professionell framtoning, god social kompetens och trivs med att ge det lilla extra i service.

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet för rollen.

Kvalifikationer

Krav:

Gymnasieutbildning
Dokumenterad erfarenhet av att ge administrativt stöd till chefer på högre ledningsnivå
Mycket goda kunskaper i MS Office, särskilt Word, Excel, PowerPoint och Outlook
Tidigare erfarenhet av personaladministration 
Mycket god förmåga att uttrycka sig i tal och skrift på svenska samt goda kunskaper i engelska

Meriterande:

Erfarenhet av arbete med FOUU-frågor
Erfarenhet från liknande administrativt arbete inom hälso- och sjukvården
För tjänsten relevant utbildning, exempelvis medicinsk sekreterare eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer lämplig
Erfarenhet av förbättringsarbete i projektform
Vana att arbeta i administrativa system såsom Heroma, Clockwork och Raindance.
Om rekryteringsprocessen

Urval och intervjuer kan komma att ske löpande under ansökningstiden.

I samband med din ansökan behöver du bifoga CV. Istället för ett personligt brev ber vi dig besvara urvalsfrågor samt kort motivera varför du passar för rollen. Att besvara frågorna är en förutsättning för att din ansökan ska anses komplett.

Varmt välkommen med din ansökan - Tillsammans är vi Karolinska!
Inför tillsättning av befattning som innefattar vård av barn och ungdom, kontrolleras den som erbjuds tjänsten mot misstanke- och belastningsregistret. https://www.karolinska.se/jobba-hos-oss/rekrytering-pa-karolinska/



Som anställd på Karolinska Universitetssjukhuset kan du komma att krigsplaceras. https://www.karolinska.se/jobba-hos-oss/var-arbetsplats/totalforsvarsplikt-allman-tjansteplikt-och-krigsplaceringar-pa-karolinska-universitetssjukhuset/



Om du är eller tidigare har varit anställd i Region Stockholm kommer vi att ta interna referenser från din nuvarande eller tidigare chef, om du blir aktuell för anställning.



För tillsvidaretjänster kan provanställning komma att tillämpas.



Om Karolinska Universitetssjukhuset

Vi på Karolinska Universitetssjukhuset är stolta över att vi är ett av världens främsta universitetssjukhus. Förutom vårt särskilda ansvar för den högspecialiserade vården i Stockholmsregionen är huvuduppdraget att tillsammans med Karolinska Institutet utbilda framtidens vårdanställda och bedriva världsledande forskning samtidigt som vi fortsätter vårt arbete med att utveckla vården för patientens bästa. Vi arbetar inom en rad olika områden och professioner.



Vår vision - Vi ska bota och lindra imorgon det ingen kan bota och lindra idag.



Läs gärna mer om oss på https://www.karolinska.se/ och följ oss på sociala medier!

Funktion Medicinsk Diagnostik Karolinska

Funktion Medicinsk Diagnostik Karolinska är en sammanslagning av Karolinska Universitetslaboratoriet och Bild och Funktion med laboratorieverksamhet, radiologi, nuklearmedicin, medicinsk strålningsfysik, radiofarmaci och strålsäkerhet inom Karolinska Universitetssjukhuset.



https://www.karolinska.se/om-oss/teman-och-funktioner/medicinsk-diagnostik-karolinska/



https://www.karolinska.se/for-vardgivare/karolinska-universitetslaboratoriet// Visa mindre

Vill du ha en central roll nära ledning, styrelse och förtroendevalda och drivs av att ge service samt effektivisera administrativa arbetsflöden? Då kan det vara dig vi söker!

Som föreningskoordinator i SKB blir du en kraft i att driva och utveckla effektivitet, kvalitet och digital utveckling i föreningens administrativa och demokratiska processer. I rollen arbetar du nära VD, föreningsutvecklare, och övriga nyckelfunktioner och fungerar både som ett administrativt nav och ett kvalificerat ledningsstöd. Här kombineras samordning och service med struktur, systemstöd och proaktivitet, i en roll där du är med och formar och utvecklar struktur och administrativa arbetssätt.

Huvudsakliga arbetsuppgifter är att:


• Ansvara för administrationen av föreningens demokratiska processer gentemot styrelse, fullmäktige, nämnder och utskott i enlighet med SKB:s stadgar.
• Vara administrativt och operativt stöd till VD samt avlasta styrelse och fullmäktige genom struktur, administration och effektiv samordning.
• Agera kontaktperson och servicefunktion gentemot förtroendevalda och bistå i praktiska och administrativa frågor.
• Driva effektivisering, digital utveckling och standardisering av administrativa arbetssätt.
• Ge stöd och vägledning till verksamheten i föreningens demokratiska processer.
• Vara systemförvaltare för centrala administrativa system samt utveckla och kvalitetssäkra strukturer för dokumenthantering och ärendeflöden.
• Projektleda och samordna möten och event tillsammans med andra.
• I arbetet ingår även att ta in omvärldsperspektiv som, där det är relevant, kan bidra till utveckling av föreningens arbetssätt.


Den vi söker
Vi söker dig som har erfarenhet från en liknande koordinerande roll med stort eget ansvar, där det ingått att arbeta nära styrelse och ledning. Du har en stark administrativ kompetens och är van vid att arbeta strukturerat och självständigt bland många kontaktytor. Vi ser framför oss att du har erfarenhet av att utveckla och strukturera administrativa processer och flöden samt god systemvana och ett genuint intresse för digital utveckling. Självklart uttrycker du dig mycket väl i tal och skrift på svenska.
Har du erfarenhet från kooperativa verksamheter, föreningar eller bostadsbranschen ses det som meriterande.

För att lyckas i rollen ser vi att du är serviceinriktad, professionell och lösningsorienterad. Du inger förtroende, är tillgänglig, relationsskapande och samarbetsinriktad, med god kommunikativ förmåga och ett prestigelöst förhållningssätt. Samtidigt är du strukturerad, initiativtagande och självgående, med förmåga att driva frågor från start till mål. 

Vi erbjuder

Hos SKB blir du en del av en långsiktig och värderingsstyrd organisation. Vi återinvesterar i verksamheten och våra välskötta fastigheter, vilket ger oss stabilitet, handlingsutrymme och ett tydligt fokus på medlemsnytta. SKB kännetecknas av goda resultat i medlems- och medarbetarundersökningar och vi är anslutna till Fastigos kollektivavtal. 

Tjänsten är en tillsvidareanställning på heltid med start enligt överenskommelse. Placeringen är på vårt kontor i Abrahamsberg, Bromma. Visst kvälls- och helgarbete förekommer.

Välkommen med din ansökan!
Känns detta som en roll för dig? I så fall ser vi fram emot att du registrerar ditt CV och ett motivationsbrev om varför just du ska bli SKB:s nya föreningskoordinator via signerarekrytering.se, som vi samarbetar med i denna rekrytering. Sista ansökningsdag är den 26 februari, men vänta inte med att skicka in din ansökan eftersom urval sker löpande. Eventuella frågor besvaras av någon av Signeras konsulter Anna Hultkrantz, tel.?073-834 33 20 eller Hanna Palmsten, tel. 076-301 95 57.

Om SKB 
SKB är en kooperativ hyresrättsförening som bygger, förvaltar och hyr ut lägenheter till medlemmarna. Föreningen föddes för över hundra år sedan, ur viljan att tillsammans skapa ett bättre boende i ett snabbt växande Stockholm. Och det driver oss fortfarande. SKB har idag nära 9 000 lägenheter i Stockholms stad och ytterligare åtta kommuner. Det gör oss till den största privata hyresrättsaktören i Stockholm. Och den kooperativa hyresrätten har många fördelar – inte minst genom att den bidrar till en variation på bostadsmarknaden och stärker lokalsamhället. Våra egna medarbetare skapar tillsammans med de boende medlemmarna levande och trygga kvarter med delaktighet och gemenskap. Medlemmarnas engagemang är en av SKB:s grundpelare och bidrar till att föreningen utvecklas och förnyas. Vi har över 93 000 medlemmar, både boende och köande, som tillsammans utgör och äger föreningen. Den verkställande organisationen leds av en vd, utsedd av SKBs styrelse. Tillsammans med cirka 150 medarbetare drivs verksamheten som en ekonomisk förening på företagsmässiga villkor, med medlemmarnas bästa i fokus. Läs gärna mer på skb.org Visa mindre

Totalförsvarets forskningsinstitut (FOI) är en statlig myndighet som bedriver världsledande forskning inom försvar och säkerhet till stöd för Sveriges militära och civila försvar. Forskningen spänner över flera områden, som exempelvis undervatten, cyberförsvar, rymd, telekrig, sensorsystem, civilt försvar, CBRNe (kemiska, biologiska, radiologiska, nukleära och explosiva ämnen), militära plattformar inklusive vapen och skydd samt säkerhetspolitiska analyser. FOI:s forskning spelar en nyckelroll i att bygga Sveriges försvarsförmåga.

Är du intresserad av att i en verksamhetsnära roll stötta FOI: s chefer och medarbetare i arbetet för en säkrare värld? Är du en driven administratör som trivs med ett mångsidigt arbete där du får arbeta serviceinriktat tillsammans med andra? Då kan FOI vara din nya arbetsplats! Vi erbjuder ett arbetsliv i balans, en utvecklande arbetsmiljö och ett samhällsviktigt arbete!

Om tjänsten

Du kommer arbeta som ett administrativt stöd till enhetschefer och medarbetare som arbetar inom verksamhetsområdet kärnvapen och dess radiologiska följdverkningar. Du stöttar dem i olika typer av verksamhetsrelaterade frågor, såsom personaladministration, ekonomiadministration och kommunikation inom enheterna. Arbetet förutsätter ett tätt samarbete med tre av verksamhetens chefer och deras medarbetare samt övriga stödfunktioner på CBRN - såsom andra enhetsadministratörer, avdelningssekreterare, ekonomi och HR. Exempel på administrativa arbetsuppgifter:

-Introduktion för medarbetare, examensarbetare och annan personal (ex gästforskare)
-Avslut av anställningar
-Uppvaktning av medarbetare enligt rutin
-Minnesanteckningar på exempelvis enhetsmöten
-Koordinering av internat och andra typer av möten (exempelvis lokalbokning och förtäring)
-Koordinering av semesterförfrågningar och sammanställning av semesterlistor
-Stöd vid planering, genomförande och dokumentation av skyddsronder
-Stöd vid tillbud och olycksfallsanmälan
-Arbete i projektprocessen, offerthantering samt ekonomi
-Stöd i ansökningar av externa forskningsmedel

Placeringsort är i Kista. Resor inom tjänsten sker inte regelbundet men kan förekomma.

Om enheten 

FOI finns på fyra platser: Stockholm, Umeå, Grindsjön och Linköping. Du kommer vara anställd på avdelningen CBRN-skydd och säkerhet. Vid avdelningen bedrivs forskning kring hot och skydd mot farliga ämnen, och till avdelningen hör ett kansli där delar av den administrativa stödverksamheten är samlad. Kansliet eftersträvar att ge bästa möjliga stöd till chefer och medarbetare, och säkerställa att arbetet på myndigheten utförs enligt gällande regelverk och rutiner. Övriga anställda på kansliet samt kanslichef har placeringsort Umeå.

Läs mer om CBRN-skydd och säkerhet:  CBRN-skydd och säkerhet . 

Har du den kompetensprofil vi behöver?

Krav

Vi söker dig som har:

en fullständig gymnasieutbildning
mycket goda kunskaper i Officepaketet
relevant och aktuell arbetslivserfarenhet av liknande arbetsuppgifter de senaste 3 åren
har erfarenhet som administratör på uppdrag av minst 2 chefer parallellt
mycket goda språkkunskaper i svenska och engelska både i tal och skrift
Du kommer att vara inblandad i många delar av vår spännande verksamhet, och vi söker därför dig som trivs att arbeta brett med olika typer av administrativa uppgifter. Du tar initiativ där du ser att det behövs för att utveckla det administrativa arbetet, och kommer därför att ha stora möjligheter att växa i din roll. Du är uppmärksam på andras behov och har en vilja och förmåga att hjälpa andra. Att planera, organisera och prioritera ditt arbete på ett effektivt sätt är något du arbetar med kontinuerligt, och du har en vana att anpassa dig till förändrade omständigheter. Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper!

Meriterande

Du får gärna ha:

eftergymnasial utbildning relevant för tjänsten
arbetat på statlig myndighet
kunskap om regelverk och rutiner inom statlig myndighet
Vad erbjuder vi dig?

FOI erbjuder en unik arbetsplats, där du får möjlighet att arbeta med det som är viktigt för både totalförsvaret och hela samhället. FOI är en statlig myndighet under Försvarsdepartementet och är ett av Europas ledande forskningsinstitut inom försvar och säkerhet.

Tjänsten är en tillsvidareanställning som kan komma att inledas med sex månaders provanställning.

Vi arbetar medvetet för en god arbetsmiljö med en bra balans mellan arbete och privatliv. Utöver detta erbjuder vi en rad förmåner. Läs mer om hur det är att jobba hos oss:   https://www.foi.se/jobba-hos-oss.html

Vill du vara med och söka svaren för en säkrare värld?

Välkommen med din ansökan i form av CV och personligt brev via ansökningsknappen senast den 2026-02-12!

För mer information om tjänsten är du välkommen att kontakta Avdelningschef Niklas Brännström. Fackliga företrädare är Sofia Jonasson (Saco-S) och Petrus Hemström (OFR/S – ST). Samtliga nås på 08-555 030 00.

Då anställningen är placerad i säkerhetsklass krävs svenskt medborgarskap. Säkerhetsprövning med registerkontroll kommer att genomföras före anställning enligt säkerhetsskyddslagen (2018:585). Inför säkerhetsprövning kommer den slutkandidat som är aktuell för tjänsten behöva lämna in vidimerade kopior på av oss angivna utbildnings-/examensbevis samt tjänstgöringsintyg som styrker de kunskaper och erfarenheter som är relevanta för tjänsten.

FOI är en myndighet varmed inlämnade ansökningshandlingar blir allmän handling som på begäran kan lämnas ut till utomstående enligt offentlighets- och sekretesslagen.

Erbjudanden från rekryteringsföretag undanbedes. Visa mindre

Haglöfs is on an exciting journey, and so is our Legal function. We are now looking for a Legal & Executive Assistant to join our headquarters in Alvik, Stockholm — an opportunity for someone early in their career to gain hands-on experience in corporate administration, legal operations, and executive support in an international company.
At Haglöfs, we believe nature is the greatest playground ever made—a place to challenge ourselves, explore the unknown, and grow beyond expectations. Since 1914, we have inspired people to enjoy the outdoors, respect nature, and embrace adventure. Behind the scenes, strong structure, clear processes, and reliable execution are what make that possible — and this role plays a key part in that foundation.
This is a permanent, full-time position, reporting to the General Counsel, with close collaboration with the CEO and Management Team.
About the role
This role is about making sure that day-to-day administration and follow-up are handled accurately, on time, and with structure. As Legal & Executive Assistant, you will take ownership of routine legal and corporate administration, contract handling, documentation, and signature processes. By doing so, you enable the General Counsel, CEO, and senior management to focus on their core responsibilities, while ensuring that nothing falls through the cracks.
The role is split between legal support and executive support, with a clear focus on documentation, follow-up, coordination, and execution. It is well suited for someone who enjoys working in a structured way, bringing order to complex environments, and seeing tasks through to completion.
This is an excellent early career step for someone interested in legal operations, corporate governance, executive support, and working close to senior decision-making in a professional setting.
Key Responsibilities
Manage contract administration, including preparing documents for signature, coordinating signature processes, and ensuring executed agreements are properly stored and accessible
Take ownership of routine legal and corporate administration, including maintaining corporate records
Support the General Counsel with documentation and administrative execution of legal and governance-related matters
Handle confidential and sensitive information with professionalism and discretion
Executive & management support
Provide general executive assistance to the CEO and Management Team in support of business-related activities and events
Support the CEO and Management Team with ad hoc administrative and coordination tasks, ensuring practical follow-up and completion
Relevant Bachelor’s degree (e.g. Paralegal, Business Administration, Law, or similar), or equivalent practical experience in administrative, coordination, or support roles
Entry-level to early-career profile; suitable for a recent graduate or junior professional with relevant experience from internships, student roles, or administrative positions
Interest in structured administrative work, documentation, coordination, and process-oriented roles
Ability to work accurately and reliably with documents, deadlines, and follow-up tasks
Comfortable working with digital tools and systems, including MS Office and document management tools; interest in legal tech is an advantage
Very good written and spoken English; Swedish or other languages are an advantage
Experience from a legal, corporate, or professional services environment is a plus, but not a requirement

This role is for you who enjoys working in a structured and methodical way, creating order and clarity in day-to-day work. You are reliable, calm under pressure, and comfortable working with routine and repetitive tasks without losing focus or quality. You take ownership of what you are responsible for and see things through, even when the pace is high.
You don’t need to have all the answers from day one — curiosity, willingness to learn, and a strong sense of responsibility matter more. If you enjoy working behind the scenes to make things run smoothly, and take pride in reliable execution and follow-up, this role will suit you well.
This role is based at our Stockholm office in Alvik. In late 2026, we will move to our new unique HQ office in the vibrant area of Slakthusområdet.
Selection will be based on your CV and answers to a few screening questions.
Applications are reviewed on an ongoing basis, so apply today and take the next step in your career with Haglöfs! Visa mindre

Är du en strukturerad, serviceinriktad och noggrann person med erfarenhet av och fortsatt känner dig nyfiken på att stötta chefer på hög nivå, med både nationella och internationella åtaganden? Gillar du dagar som inte är den andra lik och har du förmågan att växla mellan ett lugnt tempo till att snabbt behöva lösa en komplex uppgift? Då kan rollen som chefsstöd vid Försvarsmaktens cyberförsvarsledning vara något för dig!

Försvarsmaktens cyberförsvarsledning fortsätter att i hög takt utveckla och förstärka Sveriges cyberförsvar, som i samtliga konfliktnivåer agerar för att försvara svenska intressen i cyberdomänen. Vi söker nu ett chefsstöd som kommer att vara en nyckelperson för att stötta chefen för cyberförsvarsledningen och övriga ledningen.

Huvudsakliga arbetsuppgifter

Som chefsstöd ska du skapa ett flöde och logistik kring en chef som ständigt är i rörelse. Du ska ge ett administrativt och servicefokuserat stöd med huvudsakligt fokus på koordinering och planering av kalender med möten och bokningar. Du ska på eget initiativ arbeta proaktivt för på bästa sätt kunna förutse vad som kan tänkas ske framgent och agera därefter, allt för att chefen för cyberförsvarsledningen och övriga ledningen ska kunna uppfylla sitt uppdrag. Det krävs att du både är noggrann i detaljerna och har förmågan att se helheten. I rollen ingår också att:


• Ansvara för att koordinera och planera personalsamlingar, ledningsmöten, samverkansmöten och andra sammankomster som planeras av chefen för cyberförsvarsledningen
• Sammanställa material till rapporter, koordinera, driva och delta i olika typer av projekt
• Agera som övergripande stöd för chefen för cyberförsvarsledningen genom att sköta administration såsom kalenderhantering, publicering av riktlinjer, resebokningar, hantera fakturor, kontrakt och beställningar.

Krav


• Godkänd 3-årig gymnasieutbildning
• Minst 5 års relevant och aktuell erfarenhet av att i en administrativ och serviceinriktad roll agera chefsstöd
• Mycket goda kunskaper i Office-paketet
• Mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift, på både svenska och engelska
• B-körkort.

Personliga egenskaper

Vi söker dig som är driven, ansvarstagande, strukturerad och noggrann med målet att alltid leverera högkvalitativt chefsstöd. För att passa i befattningen bör du trivas i en miljö som kännetecknas av högt arbetstempo, med en blandning av rutinärenden och nya utmaningar. Du ser inga problem i att stötta en chef som ofta befinner sig på resande fot.

Du kan snabbt anpassa dig till förändrade förutsättningar och ska kunna arbeta i team såväl som självständigt. Det är mycket viktigt att du är prestigelös och har lätt för att samarbeta med andra.

Du ska vilja göra skillnad och inte vara rädd att sätta någon annan i centrum. Du ska drivas av att vara en viktig del i en helhet där samverkan, engagemang och initiativ är avgörande för hur du löser uppgifterna du ställs inför. Du ska tycka det är lika viktigt att lösa de små detaljerna som att utifrån din roll lösa uppgifter som helhet. Du ska ha ett nyfiket, ödmjukt sinne och alltid sträva efter att utveckla såväl din arbetsplats som dig själv. Det är viktigt att du är en god representant för Försvarsmakten och står bakom Försvarsmaktens värdegrund. Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet.

Meriterande


• Erfarenhet av arbete i Försvarsmakten eller annan statlig myndighet
• Erfarenhet av att arbeta i Försvarsmaktens informations- och ärendehanteringssystem
• Erfarenhet av arbete i dokument- och ärendehanteringssystem i offentlig verksamhet
• Kunskap om Försvarsmaktens ledningssystem och ledningsprocesser
• Akademisk examen relevant för befattningen
• Personliga rekommendationer som beskriver din servicenivå

Övrigt

Tillsvidareanställning, heltid och 6 månaders provanställning tillämpas
Tillträde enligt överenskommelse.
Arbetsort är Stockholm. 

I arbetsuppgifterna ingår även 3 timmars träning i veckan på arbetstid.

Upplysningar om befattningen eller rekryteringsprocesseen
Eventuella frågor skickas till cyberintresse@mil.se

Fackliga företrädare
Försvarsförbundet, OFR/S Kjell Tetzlaff
SACO Stefan Ungerth
SEKO Lise-Lotte Larsson
OFR/O Arne Nilsson

Samtliga nås via växel 08-788 75 00

Ansökan
Välkommen med din ansökan senast 2026-02-16. Din ansökan ska innehålla CV och ansökningsbrev där du motiverar varför du är lämpad för denna befattning. Mejla ansökan till cyberintresse@mil.se, ange referens 6120 i ämnesraden.

--------------------------------------------------------
Information om Försvarsmakten och det rekryterande förbandet:

I Högkvarteret (HKV) finns överbefälhavaren (ÖB) och generaldirektören (GD), vilka för närvarande har ungefär 1 000 medarbetare – både yrkesofficerare och civila experter. Högkvarteret utgörs av ledningsstaben, produktionsledningen, insatsledningen och militära underrättelse- och säkerhetstjänsten. I ledningsstaben ingår bland annat ekonomidirektören, personaldirektören, kommunikationsdirektören och chefsjuristen.

Varje dag och varje timme gör våra medarbetare insatser som påverkar andra människors liv, både i stort och smått, och både på hemmaplan och runt om i världen.

Försvarsmakten ger dig möjlighet att utvecklas som människa och växa i din professionella roll. Vi är en ansvarstagande arbetsgivare och har en öppen organisation där vi ställer upp för varandra.

I Försvarsmakten finns en stark värdegrund som bygger på öppenhet, resultat och ansvar. Professionell utveckling och personlig hälsa värdesätts och uppmuntras. Det finns goda förutsättningar för intern karriärrörlighet, friskvård och bra balans mellan arbete och privatliv.

Försvarsmakten tillvaratar de kvaliteter som mångfald och jämn könsfördelning tillför verksamheten. Vi välkomnar därför sökanden med olika bakgrund och erfarenheter i våra rekryteringar.

En anställning hos oss innebär placering i säkerhetsklass. Vanligtvis krävs svenskt medborgarskap.
Säkerhetsprövning med registerkontroll kommer att genomföras före anställning enligt 3 kap i säkerhetsskyddslagen. Med anställning följer en skyldighet att krigsplaceras. I anställningen ingår även en skyldighet att tjänstgöra utomlands. Innebörden av detta varierar beroende på typ av befattning.

Till ansökan om anställning ska CV och personligt brev bifogas. Om du går vidare i anställningsprocessen ska alltid vidimerade kopior av betyg och intyg uppvisas.

Samtal från externa rekryteringsföretag och säljare undanbedes. Visa mindre

Är du en trygg, strukturerad och proaktiv Executive Assistant som trivs nära ledning och affär? Nu söker vi en Executive Assistant till ett spännande uppdrag där du får en central roll i att stötta seniora ledare i en snabbrörlig och professionell miljö. Här får du stort förtroende, brett ansvar och möjlighet att verkligen göra skillnad????
????Om rollen
I rollen som Executive Assistant fungerar du som en viktig länk mellan ledning och organisation. Du ansvarar för att skapa struktur, tempo och kvalitet i det dagliga arbetet genom att hantera kalendrar, resor, möten och uppföljning av aktiviteter. Du koordinerar affärsrelaterade projekt, sammanfattar beslutsunderlag och säkerställer att rätt saker händer – i rätt tid.
Du arbetar nära seniora stakeholders och hanterar konfidentiell information med hög diskretion. Rollen kräver kontorsnärvaro och en hög grad av självständighet, ansvarstagande och affärsförståelse??????
Kravprofil:
Erfaren Executive Assistant med minst +5 års erfarenhet


Stark administrativ förmåga med vana att hantera möten, resor och konferanser etc.


Trygg i dialog med seniora ledare och van att navigera i otydliga situationer


Proaktiv, strukturerad och lösningsorienterad


God digital kompetens och nyfikenhet på AI och nya verktyg


Flytande språkkunskaper i engelska både i tal och skrift


Meriterande med universitetsutbildning inom administration eller business management

????Uppdragsfakta
Start: Omgående


Längd: 6 månader (möjlighet till förlängning)


Plats: Stockholm, on-site (8–17)


Flexibilitet: Viss distans i överenskommelse


Övertid: Kan förekomma vid behov


Vi ser fram emot din ansökan! ?
Sway Sourcing är en innovativ rekryteringspartner som specialiserar sig på att matcha rätt talang med rätt företag – snabbt och effektivt. Vårt huvudfokus ligger inom Ekonomi, Administration, HR, Marknad och IT, men vi har även den breda expertis och flexibilitet som krävs för att leverera skräddarsydda rekryteringslösningar inom alla branscher.
Trots att vi är en relativt ny aktör har vi redan byggt förtroende hos många av Sveriges största företag och arbetar både nationellt och internationellt. Med baser i Sverige och Spanien erbjuder vi en unik kombination av lokal expertis och global räckvidd. Vårt starka nätverk och djupa branschinsikter gör oss till en självklar partner för företag som vill ligga steget före i sin rekrytering. Visa mindre

Teknikföretagens 4500 medlemsföretag står för en tredjedel av Sveriges export och över en miljon arbetstillfällen. Vår uppgift är att stärka våra medlemmars konkurrenskraft och driva den hållbara utvecklingen framåt. Tillsammans är vi en kraft att räkna med!
Nu söker vi en assistent till avdelningen för arbetsgivarfrågor och rollen passar dig som vill ha en varierad och relationsskapande roll där service och struktur står i centrum.
Om rollen 

Som assistent på avdelningen för arbetsgivarfrågor, som består av 16 personer, kommer du att ha en central och mycket viktig roll. Du kommer i huvudsak att vara stöd åt enhetschefen samt fyra jurister. Dagarna kommer att variera men i huvudsak bestå av:

Assistent till enhetschefen - arrangera möten, seminarier och konferenser
Assistent till fyra jurister – ge support kring domstolsprocesser, framtagande av underlag, sammanställningar
Vara spindeln i nätet och hålla ihop strukturen på avdelningen vad gäller semesterlistor, välkomna nyanställda, köpa gåvor, boka resor 
Självständigt ansvar för ärendehantering - nya mål, centrala förhandlingar, filuppläggning och arkivering
Organisera möten och konferenser för avdelningen
Stötta region Mitt med exempelvis kursadministration.
Sköta kontakter med medlemsföretag och företrädare för olika organisationer

Vem söker vi 

Vi söker dig som vill ha en varierad och relationsskapande roll där samarbete, service och struktur står i centrum. Vi ser att du har minst fem års erfarenhet från liknande arbete, att du känner dig trygg i hela Officepaketet och är en van systemanvändare.

Du är van att planera, koordinera och genomföra möten och konferenser med hög kvalitet. I rollen har du många kontaktytor, både internt och externt, och vi söker därför dig som trivs i en nätverkande miljö där service, samarbete och professionalism är en självklar del av vardagen.

Som person är du noggrann, strukturerad och har ett öga för detaljer, samtidigt som du är flexibel och har lätt för att samarbeta med andra. Du har hög integritet, ett starkt servicefokus och bidrar med positiv energi och arbetsglädje på kontoret. Du vill vara en del av ett engagerat team med höga ambitioner, där man stöttar varandra och tycker om det man gör.
Du uttrycker dig mycket väl på både svenska och engelska, både i tal och skrift. 


Om Teknikföretagen

Teknikföretagen är en arbetsgivar- och branschorganisation för industri- och techbolag som Volvo, Ericsson, Saab, AFRY och ABB. Tillsammans står medlemsföretagen för en tredjedel av Sveriges export och cirka en miljon arbetstillfällen på global basis. Genom kollektivavtalen, juridisk rådgivning och politiskt påverkansarbete bidrar Teknikföretagen till att stärka konkurrenskraften för över 4 500 medlemsföretag. 

Medarbetarna på avdelningen för arbetsgivarfrågor träffar centrala kollektivavtal med IF Metall, Unionen, Sveriges Ingenjörer och Ledarna. Avdelningen företräder också medlemsföretagen i centrala förhandlingar och rättegångar. En viktig uppgift är också att påverka utformningen av regelverken för arbetsmarknaden både på EU-nivå och nationellt. Utöver det så utformar avdelningen olika informations- och utbildningsmaterial samt genomför konferenser, webbinarier och seminarier i aktuella frågor.


 
Ansökan

Tjänsten är en tillsvidareanställning som inleds med sex månaders provanställning med placering vid Östermalmstorg i Stockholm. Här arbetar du i en stimulerande miljö tillsammans med engagerade kollegor. Vi erbjuder konkurrenskraftiga villkor, egen träningslokal, lunchrestaurang i huset samt cykel- och bilparkering. I denna roll så utgår man från kontoret även om det finns viss möjlighet att arbeta hemifrån.

Har du frågor om tjänsten eller undrar hur processen ser ut framöver är du välkommen att kontakta ansvariga rekryteringskonsulter Christina Stenbeck på christina.stenbeck@onepartnergroup.se eller Josefine Blomkvist på josefine.blomkvist@onepartnergroup.se
Vänta inte med att skicka in din ansökan då vi går igenom kandidater löpande och tjänsten kan komma att tillsättas före sista ansökningsdatum. Vi tar inte emot ansökningarna via mail. Om du går vidare i processen kommer du att få genomföra två arbetspsykologiska tester för att vi ska kunna göra den bästa matchningen av kandidater.
Under jul – och nyårshelgerna så kan vår återkoppling dröja något och vi ber om överseende med detta.
God Jul och Gott Nytt År! Visa mindre

Är du en strukturerad problemlösare som trivs med att ligga steget före? Vi söker nu för kunds räkning en lojal och snabbfotad VD-assistent som vill agera VD:ns förlängda arm hos ett av framträdande tillväxtbolag inom tech. Detta är ett långsiktigt konsultuppdrag med goda möjligheter till förlängning.

OM TJÄNSTEN
Vår kund är ett framgångsrikt, börsnoterat techbolag i Stockholm som omdefinierar hur företag skalar med hjälp av data och AI. Bolagets VD är djupt engagerad i verksamheten, och rollen som PA är central för att hans vardag ska flyta friktionsfritt. Som konsult blir du en nyckelperson som hanterar allt från strategisk kalenderplanering till praktisk vardagslogistik.

Du utgår från kundens moderna kontor på Kungsgatan i Stockholm. Rollen är operativ och kräver hög närvaro på plats. Arbetstiden är primärt 08–17, men rollen kräver flexibilitet att vara tillgänglig på telefon även efter kontorstid om brådskande frågor uppstår.

Detta är ett konsultuppdrag vilket innebär att du blir anställd av Academic Work och arbetar som konsult hos kundföretaget i fråga. Uppdraget är långsiktigt.

Du erbjuds


* En unik inblick: Möjligheten att arbeta nära en entreprenörsdriven ledare i en högpresterande miljö.
* Modern företagskultur: En arbetsplats som ligger i framkant inom AI och teknik, där egna initiativ för att effektivisera processer välkomnas.
* Starkt gemenskap: Trots rollens självständiga natur blir du en del av en inkluderande gemenskap med hög trivsel på kontoret.
* Långsiktighet: Kunden ser detta som ett behov som kommer att finnas permanent, vilket öppnar upp för en långsiktig karriär hos bolaget.


ARBETSUPPGIFTER

Arbetsuppgifter

Ditt mål är att frigöra tid för VD:n genom att proaktivt äga och styra dennes logistik. Dina arbetsuppgifter specificeras nedan.


* Du prioriterar möten, hanterar korrespondens och säkerställer att schemat är optimerat.
* Planering och bokning av resor samt framtagande av mötesunderlag.
* Hantera vardagslogistik och utföra praktiska ärenden i och kring stan.
* Hantera känsligt material med full diskretion, inklusive ekonomi och administration.
* Bidra med struktur, snabbhet och lugn i alla situationer, så att VD:n kan fokusera på det som är viktigast.


VI SÖKER DIG SOM
- Har arbetat i några år som assistent, koordinator eller i en liknande roll där du stöttat personer i ledande ställning.
- Har mycket goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift.
- Har giltigt B-körkort (du får tillgång till bil via uppdraget för ärenden)
- Har en teknisk mognad och är van att arbeta i olika system

Det är meriterande om du har


* Intresse/kunskap inom AI, Cloud Code och ChatGPT.
* Kunskaper i Google Workspace och Notion.


För att lyckas i rollen har du följande personliga egenskaper:


* Självgående & initiativrik: Du ser vad som behöver göras innan du blir tillfrågad och agerar proaktivt.
* Strukturerat lugn: Du behåller fokus och professionalism även när prioriteringar ändras med kort varsel.
* Diskret & Lojal: Du hanterar information med hög integritet och är bekväm med att arbeta bakom kulisserna.
* Serviceinriktad: Du motiveras av att lösa problem och skapa ordning i en dynamisk vardag.


Vår rekryteringsprocess

Denna rekryteringsprocess hanteras av Academic Work och vår kunds önskemål är att alla frågor rörande tjänsten skickas till Academic Work.

Vi tillämpar löpande urval och kommer plocka ner annonsen när tillräckligt många kandidater har nått slutskedet i rekryteringsprocessen. Vid ansökan efterfrågas ett CV. Personligt brev använder vi inte som urvalsmetod och behöver därför inte bifogas. Rekryteringsprocessen innehåller två urvalstest: ett personlighetstest och ett test i kognitiv förmåga. Testerna är ett verktyg för att kunna hitta den kandidat med högst potential för tjänsten samt främja jämlikhet, mångfald och en rättvis rekryteringsprocess. Visa mindre

Rikshemvärnsstaben söker en sekreterare till Rikshemvärnschefen, stridskraften Hemvärnets högste chef. Befattningen är placerad vid Rikshemvärnsstaben, som ingår i Försvarsmaktens Högkvarter i Stockholm. Vid Rikshemvärnsstaben ingår befattningen i Stabsektionen som består av medarbetare med fokus på resultat genom struktur, samarbete och lösningsfokus. Trivs du med att arbeta strukturerat, servicefokuserat och med eget ansvar i en föränderlig miljö i ett stundtals högt tempo? Välkommen med din ansökan!

Stridskraften Hemvärnet
Stridskraften Hemvärnet är en del av Försvarsmakten och utgör nästan hälften av personalen i Försvarsmakten och finns över hela Sverige. Rikshemvärnsstaben är Rikshemvärnschefens stab för att leda och inrikta förbandsproduktionen samt utveckla stridskraften.

Stridskraften Hemvärnet består av olika typer av krigsförband och verksamheter med en stridsskola, fyra militärregioner med staber, militärregionförband, hemvärnsbataljoner samt territoriella förband. Stridskraften är under stark tillväxt där antalet fast anställda är ca 800 och de frivilliga i hemvärnsförbanden ska vara ca 24 000 till år 2026.

Rikshemvärnsstaben
Vid Rikshemvärnsstaben arbetar ett 70-tal medarbetare indelade i tre avdelningar: Genomförandeavdelningen, Planeringsavdelningen och Stödavdelningen. Utöver dessa finns Stabsektionen som utgör stödet till Rikshemvärnschefen samt stöd för ledning och koordinering av stabens inre verksamhet. Lagandan är stark och präglas av ett gott samarbete, lösnings-och resultatfokus, prestigelöshet, öppenhet och högt i tak.

Huvudsakliga arbetsuppgifter
Din roll som sekreterare till Rikshemvärnschefen innebär att i första hand att vara ett administrativt och servicefokuserat stöd med huvudsakligt fokus på koordinering och planering av kalender med möten och bokningar, korrespondens och stöd till chefens utövande av chefs- och ledarskap till underställda medarbetare och chefer.

Du samarbetar nära med Rikshemvärnschefens adjutant bland annat med beredningar inför möten och föredragningar. Vidare hanterar du även administration av resor och transporter samt samverkar med övriga delar inom Försvarsmakten, andra myndigheter, organisationer och företag. Du är en del av Stabsektionen

I din roll ingår också att:


• Ansvara för framtagning av underlag, sammanställningar, rapporter och protokoll
• Ansvara för att schema och verksamhetsöversikter är korrekta och aktuella
• Administrera och förbereda inför uppvaktning, diplom, avtackning mm
• Hantera beställningar och inköp

Du stödjer vid behov även övriga chefer och du håller dig uppdaterad på Rikshemvärnsstabens övergripande frågor.

KRAV

Kvalifikationer


• Godkänd gymnasieutbildning
• Aktuell och relevant erfarenhet av arbete som sekreterare för ledning eller ledningsgrupp inom en större offentlig verksamhet, företag eller organisation
• Mycket goda kunskaper i Office 365 (Outlook, Word, Excel och PowerPoint)
• Mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på både svenska och engelska
• Körkort behörighet B

Personliga egenskaper
För att du både ska passa för och trivas i rollen ser vi att du är en trygg och stabil person som är van vid att arbeta självständigt och på ett noggrant och strukturerat sätt genomföra ditt arbete. Du är flexibel och prestigelös, van vid omväxlande tempo och snabba förändringar och har lätt för att ta dig an nya arbetsuppgifter. Du är positiv, lugn, stresstålig och har en god förmåga att kunna hantera flera uppgifter parallellt. Du har en god prioriteringsförmåga, stort resultatfokus, är lösningsorienterad och leveranssäker. Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet.

MERITERANDE


• Aktuell och relevant erfarenhet av liknande arbete inom Försvarsmakten
• Erfarenhet av arbete i Försvarsmaktens olika stödsystem som PRIO, Vidar och Emilia
• Relevant erfarenhet av administrativt arbete inom statlig myndighet

Övrigt
Befattningen är civil. Anställningen är en tillsvidareanställning på heltid och inleds med 6 månaders provanställning för sökande som idag inte är anställda inom Försvarsmakten. Tillträde: snarast och enligt överenskommelse. 

Befattningen innebär att resor inom och utom Sverige förekommer, likaså tjänstgöring utanför ordinarie arbetstid.

Kontaktpersoner
Har du frågor om tjänsten är du välkommen att kontakta Niclas Lindqvist, Chef Stabssektionen Rikshemvärnstaben. Vid frågor om rekryteringsprocessen är du välkommen att kontakta HR-specialist Agneta Lund.

Fackliga företrädare
SACO: Stefan Ungerth
SEKO: Monika Danielsson/Lise-Lotte Larsson
Försvarsförbundet, OFRS: Kjell Tetzlaff
OFRO: Roger Ericsson

Samtliga nås via växel: 08 – 788 75 00.

Ansökan
Välkommen med din ansökan senast 7 januari 2026. Din ansökan ska innehålla CV och personligt brev samt svar på urvalsfrågor

Ansökningar till denna befattning kommer endast tas emot via Försvarsmaktens webbplats.
-----------------------------------------------------
Information om det rekryterande förbandet:

I Högkvarteret finns överbefälhavaren och generaldirektören. Högkvarteret har ungefär 1 000 medarbetare – både yrkesofficerare och civila experter. Högkvarteret utgörs från 2023-01-01 av försvarsstaben, operationsledningen, militära underrättelse- och säkerhetstjänsten, samt Högkvarterets stabsavdelning och fristående enheter för tillsyn.

En anställning hos oss innebär placering i säkerhetsklass. Vanligtvis krävs svenskt medborgarskap. Säkerhetsprövning med registerkontroll kommer att genomföras före anställning enligt 3 kap i säkerhetsskyddslagen. Med anställning följer en skyldighet att krigsplaceras. I anställningen ingår även en skyldighet att tjänstgöra utomlands. Innebörden av detta varierar beroende på typ av befattning.

Till ansökan om anställning ska CV och personligt brev bifogas. Om du går vidare i anställningsprocessen ska alltid vidimerade kopior av betyg och intyg uppvisas.

Samtal från externa rekryteringsföretag och säljare undanbedes. Visa mindre

About the Role:
Clevry is supporting Huawei in Kista in recruiting a Mid-level Operation Management Assistant. In this role, you will work closely with Huawei employees to carry out routine specialized tasks according to standard processes and guidelines, ensuring high-quality and timely execution.

Key Responsibilities:


Data Analysis: Utilize models and methods to support analysis of basic operational data, consolidate findings, produce reports, identify issues in advance, and provide preliminary recommendations.

Issue Tracking: Manage outstanding issues from meetings, track progress, and report any anomalies in metrics.

Risk Identification & Assessment: Assist in identifying potential operational risks, promptly disclose issues, and support solution implementation.

Support Capability Development: Assist with knowledge management, community platform operations, training organization, and competency/qualification (C&Q) related initiatives.

Digital Operations:
Support user, product, and service operations, organize briefings, communicate progress, and release operation reports.
Promote digital operation tools and provide related training support.
Assist in digital product testing and the development of databases and IT systems.



Qualifications & Requirements:


1–3 years of experience in finance analysis or accounting; Sales Finance Support experience is highly preferred.

Previous experience in an international work environment is a plus.

Well-structured, reliable, independent, and team-oriented; fast learner capable of supporting team members.

Strong commitment, persistence, and self-motivation.

Bachelor’s degree in accounting or a related field.

Fluent in English; Chinese language skills are an advantage.



Why Join Us:
This is an exciting opportunity to gain hands-on experience in a dynamic international environment at Huawei while being employed as a Clevry consultant. You will have the chance to develop your skills in operations, finance, digital tools, and risk management while contributing to meaningful projects.

About Clevry

For over 30 years we have been the change maker for a more soft skills driven work-life within talent acquisition, assessments and advisory. We operate globally with customers, consultants and candidates from North America to Singapore with headquarters in Brighton, Stockholm and Helsinki. At Clevry we have over 150 soft skills certified recruiters, business psychologists and experts at your service.

The process

In this recruitment process, Huawei is collaborating with the consulting and recruitment company Clevry, which will handle the initial phone interview.

As part of this process, our client will conduct a background check on the final candidate.

We apply continuous selection, and the position may be filled before the application deadline. We warmly welcome your application already today!

Please note! We only accept applications submitted through our platform and will not respond to applications sent via email.

Follow us on LinkedIn: Clevry Sweden Visa mindre

För vår kunds räkning söker vi just nu en Avdelningsadministratör till en kund i Stockholm. Uppdraget är på heltid och förväntas starta 2026-02-02 och pågå till och med 2027-02-02, med möjlighet till förlängning om 12 månader. 
Om uppdraget Kunden söker nu en erfaren och ansvarstagande avdelningsadministratör som kommer att ge kvalificerat administrativt stöd till avdelningschef samt flera sektions och enhetschefer inom Stationsteknik NT. Rollen är central för att skapa struktur och koordinering i avdelningens dagliga arbete och innebär ett stort eget ansvar för att planera, samordna och genomföra administrativa uppgifter.
Exempel på arbetsuppgifter
Administrativt stöd till chefer- Kalenderhantering, mötesbokningar, förberedelse av mötesmaterial och presentationer, samordning av underlag och beslut, exempelvis delegeringar och jävsdeklarationer, uppdatering av intranätssidor.
Personaladministration- Stöd vid onboarding och offboarding, beställning av utrustning, behörigheter och accesser, hantering av semesterlistor och introduktionsprogram, koordinering av interna aktiviteter.
Ekonomi och inköp- Inköp av material, utrustning och tjänster, enklare rapportering och sammanställning i UBW/Agresso (eller motsvarande), fakturahantering och kontering vid behov
Mötes och eventkoordinering- Planering av interna möten, workshops och konferenser, bokning av lokaler, teknik och catering, skapa agendor och skriva protokoll vid behov, stöd till avdelningens ledningsgrupp med årshjul, agenda, dokumentation och uppföljning
Kommunikation och dokumentation- Uppdatering av intranät och presentationsmaterial, Skriva enklare beslutsunderlag, dokumenthantering i filserver och SharePoint samt diarieföring, samverkan med administratörsnätverket och utveckling av rutiner inom det egna ansvarsområdet

Övrigt: Start: 2026-02-02 Slut: 2027-02-02 Omfattning: 100% Placering: Stockholm. Enstaka distansdagar kan förekomma efter överenskommelse. Kan förekomma resor.  Bakgrundskontroll: Säkerhetsprövning och registerkontroll är en del av processen. Anställningsform: Anställd hos Devotum då kunden inte godkänner underleverantörer i denna process.
Om dig Vi söker dig som uppfyller nedan obligatoriska krav:
Minst 1 års eftergymnasial utbildning inom ekonomi, HR eller administration
Minst 5 års arbetslivserfarenhet i rollen som administratör med dokumentation, uppföljning, rapportering, mötes och resebokningar, protokollskrivning, mötesplanering, onboarding och offboarding samt beställningar av exempelvis catering, kontorsmaterial och IT
Minst 3 års arbetslivserfarenhet av MS Office (Excel, Word, Powerpoint och Outlook)
Minst 3 års erfarenhet av att dokumentera ledningsgrupps eller styrgruppsmöten eller liknande beslutande forum
Minst 1 relevant referensuppdrag ska kunna anges

Det är meriterande om du även uppfyller följande krav:
Minst 3 års erfarenhet av administration i offentlig verksamhet, exempelvis statlig eller kommunal, med minst 1 referensuppdrag.
Minst 1 års erfarenhet av ekonomisystemet UBW/Agresso eller motsvarande 

Önskade personliga egenskaper:
Serviceinriktad med mycket god samarbets och initiativförmåga
Flexibel och anpassningsbar i en roll som delas mellan flera chefer och ansvarsområden
Tydlig och trygg i din kommunikation på svenska och engelska i både tal och skrift
Självständig, effektiv och noggrann med fallenhet för att skapa struktur i administrativa system och processer
Ödmjuk och förtroendeingivande med förmåga att prioritera och lyfta behov av prioritering på ett lösningsorienterat sätt
Bekväm med att växla mellan givna uppgifter och att driva egna förbättringsinitiativ där centrala rutiner saknas Ansökan Låter uppdraget intressant? Skicka in din ansökan snarast då urvalsarbetet och intervjuer kommer ske löpande och tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdag.

Du ansöker enkelt genom att skicka in ditt CV samt svara på några frågor. De kandidater som bäst matchar rollen kommer telefonintervjuas och sedan bli kallade till en intervju hos oss på Devotum. Nästa steg är en intervju hos vår kund. Referenstagning är en del av processen.
Har du några frågor om uppdraget är du välkommen att höra av dig till ansvarig Konsultchef Vanessa Tummings på 072-897 82 65 eller vanessa.tummings@devotum.se. 
Känn dig trygg som konsult hos Devotum Som konsult hos Devotum har du möjlighet att välja om du vill fakturera genom ditt eget bolag eller bli direkt anställd hos oss. Som anställd hos Devotum erbjuds du alltid schyssta villkor enligt kollektivavtal (Almega) som bland annat innefattar friskvårdsbidrag, tjänstepension och försäkringar.
Hos oss är varje konsult viktig och våra konsultchefer finns alltid till hands för att ge dig den support och vägledning du behöver under hela uppdragsperioden. Visa mindre

Vi söker en Avdelningsadministratör till en myndighet in elkraft.
Detta är ett konsultuppdrag. Stationeringsort är Stockholm.
Tjänsten är på heltid.
Uppdraget innebär ett nära samarbete med kunden vilket ställer stora krav på flexibilitet och samarbetsförmåga.
Uppdraget
Rollen som avdelningsadministratör innebär att ge administrativt stöd till avdelningschef samt flera sektions- och enhetschefer. Syftet är att säkerställa ett effektivt och välstrukturerat verksamhetsflöde genom att avlasta cheferna i deras dagliga arbete. Rollen är delad mellan flera enheter och kräver självständighet, god prioriteringsförmåga och ansvarstagande i hantering av administrativa processer, dokumentation, personalstöd, inköp, ekonomi och kommunikation.
Arbetet omfattar planering, genomförande och uppföljning av administrativa uppgifter, koordinering av möten och interna aktiviteter, hantering av system och rutiner samt stöd till avdelningens ledningsgrupp. Administratören förväntas lyfta behov av omprioritering vid belastningstoppar och själv boka in nödvändiga avstämningar.

Arbetsuppgifter
Administrativt stöd till chefer
Hantera kalendrar, boka möten och förbereda material och presentationer.
Administrera och samordna underlag och beslut kopplade till konsulter och medarbetare (t.ex. delegeringar, jävsdeklarationer).
Uppdatera information och sidor på intranätet.
Personaladministration
Stöd vid onboarding och offboarding, inklusive beställning av utrustning, behörigheter och accesser.
Hantera semesterlistor samt stötta vid introduktionsprogram och interna aktiviteter.
Ekonomi och inköp
Genomföra inköp av material, utrustning och tjänster.
Ta fram enklare rapporter i UBW samt hantera fakturor och kontering vid behov.
Mötes- och eventkoordinering
Planera och koordinera interna möten, workshops och konferenser, inklusive lokal-, teknik- och cateringbokning.
Skapa agendor, föra protokoll och ge löpande stöd till ledningsgruppen, såsom planering av årshjul, agendor, dokumentation av beslut och uppföljning av actions.
Kommunikation och dokumentation
Uppdatera intranät och presentationsmaterial, skriva enklare beslutsunderlag och sköta dokumenthantering på filserver och SharePoint samt diarieföring.
Skapa och uppdatera rutiner inom eget ansvarsområde samt samverka med administratörsnätverket.
Arbetsledning och avstämningar
Månatliga avstämningar med enhets-/sektionschefer och två per månad med avdelningschef inför ledningsgruppsmöten.
Ansvar för att lyfta behov av prioritering och boka in avstämningsmöten.

Krav (OBS, obligatoriska)
Flytande svenska i tal och skrift.
Minst ett års eftergymnasial utbildning inom till exempel ekonomi, HR eller administration. Minst 5 års arbetslivserfarenhet i rollen som administratör med arbetsuppgifter såsom: -Dokumentation, uppföljning och rapportering av enheternas verksamhet -Mötes- och konferensbokningar samt resebokningar -Protokollskrivning -Planering av möten och workshops -On-/offboarding av medarbetare och konsulter -Beställningar av olika slag (exempelvis: catering, kontorsmaterial, IT, etc.) Minst 3 års arbetslivserfarenhet av att arbeta med MS Office program som Excel, Word, Powerpoint och Outlook. Minst 3 års arbetslivserfarenhet av att dokumentera ledningsgrupps-/styrgruppsmöten eller liknande beslutande verksamhet. 
Meriterande
Minst 3 års arbetslivserfarenhet av administration i offentlig verksamhet, t.ex. statlig eller kommunal. Minst 1 års arbetslivserfarenhet av ekonomisystemet UBW/Agresso eller motsvarande.

Övriga krav
Säkerhetsprövning: Säkerhetsprövning och registerkontroll krävs.

Om oss
Centios övergripande mål är att vara ett konsultbolag som erbjuder smarta och hållbara lösningar som utvecklar samhället på ett positivt sätt.
Våra medarbetare erbjuds villkor som är anpassade för individen. Det innebär att arbetstider, arbetsomfattning, arbetsplats och kompetensutveckling så långt som möjligt anpassas utifrån medarbetarens behov.
Bland våra medarbetare hittar du engagerad personer som brinner för samhällsutveckling. Vi jobbar i små grupper där du kan bidra med dina erfarenheter samtidigt som du får ta del av andras kunskap och erfarenhet.
För oss är det viktigt med välmående och att hitta en sund balans mellan arbete och fritid. Därför har vi en nollvision mot stress och sätter trivsel och hälsa främst.
Läs gärna mer om oss på centio.se.
Vänligen skicka ditt CV på svenska.
Vi ser fram emot din ansökan! Visa mindre

Är du en erfaren administratör/sekreterare med vana från kommunal verksamhet och söker ett spännande konsultuppdrag? Just nu söker vi på ManpowerGroup en chefsassistent på 60% till vår kund i Nynäshamn. Uppdraget innebär att ge administrativt stöd till förvaltningschefen under stabschefens frånvaro. Välkommen med din ansökan redan idag!

Ort: Nynäshamn
Start: 2026-01-16
Uppdrag: Konsultuppdrag till och med 2026-08-28, med chans till förlängning

Uppdraget är på 60%, 24h/vecka, i huvudsak på plats tisdag-torsdag.

Om uppdraget
Som chefsassistent kommer du att vara ett viktigt administrativt stöd för förvaltningschefen. Du får en varierad roll med ansvar för att samordna och administrera olika processer inom förvaltningen.

Dina arbetsuppgifter kommer bland annat att inkludera:

* Kalenderbokningar samt organisering av möten och konferenser
* Hantering av interpellationer, frågor och remissutskick
* Skriva rapporter och protokoll samt skicka ut kallelser
* Administrera tjänstemannaberedningar och koordinera ärenden
* Utföra enklare utredningar

Om dig
Vi söker dig som har erfarenhet av administrativt arbete inom kommunal verksamhet, gärna från förvaltning, kontorsstab eller kansli. Du är strukturerad, noggrann och trivs med att ha många bollar i luften.

Vi ser att du har:

* Erfarenhet av arbete i kommun (förvaltning/kansli eller liknande)
* Minst 1 års yrkeserfarenhet som sekreterare/chefsassistent
* Gymnasieutbildning eller motsvarande
* Goda kunskaper i svenska och engelska i tal och skrift
* Goda IT-kunskaper i Microsoft Office-paketet
* Goda kunskaper i Aggresso eller liknande bokföringsprogram

Vad kan ManpowerGroup erbjuda dig?
ManpowerGroup är ett värderingsstyrt bolag med konsulternas karriärmål i fokus med ett långsiktighet engagemang i våra konsulter för att skapa balans mellan privatliv och arbetsliv. Hos oss får du en trygg anställning med allt vad det innebär i form av marknadsmässig lön, övertidsersättning, semester, tjänstepension, försäkringar enligt kollektivavtal och ett årligt karriärsamtal med din personliga Konsultchef. Friskvårdsbidrag och företagshälsovård är exempel på annat som vi erbjuder alla våra anställda.

Ansökan
Varmt välkommen med din ansökan genom att registrera ditt CV. Urvalet sker löpande. Visa mindre

Är du en erfaren administratör/sekreterare med vana från kommunal verksamhet och söker ett spännande konsultuppdrag? Just nu söker vi på ManpowerGroup en chefsassistent på 60% till vår kund söder om Stockholm. Uppdraget innebär att ge administrativt stöd till förvaltningschefen under stabschefens frånvaro. Välkommen med din ansökan redan idag!

Ort: Söder om Stockholm
Start: 2026-01-16
Uppdrag: Konsultuppdrag till och med 2026-08-28, med chans till förlängning

Uppdraget är på 60%, 24h/vecka, i huvudsak på plats tisdag-torsdag.

Om uppdraget
Som chefsassistent kommer du att vara ett viktigt administrativt stöd för förvaltningschefen. Du får en varierad roll med ansvar för att samordna och administrera olika processer inom förvaltningen.

Dina arbetsuppgifter kommer bland annat att inkludera:

* Kalenderbokningar samt organisering av möten och konferenser
* Hantering av interpellationer, frågor och remissutskick
* Skriva rapporter och protokoll samt skicka ut kallelser
* Administrera tjänstemannaberedningar och koordinera ärenden
* Utföra enklare utredningar

Om dig
Vi söker dig som har erfarenhet av administrativt arbete inom kommunal verksamhet, gärna från förvaltning, kontorsstab eller kansli. Du är strukturerad, noggrann och trivs med att ha många bollar i luften.

Vi ser att du har:

* Erfarenhet av arbete i kommun (förvaltning/kansli eller liknande)
* Minst 1 års yrkeserfarenhet som sekreterare/chefsassistent
* Gymnasieutbildning eller motsvarande
* Goda kunskaper i svenska och engelska i tal och skrift
* Goda IT-kunskaper i Microsoft Office-paketet
* Goda kunskaper i Aggresso eller liknande bokföringsprogram

Vad kan ManpowerGroup erbjuda dig?
ManpowerGroup är ett värderingsstyrt bolag med konsulternas karriärmål i fokus med ett långsiktighet engagemang i våra konsulter för att skapa balans mellan privatliv och arbetsliv. Hos oss får du en trygg anställning med allt vad det innebär i form av marknadsmässig lön, övertidsersättning, semester, tjänstepension, försäkringar enligt kollektivavtal och ett årligt karriärsamtal med din personliga Konsultchef. Friskvårdsbidrag och företagshälsovård är exempel på annat som vi erbjuder alla våra anställda.

Ansökan
Varmt välkommen med din ansökan genom att registrera ditt CV. Urvalet sker löpande. Visa mindre

Vill du arbeta i en internationell miljö med högt tempo, professionella kollegor och varierande arbetsuppgifter? Nu söker vi en strukturerad och serviceinriktad administrativ stjärna till ett globalt bolag inom private equity med kontor i centrala Stockholm. Du kommer att spela en nyckelroll i att stötta ett team av specialister och bidra till att kontoret fungerar smidigt i det dagliga arbetet.

Arbetsuppgifter 

I rollen kommer du att ha ett brett administrativt ansvar och vara en viktig del i att få kontoret att fungera smidigt. Arbetsuppgifterna kommer bland annat att innebära att: 

• Ge administrativt stöd till ett team
• Hantera kalendrar, boka möten och planera resor
• Sköta utläggsrapportering och fakturahantering
• Ta emot besökare och bemanna receptionen
• Koordinera möten, konferensrum och kontorslogistik
• Hålla kök, konferensrum och kontorsytor i ordning

Vem är du? 
Vi söker dig som har 2–5 års erfarenhet av administrativt arbete i en professionell miljö. Du är flytande i både svenska och engelska, har goda kunskaper i MS Office och är van vid digitala mötesverktyg. Du är strukturerad, lösningsorienterad och har lätt för att samarbeta. Erfarenhet av system som Nexonia, Zoom och DealCloud är meriterande men inget krav.

Du erbjuds
Det här är en möjlighet för dig som vill arbeta i en internationell miljö med högt tempo och stor variation i arbetsuppgifterna. Du får en central roll i ett globalt bolag med professionella och engagerade kollegor, där din insats gör verklig skillnad i det dagliga arbetet. Kontoret är beläget i hjärtat av Stockholm med goda kommunikationsmöjligheter, och du erbjuds en arbetsplats med öppet klimat, hög trivsel och god struktur. Här finns även möjlighet att utvecklas inom din roll och ta ett brett ansvar i en dynamisk organisation. 

Förväntat startdatum är i början av november eller enligt överenskommelse. Urvalsprocessen och intervjuer sker löpande och du är varmt välkommen med din ansökan så snart som möjligt via www.jurek.se. Vid frågor angående tjänsten kontakta gärna Hedda Grenlöv på hedda.grenlov@jurek.se. Visa mindre

Om oss
Kulturhuset Stadsteatern är en av Sveriges mest välbesökta kulturinstitutioner med ett brett program inom teater, dans, musik, samtal, konst och bibliotek. Här arbetar vi tillsammans för att göra kulturen tillgänglig för alla stockholmare.
Om tjänsten
Som ledningskoordinator är du ett kvalificerat ledningsstöd till VD, teaterchef och bolagsjurist. Du planerar, koordinerar och tillser att underlag finns framme samt möjliggör att möten kan flyta på smidigt.
Dina huvudsakliga arbetsuppgifter
Förbereda möten för bland annat ledningsgrupp och styrelse såsom utskick av material, dokumenthantering, mötesanteckningar, bokning av lokaler och förtäring
Ta fram presentationer och underlag
Administrativa uppgifter kopplade till upphandling, personuppgiftshantering, avtalsuppföljning, utlämnande av allmänna handlingar och GDPR
Koordinering och planering av kalenderbokningar
Reseadministration såsom bokningar, kvittohantering och reseräkningar

Kvalifikationer
Minst fem års erfarenhet av arbete som kvalificerat ledningsstöd i större, komplex organisation
Eftergymnasial utbildning med administrativ inriktning
Goda kunskaper i svenska och engelska i tal och skrift
Mycket god datorvana och trygg hantering av Officepaketet och relevanta IT-verktyg
Meriterande om du har erfarenhet av liknande arbete i kulturbranschen

Viktigt för rollen
Hög servicenivå
Mycket god kommunikations- och samarbetsförmåga
Vana att hantera konfidentiell information
Förmåga att ta stort eget ansvar, agera proaktivt och kunna prioritera bland många arbetsuppgifter

Vi erbjuder
Hos oss får du en nyckelroll nära besluten, i en miljö där kultur och samhällsfrågor möts varje dag. Du arbetar brett och blir en viktig del av ett engagerat team. Du erbjuds generösa förmåner som exempelvis friskvårdsbidrag, rabatter på stadens simhallar och gym, personalbiljetter till våra föreställningar och fritt inträde till våra utställningar. Kulturhuset Stadsteatern omfattas av Riksavtalet mellan Svensk scenkonst och fackförbundet Scen & Film och Akademikerförbunden.
Övrigt om tjänsten
Tjänsten är en tillsvidareanställning som inleds med sex månaders provanställning. Tillträde snarast möjligt eller enligt överenskommelse.
Ansökan och urvalsprocess
Urval sker löpande, så skicka gärna in din ansökan så snart som möjligt men senast den 28 november.
Har du frågor om tjänsten? Välkommen att kontakta rekryterande chef VD Malin Dahlberg, malin.dahlberg@kulturhusetstadsteatern.se
Fackliga företräden
På vår rekryteringssida hittar du kontaktuppgifter till våra lokala fackliga företrädare.
Kulturhuset Stadsteaterns hållning till mångfald och hållbarhet
Kulturhuset Stadsteatern värdesätter mångfald och ser olikheter som en styrka. Vårt hållbarhetsarbete omfattar både socialt ansvar och klimatpåverkan. Visa mindre

Vill du bidra till att stärka Sveriges totalförsvar?
Vill du arbeta på en intressant och dynamisk arbetsplats som befinner sig mitt i samhällsdebatten? Socialstyrelsen söker nu en administratör till avdelningen för krisberedskap och civilt försvar, med placering på enheten för planering, samordning och utvärdering. Vi erbjuder ett samhällsviktigt och engagerande arbete som ger möjlighet att bidra till utvecklingen inom välfärdsområdet. Just nu befinner vi oss på en utvecklingsresa och du kommer in i en föränderlig organisation med en stabil grund att stå på.

Om tjänsten
Socialstyrelsen är sedan den 1 oktober 2022 sektorsansvarig myndighet för beredskapsarbetet inom sektorn hälsa, vård och omsorg. Det innebär att myndigheten har ett utökat ansvar att stärka samordningen och driva på utvecklingen av beredskapen vid fredstida kriser, höjd beredskap och krig. Socialstyrelsen samarbetar nära Försvarsmakten, andra beredskapsmyndigheter, länsstyrelser och civilområdesansvariga länsstyrelser samt med olika internationella aktörer.

Arbetsuppgifterna i tjänsten omfattar administrativt arbete och samordningsstöd både till de fyra enheterna på avdelningen, särskilda projekt och till enhetschefer i syfte att avlasta och att tillse att det administrativa arbetet sker effektivt och enligt regler och rutiner. Vidare ingår planering av processer och årshjul som leds och samordnas av avdelningen och som involverar interna och externa aktörer inom avdelningens ansvarsområde. Exempel på arbetsuppgifter:


• Stöd till chefer i form av kalenderhantering, prioritering av arbetsuppgifter samt planering och uppföljning av aktiviteter.
• Planering och organisering av möten, konferenser och resor, inklusive bokning av lokaler, resa och boende.
• Hantering av administrativa uppgifter såsom dokumenthantering, mötesprotokoll och ärendehantering i digitala system.
• Enklare fakturahantering, hantering av offerter/beställningar och enklare budgetuppföljning.
• Samordning och uppföljning av projektadministrativa uppgifter, exempelvis tidsplaner och dokumentation.
• Kommunikation med interna och externa aktörer, inklusive professionell skriftlig och muntlig kontakt.

Om dig
Du har mycket god samarbetsförmåga, är ansvarstagande och har ett strukturerat arbetssätt. Du har förmåga att analysera komplexa frågor och omsätta dem i tydliga strategier och konkreta resultat. Du trivs i en miljö med många externa kontakter och vill vara med och utveckla Sveriges totalförsvar. 

Kvalifikationer-krav
Vi söker dig som har:


• Aktuell erfarenhet av arbete med administrativt stöd på myndighet
• God förmåga att formulera sig tydligt och professionellt både i tal och skrift, samt vana vid att skriva minnesanteckningar och svara på förfrågningar från både interna och externa intressenter.
• Erfarenhet av att organisera och samordna möten, konferenser och resor, inklusive bokning av lokaler, resa och boende och fakturahantering och offerter/beställningar.
• Grundläggande och aktuell förståelse för statlig verksamhet och hur myndigheter arbetar.
• God förmåga att arbeta självständigt och prioritera mellan uppkomna och rutinmässiga arbetsuppgifter för att effektivt stödja enheterna i deras dagliga verksamheter och med ett serviceinriktat arbetssätt.         

                                                                                                                                                                                Kvalifikationer – meriterande
Det är meriterande om du har:


• Erfarenhet av att hantera känslig eller sekretessbelagd information.
• Kunskaper om hälso- och sjukvården eller socialtjänsten (organisation och funktion).
• Kunskaper om systemet för krisberedskap och civilt försvar.

 

Bra att veta
Anställningen är en tillsvidareanställning på heltid som inleds med provanställning i sex månader. Du utgår ifrån kontoret i Stockholm, men har möjlighet att arbeta på distans upp till två dagar i veckan. Din tjänstetitel blir utredare och din placering är på avdelningen för krisberedskap och civilt försvar, enheten planering, samordning och utvärdering.

Befattningen är placerad i säkerhetsklass och en säkerhetsprövning med registerkontroll kommer att genomföras innan beslut om anställning fattas. Anställningen kräver svenskt medborgarskap.

När du ansöker får du besvara ett antal urvalsfrågor som är kopplade till kravprofilen i annonsen. Dina svar används som en del i urvalsarbetet och kan avgöra om du går vidare i rekryteringsprocessen eller inte. Det är därför viktigt att du svarar så utförligt och tydligt som möjligt. Vi använder inte det personliga brevet vid urvalet, därför bifogar du endast ditt cv.  

Om du har frågor om tjänsten, kontakta enhetschef Rickard Broddvall, rickard.broddvall@socialstyrelsen.se. Vid frågor om rekryteringsprocessen, kontakta personalspecialist Rebecka Modahed, rebecka.modahed@socialstyrelsen.se. 

Facklig företrädare för SACO-S är Isabelle Ålander, isabelle.alander@socialstyrelsen.se Facklig företrädare för ST/OFR är Anders Nordlund, anders.nordlund@socialstyrelsen.se Samtliga nås på telefonnummer 075-247 30 00.

Har du skyddad identitet? Kontakta angiven personalspecialist ovan.

Välkommen med din ansökan senast den 18 november 2025. Visa mindre

Vi på Future People söker en chefsassistent till myndighet inom elkraft i Sundbyberg. Som konsult hos oss får du möjlighet till ett spännande uppdrag samtidigt som du fortsätter att utvecklas inom ditt kompetensområde. Du blir anställt på Future People och jobbar ute på plats hos vår kund. Vi är mycket måna om att du ska trivas hos oss och på ditt uppdrag. Hos oss är du en viktig och uppskattad person, både som anställd och som kollega.
Ta nästa steg i karriären och utvecklas tillsammans med oss!
Vår kund är en myndighet som förvaltar stamnätet för elkraften i Sverige. De bedriver även forskning- och utvecklingsprojekt på många områden för att främja ny teknik. Myndighetens arbete påverkar samhället socialt, miljömässigt och ekonomiskt, dels lokalt och nationellt men också globalt genom myndighetens leverantörskedjor. Här får du vara en del av ett samhällsviktigt uppdrag.
Division Nät är en av tre divisioner inom ett nationellt elnätbolag och ansvarar för att på ett affärsmässigt sätt bygga och förvalta ett kostnadseffektivt, driftsäkert och miljöanpassat kraftöverföringssystem. Divisionen ansvarar för förvaltning och underhåll av anläggningar samt genomför investeringar, tillståndsprocesser och framkomlighetsfrågor kopplade till utbyggnaden av det svenska stamnätet.
Organisationen befinner sig i en stark utvecklingsfas där fokus ligger på att bibehålla en stabil förvaltning, stärka ägar- och beställarrollen samt möta den ökade investeringstakten som krävs för energiomställningen och framtidens kapacitetsbehov.
Till divisionsstaben söker vi nu en erfaren chefsassistent som vill bidra till ett effektivt administrativt stöd i en komplex och samhällsviktig verksamhet.
Om rollen
Som chefsassistent kommer du att vara ett centralt stöd för avdelningen Ledningsprojekt och dess sektionschefer. Du kommer att arbeta både operativt och strategiskt med planering, samordning och uppföljning av administrativa och koordinerande uppgifter.
Arbetsuppgifterna omfattar bland annat:
Dokumentation och diarieföring i Signe och W3D3
Mötes- och konferensbokningar samt reseplanering
Intranätsredaktör och ansvar för intern information
Samordning av utbildningar och deltagaradministration i SABA
Delprojektledning inom linjeuppdrag och verksamhetsprojekt
Protokollskrivning vid styrgrupps- och ledningsmöten
Fakturahantering och beställningar i självserviceportalen
Koordinering av sektions- och leverantörsmöten
Stöd vid onboarding och offboarding av medarbetare
Hantering av delegeringar, avtal och säkerhetsklassning (SUA/SSB)
Projektadministration och support till sektionschefer och avdelningschef

Kravprofil
Eftergymnasial utbildning inom ekonomi, HR, administration eller motsvarande arbetslivserfarenhet
Minst 8 års erfarenhet som chefsassistent, med inslag av kvalificerad koordinering och administration
Minst 5 års erfarenhet av arbete i MS Office (Excel, Word, PowerPoint och Outlook)
Minst 5 års erfarenhet av att dokumentera och protokollföra styrgruppsmöten eller liknande beslutande forum
Minst 5 års erfarenhet av att kommunicera med interna och externa intressenter såsom projektledare, beställare och sakägare

Meriterande
Erfarenhet av arbete med verksamhetsutveckling
Erfarenhet av att stötta projekt, program eller chefer inom offentlig sektor
Erfarenhet av arbete inom energibranschen, särskilt inom chefsstöd eller koordinerande roller

Vem vi söker
Vi söker dig som är noggrann, strukturerad och självgående med en hög känsla för service. Du trivs i en roll med många kontaktytor, där du får kombinera administrativt arbete med samordning och kommunikation. Din förmåga att skapa ordning, bygga förtroende och hantera flera uppgifter parallellt kommer att vara avgörande för att lyckas i rollen.  

Innan uppdraget kan påbörjas kommer en säkerhetsprövning att genomföras.
Du kommer att vara anställd av Future People och arbeta som konsult hos vår spännande kund.

För oss är det viktigt att varje kandidat ska få en positiv upplevelse hos oss och vi håller dig uppdaterad under hela processen. Du behöver aldrig undra vad som händer och hur just du ligger till i rekryteringsprocessen. Som anställd hos oss kan du lita på att vi kommer hjälpa dig att nå dina karriärsmål. Vi finns som en partner genom din yrkesmässiga karriär.
Varmt välkommen med din ansökan redan idag!
Omfattning: Heltid till den 30/1-2028
Start:6/1-2026
Sista ansökningsdagen: 14/11-2025
Du söker tjänsten på futurepeople.se
Vi har ej möjlighet att ta emot ansökningar via e-mail med anledning av GDPR. Har du frågor om rollen eller undrar hur processen ser ut framöver får du gärna kontakta oss. Vi som arbetar med processen på detta uppdrag är Therese Lönnberg, du når mig på therese.lonnberg@futurepeople.se och Liv Hedström, liv.hedstrom@futurepeople.se. Vi ser gärna sökanden med olika bakgrunder och erfarenheter. Vi går igenom ansökningarna löpande och i konsultvärlden går processerna oftast snabbt. Rollen kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdatum, vänta därför inte med att skicka in din ansökan.
Välkommen till oss på Future People! Visa mindre

Euroclear Sweden is seeking a dynamic, proactive and highly organized Management Team Assistant to support the Management Team, which consists of 10 members. This is a key role in ensuring the smooth and efficient functioning of the Management Team in Sweden and to succeed in this role you will possess a high level of professionalism, discretion, and the ability to manage multiple tasks in changing situations. Are you the collaborative problem-solver and future driving force behind our Management Team that we are looking for?

About the position
As our Management Team Assistant, you will play a central role in supporting the Management Team in Sweden by managing calendars, coordinating meetings and making seamless travel arrangements, ensuring that our Management Team members are in the right place at the right time. You will be a part of an assistant team and report to Head of the CEO´s Office.

Your main areas and responsibilities:

• Provide high-level administrative support, including calendar management, travel arrangements, and meeting coordination
• Prepare and organize meeting materials, such as presentations, agendas and reports
• Take minutes, follow up on action items, and ensure timely completion of tasks
• Be a primary connection point and liaison between the Management Team and both internal and external stakeholders
• Schedule and coordinate meetings and off-site events for the Management Team members
• Handle expense-, travel and similar administrative reporting
• Take part in planning company initiatives, personnel events and special projects, to foster collaboration and teamwork
• Embrace a mindset of continuous improvement, proactively seeking and introducing innovative and smarter ways of working

This position is based in Stockholm, and occasional travel may be required, primarily within the Nordics.

Your qualifications

• At least five years´ experience in a similar position supporting C-level executives or senior management, preferably in an international environment and/or a regulated business within the financial services
• Strong communication skills in both Swedish and English, other languages are considered an asset
• Proficient in Microsoft Office and SharePoint and other relevant tools
• Confident working with multiple stakeholders and tight deadlines

Your personal characteristics

• Proactive problem-solver and a master of organization, with a strong attention to detail and accuracy
• Adaptable and comfortable handling ad-hoc tasks and unexpected challenges
• Positive, Initiative-driven, solution-oriented, and always curious about new projects and ideas
• Trusted teamplayer bringing positivity and initiative to every challenge and enjoys building relationships across the organization
• Professional and trustworthy, with a high level of integrity
• Able to work both independently and collaboratively, confident working with multiple stakeholders and tight deadlines

Why Work at Euroclear Sweden and what we offer you?
At Euroclear Sweden and in this position you will be a key contributor to a high-performing management team and part of a company and culture that values innovation and continuous improvement. As part of a global organization, there are fantastic opportunities to develop and work with colleagues from around the world, gaining insights into global financial markets.

Euroclear Sweden strives to be a learning organization with excellent opportunities for professional development and has a comprehensive benefits package. Here, you have the chance to grow and advance in your field. By working at Euroclear Sweden, you contribute to strengthening and digitalizing the Swedish financial market, which has a positive impact on society. Be part of becoming the Heart of the Nordic Financial Market.

Contact and application
In this recruitment process, Euroclear is supported by Jurek Recruitment & Consulting. Interviews will be conducted on an ongoing basis, and we look forward to receiving your application as soon as possible via www.jurek.se. Please note that we do not accept applications by mail.

If you have any questions regarding the process or position, please contact the Recruitment Consultant at Jurek, Cecilia Strååt at cecilia.straat@jurek.se, or Search assistant Bano Mohammad at bano.mohammad@jurek.se.

Welcome with your application!

About Euroclear Sweden
Euroclear Sweden is a central player in the Swedish financial market and part of the global Euroclear group. The company offers innovative solutions for securities management and clearing services, enabling businesses to efficiently handle and register transactions involving Swedish stocks and fixed-income securities. Visa mindre

Vi på Jurek vill gärna komma i kontakt med dig som är intresserad av interimsuppdrag som Executive Assistant.

Vi samarbetar med flera kunder i Stockholmsområdet som av olika anledningar är i behov av support från skickliga Executive Assistants. Vår kundkrets består till stor del av organisationer inom Professional Services men även av andra små- till mellanstora bolag som har behov av administrativ support till managementteam, ledningsgrupp och styrelse.

Vi söker dig som har gedigen erfarenhet inom rollen som Executive Assistant och är skicklig i din administrativa support. Du är en person som trivs med att arbeta konsultativt – du är van vid att arbeta självständigt och sätter dig snabbt in i nya områden och situationer. Hos våra kunder har du möjlighet att bredda din kompetens och fortsätta utvecklas i din yrkesroll.

Din intresseanmälan
Jurek erbjuder dig som konsult spännande utmaningar där du ges möjlighet att utvecklas inom din roll. Vi värnar om dig som konsult och strävar efter långsiktiga samarbeten både med kunder och konsulter. Som konsult hos oss ges du, förutom spännande uppdrag, möjlighet att dela din resa med andra konsulter. Vi anordnar regelbundet tillfällen för er att mötas genom seminarier och roliga konsultaktiviteter. Självklart kommer du också ha en dedikerad kontaktperson hos oss på Jurek, som finns där som bollplank och stöd. Du kan själv välja om du vill samarbeta med oss som underkonsult eller föredrar en anställning hos oss – där vi förstås erbjuder kollektivavtal.

Uppdragen kan variera i längd och omfattning. Idag består vår kundkrets i första hand av små och medelstora företag och organisationer, både nationella och internationella, med höga krav på både medarbetare och leverantörer. Engagemang är ett nyckelord för oss. Vi älskar vårt jobb och vi vill arbeta med människor som känner likadant.

Är du intresserad av att höra mer om våra konsultuppdrag och hur det är att jobba via oss, kontakta ansvarig konsultchef Hedda Grenlöv på hedda.grenlov@jurek.se

När du registrerar dina uppgifter nedan hamnar du i vårt nätverk av konsulter och kan då matchas med uppdrag som kommer in till oss på Jurek. Även om du inte hör av oss direkt kan du fortfarande vara aktuell för framtida konsultuppdrag.

Vi ser fram emot din kontakt snarast möjligt! Visa mindre

Vi söker en Executive assistant för ett vikariat på ett år till ett växande miljardbolag med kontor centralt i Stockholm City. Det här är en roll för dig som trivs nära besluten, gillar att få saker att hända och vill vara en central del av ett ambitiöst team.
Rollen
Som Executive Assistant blir du en nyckelperson i organisationen och ett viktigt stöd till VD och CFO. Du säkerställer att vardagen flyter smidigt och bidrar med struktur, initiativförmåga och ett professionellt bemötande i alla lägen. Det här är en tjänst som både har administrativa ansvarsområden men också mer komplicerade uppgifter som kräver en naturlig nyfikenhet och initiativförmåga.
Dina arbetsuppgifter kommer att variera och kan bland annat omfatta:
Proaktiv kalender- och möteskoordinering för VD och CFO
Förberedelse av material, presentationer och beslutsunderlag
Planering av resor, event och interna möten
Samordning av lednings- och styrelseadministration
Ansvar för kontorsmiljö, leverantörer och trivselaktiviteter
Onboarding och praktiskt HR-stöd för medarbetare
Projektstöd i interna initiativ, kommunikation och processförbättringar

 
Vem är du?
Du är en naturlig koordinator med känsla för både detaljer och helhet. Du har erfarenhet från en liknande roll, gärna i en entreprenöriell och professionell miljö. Du trivs i en dynamisk vardag där du får kombinera administration, kommunikation och problemlösning.
Vi tror att du:
Är strukturerad, självgående och lösningsorienterad
Har integritet och trivs med förtroendefulla relationer
Har hög känsla för service och professionalism
Kommunicerar obehindrat på svenska och engelska, både i tal och skrift
Har mycket goda kunskaper i Office-paketet och digitala verktyg

 
Vi erbjuder
En central och varierad roll i ett sammansvetsat team med högt tempo och stort engagemang. Här får du arbeta nära beslutsfattare, vara del av viktiga initiativ och bidra till att forma hur verksamheten fungerar i praktiken.
Tjänsten är baserad på koncernens huvudkontor i Stockholm city och kräver fysisk närvaro på kontoret. Tjänsten är på heltid i ett år med start i november.
 
Om anställningen:
I den här rollen blir du anställd av Needo och får en fast månadslön och förmåner enligt kollektivavtal. Du har en konsultchef som stöd och vi hanterar allt praktiskt så att du kan utföra ditt arbete så smidigt som möjligt. Vi ser fram emot din ansökan! Visa mindre

Vill du arbeta tillsammans med Sveriges största skogsägare – ett företag som varje dag arbetar för att bruka och vårda våra gemensamma skogar på ett hållbart sätt? Som VD-assistent hos Sveaskog får du en central och varierad roll där du bidrar till att skapa struktur, ordning och kvalitet i ledningens arbete.

 


Vi erbjuder

Att arbeta på Sveaskog innebär stor frihet samtidigt som du förväntas ta ansvar, visa mod och vara nyfiken. I allas uppdrag ingår att ta ansvar för sin egen och verksamhetens utveckling samt att vara en lagspelare och bra kollega.  



Vi kallar det aktivt medarbetarskap. Vi erbjuder dig attraktiva förmåner och en arbetsplats som kännetecknas av en vilja att du ska lyckas, där jämställdhet och hållbart arbetsliv står högt på agendan. Sveaskog eftersträvar mångfald och en jämn könsfördelning inom alla yrken i företaget.


Om tjänsten

Som VD-assistent har du en varierad roll och ansvar för att ge administrativt stöd till VD, koncernledning och styrelse. Rollen innebär en kombination av strategiskt ledningsstöd och operativ administration, där du blir en central person i planering och genomförande av företagets möten, resor och evenemang. Vi ser gärna att du delar Sveaskogs värderingar som är; Mod, Nyfikenhet och Ansvar.



Du rapporterar till Head of Facility Operations och arbetar nära både HR & kontorschef.

 

Dina huvudsakliga ansvarsområden:
Samordna VD:s kalender, mötesbokningar, mail och resor
Förbereda och distribuera styrelse- och ledningsmaterial
Protokollföra och följa upp beslut och action points
Planera styrelseresor, konferenser och interna event
Budget- och fakturahantering kopplat till VD:s verksamhet
Administrativt stöd till styrelsen och koncernledningen

Om dig

Vi söker dig med ett par års erfarenhet som VD-assistent eller i liknande roll, gärna i en större organisation. Du har god förståelse för lednings- och styrelsearbete, mycket goda kunskaper i Office 365, samt goda kunskaper i svenska och engelska.



För att lyckas i rollen tror vi att du är självgående, strukturerad, kvalitetsmedveten och kommunikativ och du trivs i en miljö där det är högt i tak och där det råder en prestigelöshet.

Du trivs med att ha eget ansvar, är trygg i att ta initiativ och du kan hantera både högt tempo och komplexa sammanhang.


Vill du bli vår kollega?

I den här rekryteringen samarbetar Sveaskog med OnePartnerGroup Stockholm. Tillträde så snart som möjligt men det viktigaste är att hitta rätt person. Placering är på Sveaskogs huvudkontor på Wallingatan 2.





Vänta inte med att skicka in din ansökan då vi går igenom kandidater löpande och tjänsten kan komma att tillsättas före sista ansökningsdatum. Vi tar inte emot ansökningarna via mail.  

Om du går vidare i processen kommer du att få genomföra två arbetspsykologiska tester. Detta för att vi ska kunna göra den bästa matchningen av kandidater.

Har du frågor om tjänsten eller undrar hur processen ser ut framöver är du välkommen att kontakta ansvariga rekryteringskonsulter Christina Stenbeck på christina.stenbeck@onepartnergroup.se eller Josefine Blomkvist på josefine.blomkvist@onepartnergroup.se





Fackliga kontaktpersoner är för Ledarna Thomas Esbjörnsson, tel 010-544 99 75, för Akademikerföreningen Sara Östh, tel 010-544 97 11 och för Unionen Stig Sjöberg 08-655 90 58.


Om Sveaskog

Sveaskog är Sveriges största skogsägare och ägs av svenska staten. Bolaget äger 14 procent av Sveriges skogsmarker och har cirka 800 medarbetare runt om i landet. Våra kontor finns från Tärendö i norr till Osby i söder.



Vill du veta mer om vår verksamhet, besök vår hemsida www.sveaskog.se Visa mindre

Vill du arbeta i en internationell miljö med högt tempo, professionella kollegor och varierande arbetsuppgifter? Nu söker vi en strukturerad och serviceinriktad administrativ stjärna till ett globalt bolag inom private equity med kontor i centrala Stockholm. Du kommer att spela en nyckelroll i att stötta ett team av specialister och bidra till att kontoret fungerar smidigt i det dagliga arbetet.

Arbetsuppgifter 

I rollen kommer du att ha ett brett administrativt ansvar och vara en viktig del i att få kontoret att fungera smidigt. Arbetsuppgifterna kommer bland annat att innebära att: 

• Ge administrativt stöd till ett team
• Hantera kalendrar, boka möten och planera resor
• Sköta utläggsrapportering och fakturahantering
• Ta emot besökare och bemanna receptionen
• Koordinera möten, konferensrum och kontorslogistik
• Hålla kök, konferensrum och kontorsytor i ordning

Vem är du? 
Vi söker dig som har 2–5 års erfarenhet av administrativt arbete i en professionell miljö. Du är flytande i både svenska och engelska, har goda kunskaper i MS Office och är van vid digitala mötesverktyg. Du är strukturerad, lösningsorienterad och har lätt för att samarbeta. Erfarenhet av system som Nexonia, Zoom och DealCloud är meriterande men inget krav.

Du erbjuds
Det här är en möjlighet för dig som vill arbeta i en internationell miljö med högt tempo och stor variation i arbetsuppgifterna. Du får en central roll i ett globalt bolag med professionella och engagerade kollegor, där din insats gör verklig skillnad i det dagliga arbetet. Kontoret är beläget i hjärtat av Stockholm med goda kommunikationsmöjligheter, och du erbjuds en arbetsplats med öppet klimat, hög trivsel och god struktur. Här finns även möjlighet att utvecklas inom din roll och ta ett brett ansvar i en dynamisk organisation. 

Förväntat startdatum är i början av november eller enligt överenskommelse. Urvalsprocessen och intervjuer sker löpande och du är varmt välkommen med din ansökan så snart som möjligt via www.jurek.se. Vid frågor angående tjänsten kontakta gärna Hedda Grenlöv på hedda.grenlov@jurek.se. Visa mindre

Vårt uppdrag berör hela samhället. Vi bidrar till en hållbar digitalisering, där offensiv innovation kombineras med ett starkt integritetsskydd. Vill du också arbeta för ett tryggt informationssamhälle med viktiga frågor om dataskydd och kamerabevakning? Då ska du söka jobb hos oss
IMY söker nu en chefsassistent som vill vara med och administrativt stötta chefer i myndighetens ledningsgrupp.

Arbetsuppgifter

Som chefsassistent på IMY har du ett arbete med stort eget ansvar i en miljö som befinner sig i ständig utveckling. Du arbetar huvudsakligen med att administrativt stödja cheferna i myndighetens ledningsgrupp. Dina arbetsuppgifter kommer omfatta att utforma och hantera dokumentation och underlag till exempel till presentationer och inför beslut.  Du kommer även stötta chefer med planering, upphandla och göra mindre inköp, diarieföring, möteskoordinering samt mötesadministration. Som assistent kan du också komma att delta i arbetet med att utveckla och förbättra de administrativa processerna så att chefernas administrativa arbete effektiviseras och förenklas. Du arbetar proaktivt i hela arbetsflödet med uppföljning och kvalitetssäkring.

Du kommer arbeta i nära samarbete med kontorsansvarig och generaldirektörens sekreterare. Vid generaldirektörens sekreterares frånvaro kommer du även att avlasta dennes arbetsuppgifter vid behov.


Kvalifikationer

Vi söker dig som har gymnasieexamen samt god erfarenhet av liknande roll, exempelvis i rollen som assistent till ledningsgrupp eller till generaldirektör. Du har erfarenhet av liknande arbetsuppgifter inom statlig myndighet, av arbete där flera olika administrativa arbetsuppgifter ska hanteras parallellt och har verkat i en roll som förutsätter många kontaktytor.

Du har goda IT-kunskaper och arbetar obehindrat med Office-paketet. Du har mycket goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift.

Vi ser det som meriterande om du har erfarenhet av att arbeta med diarieföring i diariesystem, gärna platina, samt erfarenhet av fakturahantering.  


Dina personliga egenskaper

Som person är du serviceorienterad, tillmötesgående och har ett positivt förhållningssätt. Du är ansvarstagande och noggrann och trivs i en roll med variation i arbetsuppgifter och arbetstempo. Du arbetar proaktivt och är van att lösa problem och själv göra prioriteringar beroende på hur arbetssituationen ser ut. Du är resultatinriktad, kvalitetsmedveten och håller tidplaner, även vid högre arbetsbelastning.

Du är van vid att arbeta självständigt, tar fram effektiva rutiner och driver ditt arbete framåt med stort engagemang även när förutsättningarna snabbt förändras. Du har lätt för att samarbeta med andra och trivs i en roll där du har ett stort kontaktnät. Du förstår värdet av förtroendefulla relationer och kommunicerar med andra på ett tydligt och samarbetsvänligt sätt.

Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper i den här rekryteringen.


Tjänsten

Tjänsten är en tillsvidareanställning, heltid, med provanställning på 6 månader. Tjänsten är placerad GD-staben och du rapporterar till stabschefen. Arbetet utgår från våra trevliga aktivitetsbaserade lokaler centralt i Stockholm. Resor i tjänsten kan förekomma.


Frågor om tjänsten

För ytterligare information om tjänsten och rekryteringsprocessen, kontakta gärna


• Stabschef Elin Almqvist, 08-515 154 14
• HR-specialist Rebecca Svanedal, 08-657 61 05
• Facklig företrädare, Olivia Törnell Andersson (Saco-S), 08-515 145 13

Hur ansöker jag?

Sista dag för ansökan är den 26 oktober 2025. Din ansökan registrerar du enligt anvisning på imy.se/ledigajobb. Tjänstens referens IMY-2025-19454.

När beslut om tillsättning har fattats meddelas detta på IMY:s anslagstavla. Inför rekryteringen har vi noga övervägt våra annonseringsvägar och vill därför inte bli kontaktade av rekryterings- och annonsförsäljare. Visa mindre

Sök konsultuppdraget som projektkoordinator och bli en nyckelperson i ett team inom ett stort bolag verksamt inom energisektorn i Stockholm!

OM TJÄNSTEN
Vi söker dig som kan ta rollen som spindeln i nätet och effektivt hantera flödet av informationsförfrågningar mellan olika organisationsdelar och projekt. Du kommer att tillhöra en avdelning som arbetar med administration och stöttar ledningen.

Som projektkoordinator är din huvuduppgift att säkerställa ett effektivt informationsflöde. Du kommer att fungera som en central kontaktperson mellan de interna projekt som efterfrågar information och de olika organisationsdelar eller dotterbolag som ska leverera den. Detta innebär att du kommer att koordinera dessa leveranser, arbeta nära ledningsgrupperna i dotterbolagen och aktivt följa upp att materialet levereras i tid. Vidare har du ansvar för att förtydliga eventuella oklara förfrågningar och att genomgående säkerställa kvaliteten på allt material som levereras.

Omfattningen på konsultuppdraget är 50% och du förväntas kunna jobba 4h varje dag måndag-fredag. Önskad start är omgående och uppdraget sträcker sig till februari 2026. Din arbetsplats ligger i nära anslutning till bra kommunikationsmöjligheter i Solna och du utgår från kontoret.

ARBETSUPPGIFTER

Arbetsuppgifter


* Agera SPOC för alla inkommande informationsförfrågningar
* Koordinera och driva leveranser från bolagets dotterbolag
* Säkerställ kvaliteten på det levererade informationsmaterialet
* Följ upp leveranserna och förtydliga vid behov förfrågningarna
* Fungera som en viktig länk mellan beställande projekt och levererande organisationer


VI SÖKER DIG SOM
- Avslutad universitetsexamen inom lämpligt område
- Erfarenhet av att driva och koordinera aktiviteter och projekt
- Förmåga att organisera och strukturera information
- Erfarenhet av Stakeholder Management
- Mycket goda språkkunskaper i svenska och engelska

För att lyckas i rollen har du följande personliga egenskaper:
- Målmedveten
- Ordningsam
- Ansvarstagande

Vår rekryteringsprocess

Vi tillämpar löpande urval och kommer plocka ner annonsen när tillräckligt många kandidater har nått slutskedet i rekryteringsprocessen. Vid ansökan efterfrågas ett Cv. Personligt brev använder vi inte som urvalsmetod och behöver därför inte bifogas. Rekryteringsprocessen innehåller två urvalstest: ett personlighetstest och ett test i kognitiv förmåga. Testerna är ett verktyg för att kunna hitta den kandidat med högst potential för tjänsten samt främja jämlikhet, mångfald och en rättvis rekryteringsprocess.

För våra deltidstjänster behöver du som sökande en annan huvudsaklig sysselsättning på minst 50 %, detta kan till exempel vara studier eller en annan anställning. (t. ex. studier, annan anställning, eget företagande, föräldraledighet eller liknande).

INFORMATION OM FÖRETAGET
N/A Visa mindre

SNABBFAKTA
Omfattning: Heltid Arbetstider: 09.00 - 18.00 Ort: Centrala Stockholm Startdatum: Omgående Uppdragslängd: Initialt 2 månader med eventuell chans till förlängning Anställningsform: Särskild visstidsanställning
DIN FRAMTIDA ARBETSPLATS
Vi söker dig som vill arbeta som Executive Assistant hos vår kund, ett svenskt riskkapitalbolag där du utgår från deras kontor beläget i centrala Stockholm. Uppdraget löper initialt över 2 månader, men finns eventuella möjligheter till förlängning. 

DIN ROLL
Som Executive Assistant får du en bred och omväxlande roll där ingen dag är den andra lik. Du kommer att spela en viktig roll i att stötta och underlätta arbetet för företagets COO, en nyckelperson i organisationen. Rollen kräver både självständighet och ansvarstagande, och du blir snabbt en central del av det dagliga arbetet.
Kundens COO är baserad på kontoret i London, och engelska är därför det huvudspråk du använder i det dagliga samarbetet.
Tjänsten är koordinerande, assisterande och en supporterande roll och kommer innebära arbetsuppgifter som exempelvis:
Kalender- och möteshantering
Resebokningar
Mailhantering
Kvittohantering
Beställning av luncher
Administrativt arbete


VEM ÄR DU? 
Du är social, kommunikativ och strukturerad. Du uppmärksammar detaljer och engagerar dig i dina arbetsuppgifter för att uppnå högsta möjliga servicenivå. Vidare har du en professionell attityd och ett utpräglat ordningssinne. Du har en lösningsorienterad approach och trivs i en problemlösande roll. För att trivas och lyckas i rollen är det viktigt att du är effektiv, flexibel och har en allt är möjligt-attityd. Vi ser gärna att du som söker:
Har tidigare erfarenhet som Executive Assistant eller liknande assisterande tjänst
Har goda kunskaper i Officepaketet
Kan uttrycka dig mycket väl i både svenska och engelska i både tal och skrift


VAD ERBJUDER VI?
Som anställd på Inte Bara Post Bemanning får du en konsultchef som blir ditt bollplank och coach under hela anställningen. Som konsult blir du också en del i vårt konsultnätverk RPB Insights. RPB Insights ger dig utbildning och utveckling i form av föreläsningar, workshops, nätverksträffar och andra sociala tillställningar. Det ger dig också en möjlighet att träffa andra konsulter. Vi erbjuder alla våra konsulter friskvård.
ÖVRIG INFORMATION
Den här rekryteringsprocessen hanteras av Inte Bara Post Bemanning och vår kunds önskemål är att alla samtal och mail kring tjänsten går till oss. Du kommer att vara anställd av oss på Inte Bara Post Bemanning och blir uthyrd till vår kund.
Sök tjänsten genom att klicka på Skicka ansökan. Vi går igenom urvalet löpande och annonsen kan stängas ner innan tjänsten är tillsatt om vi gått över till urvals- och intervjufasen.
I denna rekryteringsprocess utförs bakgrundskontroll och referenstagning.
Vi tar inte emot ansökningar via mail men har du specifika frågor kring tjänsten besvaras dessa på rekrytering@rpbemanning.se. Skriv vilken tjänst det gäller i ditt mail och länka gärna till annonsen. Visa mindre

Vi söker nu en strukturerad och prestigelös organisationssekreterare till en ideell aktör med stark förankring inom vårdsektorn. Vill du ha ett meningsfullt och varierat uppdrag där du får bidra till bättre vård och hälsa i samhället? In med din ansökan idag!

OM TJÄNSTEN
Som organisationssekreterare blir du en viktig funktion i att hålla ihop och stödja organisationens interna arbete. Du ansvarar för att planera och samordna möten inom organisationens beslutande struktur, och ser till att dokumentation, kommunikation och praktiska detaljer fungerar smidigt. Rollen innebär också att vara ett stöd i stadgefrågor och att ha kontakt med föreningar inom organisationen.

Du arbetar nära både förtroendevalda och kollegor på kansliet, och blir en nyckelperson i att skapa struktur och kontinuitet i verksamheten. Arbetet kräver god organisationsförmåga, samarbetsvilja och en förståelse för hur ideella organisationer fungerar.

Detta är ett konsultuppdrag som sträcker sig ca ett år.

Du erbjuds
Vår kund erbjuder en stimulerande arbetsplats med goda utvecklingsmöjligheter och en kultur som värdesätter samarbete och engagemang. Här får du chansen att växa professionellt och bidra till en meningsfull verksamhet.

ARBETSUPPGIFTER

Arbetsuppgifter


* Hantera kalenderbokningar och möteskoordinering.
* Förbereda presentationer och rapporter för ledningsgruppen.
* Ansvara för intern och extern korrespondens samt dokumenthantering.
* Supportera ledningsgruppen med diverse administrativa uppgifter.
* Organisera och koordinera interna event och möten.
* Samarbeta tätt med kollegor på kansliet och fungera som en viktig länk mellan olika delar av organisationen.


VI SÖKER DIG SOM
- Har tidigare erfarenhet av administrativt arbete och kontorsrutiner.
- Har erfarenhet från föreningsliv, offentlig sektor eller liknande.
- Har en akademisk utbildning inom juridik, statsvetenskap, ekonomi eller motsvarande.
- Flytande i svenska och engelska, i både tal och skrift.
- Har kunskap i Microsoft Office-paketet (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

Det är meriterande om du har
- Tidigare engagemang i exempelvis studentkår, BRF eller annan förening.

Vi söker dig som har god förmåga att planera, organisera och prioritera arbetsuppgifter.

Vår rekryteringsprocess

Denna rekryteringsprocess hanteras av Academic Work och vår kunds önskemål är att alla frågor rörande tjänsten skickas till Academic Work.

Vi tillämpar löpande urval och kommer plocka ner annonsen när tillräckligt många kandidater har nått slutskedet i rekryteringsprocessen. Vid ansökan efterfrågas ett CV. Personligt brev använder vi inte som urvalsmetod och behöver därför inte bifogas. Rekryteringsprocessen innehåller två urvalstest: ett personlighetstest och ett test i kognitiv förmåga. Testerna är ett verktyg för att kunna hitta den kandidat med högst potential för tjänsten samt främja jämlikhet, mångfald och en rättvis rekryteringsprocess.

INFORMATION OM FÖRETAGET
N/A Visa mindre

Vi söker nu en sekreterare med tidigare erfarenhet av liknande arbete för Deltidsarbete.
Arbetet består av sedvanliga sekreteraruppgifter såsom att bevaka frister, hämta och hantera post, svara i telefonen, boka tolk, skicka klientbrev, ta emot klienterna som kommer till byrån och liknande.
Det är viktigt att du kan överblicka en större mängd information och samtidigt ha en känsla för detaljer. Du kommer ha daglig kontakt med, myndigheter och klienter.
Välkommen med din ansökan!
Det är därför viktigt att du besitter social kompetens och har ett inre driv. Krav är att du behärskar svenska
info@nordic-work.com Visa mindre

Är du en strukturerad och självgående person som gillar att ha koll på detaljer och få saker att hända? För kunds räkning söker vi en Office Manager till ett industribolag med internationell verksamhet – en roll där du får stort ansvar och möjlighet att bidra till en välfungerande och professionell kontorsmiljö.

Arbetsuppgifter
I rollen som Office Manager får du en bred och varierad vardag med fokus på att skapa struktur och service i det dagliga arbetet. Du är en viktig länk i organisationen och har kontakt med både interna och externa parter.

Exempel på arbetsuppgifter:

• Säkerställa att kontoret är välfungerande och trivsamt
• Hantera leveranser, inköp och kontakt med leverantörer¨
• Administrativ support mot koncernledning
• Koordinera resor och visumhantering
• Assistera vid notarieärenden
• Förberedelser inför lednings- och styrelsemöten (lunch, fika, mötesrum)

Vem är du?
Vi söker dig som är trygg i din yrkesroll, har hög integritet och trivs med att arbeta självständigt. Du är orädd, har god analytisk förmåga och är van vid att driva projekt och förbättringsinitiativ. Du har ett öga för detaljer och gillar att skapa ordning och struktur.

Vi ser att du har minst ett par års erfarenhet i en liknande roll. Du kommer arbeta i en internationell kontext, varför det är av vikt att du kommunicerar obehindrat på både svenska och engelska.

Vi Erbjuder
Det här är ett deltidsuppdrag på cirka 75% under 6 månader, med mycket goda möjligheter till överrekrytering. Tjänsten är placerad i centrala Stockholm.
Du får möjlighet att arbeta tillsammans med mycket kompetenta kollegor inom en stabil och trygg koncern. Du kommer arbeta nära koncernledningen och får möjlighet att påverka och forma din roll.

Urval och intervjuer sker löpande – varmt välkommen med din ansökan så snart som möjligt. Vid frågor kring tjänsten, kontakta gärna ansvarig konsultchef Evelina Thimper evelina.thimper@jurek.se eller Hedda Grenlöv hedda.grenlov@jurek.se

Konsult hos Jurek
Som konsult hos Jurek får du möjlighet att arbeta med ledande arbetsgivare i olika branscher, samtidigt som du har en dedikerad konsultchef vid din sida. Du blir också en del av vårt nätverk med träffar och aktiviteter året runt. Jurek utsågs till en av Sveriges 100 mest attraktiva arbetsgivare 2024 – något vi är stolta över.
Nyfiken på hur det är att konsulta hos oss? Läs mer här: https://jurek.se/konsult-hos-oss-pa-jurek Visa mindre

Vill du bidra till ett meningsfullt arbete i en organisation där mångfacetterade och intressanta frågor står i fokus? Vi söker nu en strukturerad och serviceinriktad administratör som vill vara en viktig resurs på avdelningen.

Om tjänsten
Som administratör kommer du att stödja medarbetare både på den egna enheten och andra enheter, och vara en nyckelperson i att skapa struktur och ordning. Arbetsuppgifterna är varierande och innebär bland annat:


• Hantering av avtal och avrop kopplat till experter och konferenser
• Diarieföring
• Bevakning av funktionsbrevlådan
• Arrangera och förbereda möten, både interna och externa, samt delta och föra anteckningar
• Stöd till projekt, exempelvis med mappstruktur, enkäter och andra administrativa underlag

På enheten för nationella riktlinjer 1 och systerenheten nationella riktlinjer 2 arbetar vi med en bredd av frågor, däribland utvecklingsarbete på cancerområdet, nationella riktlinjer på en rad områden och rekommendationer om nationella screeningprogram. Det övergripande målet är att bidra till att beslutsfattare, chefer och personal inom hälso- och sjukvård, tandvård och socialtjänst arbetar utifrån bästa tillgängliga kunskap och erbjuder vård och insatser på lika villkor till hela befolkningen. På enheterna strävar vi efter att ta vara på allas kompetens. Genom dialog och respekt skapar vi goda förutsättningar för personlig utveckling.

Vi är drivna och samarbetsinriktade. Vi hjälper varandra för att nå så bra resultat som möjligt.

Om dig
För att trivas i rollen ser vi att du är initiativtagande, lösningsorienterad och självgående. Du är hjälpsam och prestigelös och trivs i en stödjande roll. Du har också god förmåga att planera ditt arbete och genomför det på ett noggrant sätt. Då rollen innebär många kontaktytor, är du en person som trivs med att bygga relationer och att arbeta tillsammans med andra.

Vid rekryteringen kommer vi att lägga stor vikt vid dina personliga egenskaper.

Vi söker dig som har


• Slutförd gymnasieutbildning eller motsvarande
• Minst ett års aktuell erfarenhet av liknande administrativt arbete
• God förmåga att uttrycka dig på svenska i tal och skrift
• Goda kunskaper i Office-paketet
• Mycket god förmåga att lära dig, använda och förstå digitala verktyg och system

Det är meriterande om du har


• Aktuell och relevant erfarenhet av liknande administrativt arbete inom offentlig sektor
• Erfarenhet av att arrangera möten och av arbetet inför, under och efter
• Erfarenhet av avrop från avtal eller

Bra att veta

Anställningen är tillsvidare och inleds med provanställning i sex månader. Du utgår ifrån kontoret på Västerbroplan i Stockholm, men har möjlighet att arbeta på distans upp till 2 dagar i veckan. Din tjänstetitel blir administratör och din placering är på Avdelningen för kunskapsstyrning för hälso- och sjukvård och på Enheten för nationella riktlinjer 1.

När du ansöker får du besvara ett antal urvalsfrågor som är kopplade till kravprofilen i annonsen. Dina svar används som en del i urvalsarbetet och kan avgöra om du går vidare i rekryteringsprocessen eller inte. Det är därför viktigt att du svarar så utförligt och tydligt som möjligt. Vi använder inte personliga brev vid urvalet, utan du ska endast bifoga ditt CV.

Arbetsprov kan komma att genomföras i den här rekryteringen.

Om du har frågor om tjänsten, kontakta enhetschef Sofia von Malortie på sofia.vonmalortie@socialstyrelsen.se. Vid frågor om rekryteringsprocessen, kontakta personalspecialist Emily Wadman, emily.wadman@socialstyrelsen.se.

Facklig företrädare för SACO-S är Isabelle Ålander, isabelle.alander@socialstyrelsen.se Facklig företrädare för ST/OFR är Anders Nordlund, anders.nordlund@socialstyrelsen.se Samtliga nås på telefonnummer 075-247 30 00.

Har du skyddad identitet? Kontakta angiven personalspecialist ovan.

Välkommen med din ansökan senast den 8e oktober. Visa mindre

Arbetsbeskrivning
Nu söker vi en uthyrningskoordinator/assistent på deltid, till vår kund i centrala Stockholm, som arbetar inom fastighetsbranschen. Du studerar sannolikt till mäklare, förvaltare eller liknande och har ett stort intresse för fastighetsbranschen. Du är en stjärna på att ge service och är inte rädd för att ta egna initiativ och lyfta lur. Som person är du positiv,driven och har ett professionellt förhållningssätt. Detta är ett konsultuppdrag på 1-2 dagar i veckan enligt överenskommelse, fram till jul initialt, men med möjlighet till förlängning. Arbetstid 8-17. Start omgående eller så snart som möjligt.

Ansvarsområden
Hålla visningar
Hantera intresseanmälningar i CRM
Viss uppsökande verksamhet. Ex. ringlista, intressebank i CRM mm.
Enklare marknadsundersökningar
Lämna över kund till uthyrare vid skarpt läge kring förhandling
Fortsatt kontakt med kund mellan signering och tillträde


Kvalifikationer
Grundläggande kunskap inom fastigheter och administration
Studerar eller har studerat till mäklare, förvaltare eller liknande
Erfarenhet av att arbeta inom service
Meriterande är om du har arbetat en liknande roll


Om företaget

Randstad
På Randstad vet vi att alla människor har en plats på arbetsmarknaden. Med verksamhet över hela landet och inom alla kompetensområden hjälper vi människor att hitta ett jobb som känns bra, och där de får möjlighet att växa, utvecklas och uppnå sin fulla potential.

Med närmare 600 000 anställda i 38 länder är Randstad världsledande inom HR-tjänster, med målsättningen att bli världens främsta och mest uppskattade partner på arbetsmarknaden. Genom att kombinera vår passion för människor med kraften i dagens teknologi hjälper vi människor och företag att uppnå deras fulla potential. Vi kallar det Human Forward. Visa mindre

Are you enthusiastic about managing a high volume of administrative tasks and eager to join a dynamic, high-performing team? Are you ready to embrace the ever-evolving challenges within a prestigious international investment bank? We are currently assisting our client in their search for a dedicated individual to fill the role of Executive Administrative Assistant.

OM TJÄNSTEN
As an Executive Administrative Assistant within the Commercial & Investment Bank, you will primarily undertake a wide range of Executive Assistant duties for a team of stakeholders, requiring a high level of confidentiality, a strong work ethic, and a pragmatic approach. Your responsibilities will include complex diary management, coordinating numerous meetings, handling expenses, and addressing ad hoc tasks for your stakeholders. We seek applicants with a solid background as a Senior Executive Assistant, equipped with the flexibility to thrive in this demanding role. The core of this position revolves around administration and communication, necessitating interaction with both internal and external clients, peers, and international colleagues. Previous experience in similar tasks is essential for success in this role.

What we offer
You will have the opportunity to work in an international environment with growth potential within your role, gaining  invaluable experience in a global investment bank.  You will also work with a dedicated consultant manager and receive Academic Works benefits and health care allowance.

ARBETSUPPGIFTER

Work tasks

Advanced Diary Management: Proactively manage complex diaries to facilitate the swift arrangement of client meetings.
Email Management: Handle a high volume of complex emails efficiently (where applicable).

Client Interaction: Serve as a client-facing representative, managing both internal and external client interactions, including gatekeeping in person and over the phone.

Meeting Coordination: Organise and set up meetings, conference calls, and Zoom sessions, both internally and externally.
Travel Arrangements: Finalise intricate travel plans, including coordination of flights, check-ins, visas, accommodation, and ground transportation logistics in accordance with corporate policy. Adapt quickly to frequent changes and prepare comprehensive travel itineraries.

Expense Management: Oversee expense processing through Concur, including reimbursements, personal amounts owed, and account reconciliations.

System Expertise: Utilise internal systems effectively, ensuring accurate data entry into management information systems and responsible for the precise collation of information for senior management.

Business Integration: Become an integral part of the business by understanding group priorities and meeting bankers' expectations.

VI SÖKER DIG SOM
To excel in this role, you should possess well-developed administrative skills and be comfortable acting as the central point of coordination. We expect you to manage multiple tasks effectively while maintaining focus and prioritising your workload in a fast-paced environment. Strong interpersonal skills and effective communication are vital. Proficiency in English is essential, and knowledge of Swedish is an advantage. Additionally, we value a proactive, 'can-do' attitude and strong time management abilities.

We’re looking for an experienced Executive Assistant with at least 5 years in the role, ideally with a background in supporting several stakeholders at once.

Essential Skills and Experience
- Expertise in client handling and relationship building with various stakeholders, including clients, bankers, and coverage groups.
- Proficient in complex diary management, demonstrating sound judgement and understanding of competing priorities.
- Strong executive communication style.
- Experience in organising travel arrangements, creating accurate itineraries, and planning contingencies; adept at navigating systems to optimise travel efficiency.
- Proven ability to take initiative and demonstrate ownership of responsibilities.
- Familiarity with expense management, including processing expenses promptly and reconciling accounts accurately.
- A polished, professional demeanour; calm under pressure, with the ability to collaborate effectively with peers.
- A positive, constructive attitude towards managing bankers' schedules and optimising time management.
- Flexibility and openness to change.
- Ability to follow up independently and anticipate needs, demonstrating initiative and thoroughness.
- High attention to detail and commitment to delivering quality results.
- A team player who can cultivate networks and work collaboratively; solution-oriented.
- Ability to manage expectations through proactive communication across various organisational levels.
- Quick to understand the political landscape and key individuals within the organisation.
- Excellent proficiency in English and Swedish at a professional level.
- Significant experience in a similar role.
- Adaptable, communicative, and alert.
We consider it advantageous if you have prior experience in an international work environment or possess some financial experience or interest in the banking sector.

To succeed in the role, your personal skills are:
- Adaptable and structured
- Self-sufficient and proactive
- Cooperative with strong interpersonal skills

Please attach your CV in English in your application.

Our recruitment process

This recruitment process is handled by Academic Work and it is our client’s wish that all questions regarding the position is directed to Academic Work.

Our selection process is continuous and the advert may close before the recruitment process is completed if we have moved forward to the next phase. The process includes two tests: one personality test and one cognitive test. The tests are tools to find the right talent for the right position, to enable equality, diversity, and a fair process.

INFORMATION OM FÖRETAGET
N/A Visa mindre

Your role: In this role, you will provide essential support with human resources tasks while also assisting executives with their day-to-day needs. Additionally, you will act as the Office Manager for our Stockholm Office, ensuring the smooth operation of the workspace and maintaining a welcoming, well-functioning environment. As this is a small office, the role spans across HR, executive support, and office management, making adaptability and versatility key to success. This position is suited for someone who is dependable, proactive, and thrives in a fast-paced company setting.
HR Assistance:
HR Support: Assist with recruitment efforts, including helping with new hire orientations and maintaining employee records.
Employee Well-being Oversight: Support employee well-being by organizing occasional team activities and wellness programs, and addressing any workplace-related concerns.
Assistance with HR Planning: Provide support for HR planning aligned with company goals, helping to foster a positive and innovative workplace culture.
Talent Acquisition and Development: Contribute to talent acquisition efforts, assisting in attracting and retaining skilled team members.

Executive Support Duties:
Project Assistance: Assist with and oversee administrative and organizational projects to support company goals, ensuring they meet deadlines and objectives.
Efficient Meeting Coordination: Coordinate executive meetings, including organizing and documenting key decisions to support actionable plans.
Seamless Internal Communication: Facilitate effective internal communication between leadership and the rest of the organization.
Contract and Document Management: Review and manage contracts and important documents, maintaining organization and accessibility for the executive team.
Stakeholder Engagement: Engage with stakeholders, including investors, clients, and partners, addressing their inquiries and concerns promptly to foster strong relationships.
Confidentiality and Discretion: Handle sensitive information with discretion, maintaining confidentiality, especially due to the regulated nature of the aviation industry.

Office Manager Duties:
Workspace Management: Ensure the Stockholm office runs smoothly, creating a professional and comfortable environment for employees and visitors.
Interior & Facilities Oversight: Manage the upkeep of office interiors, liaising with vendors, service providers, and landlords when necessary.
Supplies & Inventory: Oversee office supplies, kitchen stocks, and equipment, ensuring adequate availability and timely replenishment.
Health & Safety Compliance: Maintain a safe, compliant, and well-organized workspace, coordinating with relevant teams on safety protocols.
Event & Visitor Coordination: Support internal events and manage logistics for visitors to the Stockholm office.


Why You Could Be the Ideal Candidate: Your strong background in executive support, coupled with your organizational skills and attention to detail, makes you an excellent fit for this role. You bring a proactive approach and a readiness to navigate the fast-paced environment of a growing company. You're not just seeking a position; you're excited to contribute to a dynamic team and play a key role in helping the company achieve its goals.
Step Into a Role That Matters: If you are driven by the prospect of playing a crucial role in a company that is set to redefine the aviation IT industry, we would love to hear from you. Apply now to become our Executive Assistant & Office Manager, and let’s embark on this transformative journey together.
Application Authenticity Requirement: Please note that the use of AI tools for writing applications is not permitted. We are looking for candidates who can showcase their own skills, experiences, and personal insights in their application. We appreciate your understanding and encourage you to submit an authentic application that reflects your unique qualifications. Visa mindre

Business Assistant
Your mission
First point of contact for internal and external requests
Independent coordination and completion of office organization tasks
Answering and processing telephone calls, e-mails and mail
Coordinating and organizing appointments (telephone and video conferences, internal and external meetings, events, etc.) and hosting guests at meetings
Preparing documents for meetings and presentations
Supporting the on-site staff in administrative tasks
Travel planning, booking and accounting
Assumption of individual, specialist tasks after initial training



Your profile
Completed training, preferably in the commercial sector, the real estate industry or in the hotel industry
Work experience as a team or office assistant is an advantage
Excellent communication skills and ability to write clearly and concisely
Business fluent knowledge of Swedish
Good user skills of Microsoft Office (Outlook, Word and Excel as well as PowerPoint)
Positive, friendly and professional
High level of commitment, flexibility and customer orientation as well as organizational talent



Why us?
Dynamically growing company with flat hierarchies
A wide range of creative opportunities
Committed and motivated team
Training and development opportunities
Performance-based remuneration
Modern, attractive offices
Permanent employment with a 6-month probation



Notes regarding your application
We look forward to receiving your application!

Please fill out our online application form (https://empira.jobs.personio.de/job/2315220?language=de&display=en#apply) and upload your complete application documents. Once we have received your documents, we will send you a confirmation. We process your personal data in accordance with applicable data protection legislation, GDPR.


Please note that we can only accept applications submitted via the online form: https://empira.jobs.personio.de/job/2315220?language=de&display=en#apply.
Auf diese Stelle bewerben
About us
Become part of our success story
As an established and growth-oriented company, we are always on the lookout for professionals to enhance our team. We offer highly promising prospects in a professional and entrepreneurial team, with flexible structures, direct interaction, flat hierarchies and the opportunity for career development within the company. Provided you show a high degree of commitment, personal responsibility, integrity and team spirit as well as a high level of expertise, we look forward to receiving your application. Visa mindre

Vi leder vägen till ett hållbart arbetsliv – varje dag 

 




Avonova är Nordens ledande aktör inom företagshälsa och ledarutveckling.

Med bred kunskap och stort engagemang hjälper Avonova organisationer och deras medarbetare att bli mer hållbara, kommunicera effektivare och må bättre. Hälsa och arbetsmiljö är avgörande faktorer för att skapa långsiktigt framgångsrika organisationer. Våra 1300 medarbetare på 170 orter levererar varje dag hälsotjänster över hela Norden. Våra kunder finns inom såväl offentlig som privat sektor.

Är du vår nya Executive Assistant?

Vill du ha möjligheten av att arbeta i ett private equity-ägt bolag och få värdefull erfarenhet från seniora ledare inom företagsledning? Då kan det vara dig vi söker för rollen som Executive Assistant! 

Vi söker dig som vill ha en nyckelroll där du får möjlighet att arbeta brett med bland annat administration åt koncernchef, förberedelser inför ledningsgruppsmöten och kontorssysslor. 

Om rollen 

I denna del av rollen fungerar du som ett administrativt och exekutivt stöd åt vår koncernchef. Dina arbetsuppgifter kommer bland annat inkludera att: 

- Stötta ledningsgruppen vid planering, framtagning av material samt närvara vid
ledningsgruppsmöten och ansvara för protokollhantering
- Ansvara för kalenderhantering, mötesbokningar och reseplanering för koncernchef
- Blandande kontorssysslor såsom att säkerställa att kontorets utrustning fungerar samt löpande beställning av frukt och andra livsmedel 

Vem är du? 

Vi söker dig som är strukturerad och har en god förmåga att organisera ditt arbete. Du är självgående och tar egna initiativ för det som du ser behöver göras. Du trivs i förändring och är bekväm med praktiska sysslor. Rollen kräver vidare att du är bra på att kommunicera och har en förmåga att skapa goda relationer med både interna och externa parter. 

Kvalifikationer  

- Kandidatexamen och gärna en masterexamen i ekonomi, finans, management eller motsvarande
- Erfarenhet av att analysera data och presentera datadrivna slutsatser?? 
- God vana att hantera?flera parallella projekt?och att arbeta systematiskt? 
- Trygg i kommunikation med både interna och externa intressenter  
- Mycket god?språklig förmåga?i svenska och engelska, både i tal och skrift 
- Goda kunskaper i MS Office-paketet? 

Meriterande  

- Tidigare erfarenhet från?riskkapitalbackade bolag?eller andra snabbväxande miljöer där strukturer och processer kan vara under kontinuerlig utveckling? 
- Van att arbeta nära ledning eller styrelse samt delta i förberedelser inför lednings- eller styrelsemöten 
- God språklig förmåga?i norska, både i tal och skrift 

Anställningen

Tjänsten är en avtalad visstidsanställning på 50% som sträcker sig till 20260630. 

Vi har kollektivavtal med Vårdförbundet, Akademikerförbunden, Läkarförbundet och Vision. Utdrag ur belastningsregistret samt drogtest kommer att ske i samband med anställning. 

Tycker du detta låter intressant är du välkommen med din ansökan med CV och personligt brev. Vi arbetar med löpande urval, ansök därför så snart som möjligt. Vill du veta mer, kontakta koncernchef Jonas Arlebäck på jonas.arleback@avonova.se

 



Alla erbjudanden om rekryterings- och annonseringshjälp undanbedes. Visa mindre

Interim VD-assistent – konsultuppdrag i Stockholm
Vi söker nu en erfaren VD-assistent för ett interimsuppdrag hos ett större bolag i Stockholm. Rollen är en central partnerfunktion där du blir ett viktigt stöd till VD och företagsledningen under en pågående rekryteringsperiod. Uppdraget startar den omgående och pågår initialt till 3 månader med möjlighet till förlängning. Det finns även möjlighet till distansarbete upp till 1–2 dagar per vecka, beroende på verksamhetens behov.

Ditt uppdrag
Som VD-assistent kommer du att ha en nyckelroll i att avlasta och stötta VD i det dagliga arbetet. Uppdraget är brett och innefattar både operativa och mer strategiska arbetsuppgifter. Du kommer bland annat att:
Ansvara för schemaläggning och kalenderhantering
Koordinera möten, upprätta agendor, föra protokoll och följa upp beslutspunkter
Hantera VD:s kommunikationskanaler och vara kontaktpunkt för interna och externa aktörer
Samordna resor, inklusive planering, bokningar och administration
Stödja i framtagning av underlag, analyser och presentationsmaterial inför möten och beslut
Delta i och ibland leda projekt, events och utvecklingsinsatser


Arbetet innebär nära samverkan med både ledningsgrupp och styrelse. 

Din profil
Som person är du en skicklig organisatör med hög förmåga att hantera många parallella uppgifter. Du trivs i en dynamisk miljö, är lösningsorienterad, kommunikativ och relationsskapande. Du har en naturlig känsla för att ligga steget före, ge service på hög nivå och du värnar om konfidentialitet.

Kompetenskrav:
??????Eftergymnasial utbildning inom administration, ekonomi, kommunikation eller liknande
Erfarenhet som VD-assistent eller liknande roll till ledande befattningshavare
Erfarenhet av kvalificerat administrativt stöd och strategiskt arbete
Goda kunskaper i Office-paketet (Excel, Word, PowerPoint)
Mycket goda språkkunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift

Konsult via eget bolaget eller anställd hos Isaksson Rekrytering 
Hos oss kan du välja att ta uppdrag som konsult med eget bolag eller bli direkt anställd hos Isaksson Rekrytering. Isaksson Rekrytering & Bemanning är ett auktoriserat bemanningsföretag med kollektivavtal. Som anställd konsult hos oss omfattas du av gällande kollektivavtal och anställningsvillkor gällande lön, semester, försäkringar och tjänstepension.

Kontaktuppgifter och ansökan
Om du har frågor och funderingar är du varmt välkommen att kontakta ansvarig rekryteringskonsult Michelle Sjöstrand 073-501 05 97 eller michelle@isakssonrekrytering.se. Välkommen med din ansökan på vår hemsida redan idag då vi intervjuar och anställer kandidater löpande. Vi tar ej emot ansökningar via e-post. Visa mindre

Vi på Future People söker en VD-assistent till vår kund i Hammarby Sjöstad. Som konsult hos oss får du möjlighet till ett spännande uppdrag hos en av våra kunder samtidigt som du fortsätter att utvecklas inom ditt kompetensområde. Vi är mycket måna om att du ska trivas hos oss och på ditt uppdrag. Hos oss är du en viktig och uppskattad person, både som anställd och som kollega.
Ta nästa steg i karriären och utvecklas tillsammans med oss!
Vill du arbeta nära besluten och vara en nyckelperson i en av stadens viktigaste bostadsorganisationer? Vi söker nu en VD-assistent – en central partnerfunktion där du blir en oumbärlig del i att stötta och avlasta vår VD i det dagliga arbetet.
Om rollen
Som VD-assistent har du en central funktion med ett brett ansvarsområde. Du uppskattar variationen mellan enklare administrativa uppgifter och mer komplexa analyser och strategiska insatser. Ditt ansvar är att underlätta VD:s arbete och se till att både praktiska och organisatoriska uppgifter blir genomförda på ett effektivt och professionellt sätt.
Du kommer att ha en nyckelroll i att säkerställa att VD:s och ledningens tid används på bästa sätt – alltid med organisationens mål, prioriteringar och vårt allmännyttiga uppdrag i fokus.
Dina arbetsuppgifter:
I tjänsten ingår bland annat att:
Samordna schemaläggning och kalenderhantering för VD – med fokus på effektivitet och prioriteringar.
Koordinera möten – boka, sätta agenda, skriva protokoll samt följa upp beslutspunkter.
Hantera VD:s kommunikationskanaler – filtrera, prioritera och besvara samtal, e-post och korrespondens.
Sköta kontakter med externa aktörer såsom samarbetspartners, kunder och myndigheter.
Planera och administrera resor – bokningar, omplaneringar, rapportering och utgiftshantering.
Samla in information, analysera och sammanställa underlag, rapporter och presentationsmaterial inför möten och beslut.
Leda och delta i både större projekt och mindre uppdrag, exempelvis studiebesök, events och utvecklingsarbete.

Krav för tjänste:
Eftergymnasial utbildning inom administration, marknad, ekonomi, kommunikation eller annan utbildning relevant för tjänsten.
Minst 3 års erfarenhet av liknande arbetsuppgifter inklusive projektledning, gärna från en roll som assistent/koordinator/strategisk partner till ledande befattningshavare.
Goda kunskaper i Office-paketet, särskilt Excel, Word och PowerPoint.

Meriterande:
Utbildning i projektledning.
Utbildning i affärs- och organisationsområdet.
Erfarenhet från arbete i kommunalt bolag.

Du kommer även vara delaktig i utvecklingen av organisationens arbetssätt och processer – alltid med syftet att förbättra och effektivisera. Som person är du prestigelös, engagerad och har ett starkt driv. Du är utåtriktad, förtroendeingivande och tydlig i din kommunikation. Du har en god samarbetsförmåga och tar gärna egna initiativ.


För oss är det viktigt att varje kandidat ska få en positiv upplevelse hos oss och vi håller dig uppdaterad under hela processen. Du behöver aldrig undra vad som händer och hur just du ligger till i rekryteringsprocessen.
Du kommer att vara anställd av Future People och arbeta som konsult hos vår spännande kund.
Varmt välkommen med din ansökan redan idag!
Omfattning: Heltid till den 30/11-2025 med möjlighet till förlängning tre månader
Start: 8/9-2025
Sista ansökningsdagen:29/8-2025
Du söker tjänsten på futurepeople.se
Vi har ej möjlighet att ta emot ansökningar via e-mail med anledning av GDPR. Har du frågor om rollen eller undrar hur processen ser ut framöver får du gärna kontakta oss. Vi som arbetar med processen på detta uppdrag är Therese Lönnberg, du når mig på therese.lonnberg@futurepeople.se och Liv Hedström, liv.hedstrom@futurepeople.se. Vi ser gärna sökanden med olika bakgrunder och erfarenheter. Vi går igenom ansökningarna löpande och i konsultvärlden går processerna oftast snabbt. Rollen kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdatum, vänta därför inte med att skicka in din ansökan.
 
Välkommen till oss på Future People! Visa mindre

Vi söker nu en erfaren VD-assistent för ett konsultuppdrag i Hammarby sjöstad. Uppdraget syftar till att stötta och avlasta VD under en pågående rekryteringsprocess, fram till dess att en permanent lösning finns på plats.

Om tjänsten
Som VD-assistent har du en central funktion med huvuduppgift att underlätta VD:s vardag och säkerställa att verksamheten fungerar effektivt. Rollen innebär ett brett ansvar, där du både hanterar praktiska uppgifter och bidrar med strategiskt stöd.

Omfattning: ca 80–100 % (på timbasis)
Period: Initialt fram till dess att permanent lösning finns, med möjlighet till förlängning (ca 3 månader)
Plats: Stockholm (kontor i Hammarby Sjöstad)
Distansarbete: Möjligt 1–2 dagar per vecka

Dina arbetsuppgifter i huvudsak
Arbetsuppgifterna omfattar bland annat:

Kalender- och möteshantering – samordna och prioritera VD:s schema, koordinera interna och externa möten, förbereda agendor, skriva protokoll samt följa upp beslutspunkter.

Kommunikationsstöd – hantera inkommande och utgående korrespondens, filtrera och prioritera e-post, samt sköta kontakter med samarbetspartners och andra externa aktörer.

Reseplanering – boka och administrera resor, hantera upplägg, utgifter och rapportering.

Analys och underlag – samla in och sammanställa material inför möten och beslut, samt skapa presentationer och rapporter.

Projektstöd – delta i och driva projekt, arrangera studiebesök och events samt bidra i utvecklingsarbete av arbetssätt och processer.

Rollen innebär många kontaktytor, både internt och externt, vilket ställer krav på hög servicekänsla, struktur och integritet.

Vem är du?
Obligatoriskt:

-Eftergymnasial utbildning inom administration, ekonomi, kommunikation, marknad eller motsvarande.
-Minst 3 års erfarenhet av liknande arbetsuppgifter, gärna som assistent/koordinator/strategisk partner till ledning.
-Erfarenhet av projektledning.
-Mycket goda kunskaper i MS Office, särskilt Excel, Word och PowerPoint.

Vi söker dig som är:

-En skicklig organisatör som hanterar många parallella uppgifter med hög precision.
-Självständig men också en lagspelare med förmåga att se helheten.
-Serviceinriktad, intuitiv och proaktiv – du ligger steget före i planering och problemlösning.
-Kommunikativ, relationsbyggande och van att hantera många kontaktytor.
-Noggrann, ansvarsfull och har hög integritet samt känsla för konfidentialitet.
-Flexibel, stresstålig och nyfiken på nya arbetssätt och digitala lösningar.


Eventuella namngivna referenter bör ha kännedom om att de finns i dina ansökningshandlingar.

Uniflex är ett auktoriserat bemanningsföretag som arbetar med uthyrning och rekrytering. Uniflex finns i Sverige, Norge och Finland. I Sverige är vi drygt 3 000 anställda och finns på ett 40 tal orter. Vi är medlemmar i Almega Kompetensföretagen samt Byggföretagen och har kollektivavtal med LO, Byggnads, Unionen och Akademikerförbunden. Uniflex är kvalitets-, miljö- och arbetsmiljöcertifierade enligt ISO 9001, ISO 14001 samt ISO 45001.

På Uniflex ser vi våra medarbetare som vår viktigaste tillgång och därför erbjuder vi följande:

• Kollektivavtal
• Tjänstepension
• Friskvårdsbidrag och andra personalförmåner
• Försäkringar
• Marknadsmässig lön
• Karriär och utveckling

Vi söker ständigt efter nya kollegor som arbetar i enighet med våra värderingar passion & execution. Visa mindre

Interim VD-assistent – konsultuppdrag i Stockholm
Vi söker nu en erfaren VD-assistent för ett interimsuppdrag hos ett större bolag i Stockholm. Rollen är en central partnerfunktion där du blir ett viktigt stöd till VD och företagsledningen under en pågående rekryteringsperiod. Uppdraget startar den omgående och pågår initialt till 3 månader med möjlighet till förlängning. Det finns även möjlighet till distansarbete upp till 1–2 dagar per vecka, beroende på verksamhetens behov.

Ditt uppdrag
Som VD-assistent kommer du att ha en nyckelroll i att avlasta och stötta VD i det dagliga arbetet. Uppdraget är brett och innefattar både operativa och mer strategiska arbetsuppgifter. Du kommer bland annat att:
Ansvara för schemaläggning och kalenderhantering
Koordinera möten, upprätta agendor, föra protokoll och följa upp beslutspunkter
Hantera VD:s kommunikationskanaler och vara kontaktpunkt för interna och externa aktörer
Samordna resor, inklusive planering, bokningar och administration
Stödja i framtagning av underlag, analyser och presentationsmaterial inför möten och beslut
Delta i och ibland leda projekt, events och utvecklingsinsatser


Arbetet innebär nära samverkan med både ledningsgrupp och styrelse. 

Din profil
Som person är du en skicklig organisatör med hög förmåga att hantera många parallella uppgifter. Du trivs i en dynamisk miljö, är lösningsorienterad, kommunikativ och relationsskapande. Du har en naturlig känsla för att ligga steget före, ge service på hög nivå och du värnar om konfidentialitet.

Kompetenskrav:
??????Eftergymnasial utbildning inom administration, ekonomi, kommunikation eller liknande
Erfarenhet som VD-assistent eller liknande roll till ledande befattningshavare
Erfarenhet av kvalificerat administrativt stöd och strategiskt arbete
Goda kunskaper i Office-paketet (Excel, Word, PowerPoint)
Mycket goda språkkunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift

Konsult via eget bolaget eller anställd hos Isaksson Rekrytering 
Hos oss kan du välja att ta uppdrag som konsult med eget bolag eller bli direkt anställd hos Isaksson Rekrytering. Isaksson Rekrytering & Bemanning är ett auktoriserat bemanningsföretag med kollektivavtal. Som anställd konsult hos oss omfattas du av gällande kollektivavtal och anställningsvillkor gällande lön, semester, försäkringar och tjänstepension.

Kontaktuppgifter och ansökan
Om du har frågor och funderingar är du varmt välkommen att kontakta ansvarig rekryteringskonsult Michelle Sjöstrand 073-501 05 97 eller michelle@isakssonrekrytering.se. Välkommen med din ansökan på vår hemsida redan idag då vi intervjuar och anställer kandidater löpande. Vi tar ej emot ansökningar via e-post. Visa mindre

Beskrivning
Vi söker nu en erfaren och lösningsorienterad VD-assistent till ett konsultuppdrag i Stockholm.

Rollen är central och innebär att stötta och avlasta VD i det dagliga arbetet, säkerställa struktur i kalendern och koordinera möten samt hantera kommunikation med både interna och externa aktörer. Uppdraget sträcker sig initialt över tre månader med start i september, med möjlighet till förlängning.

Arbetsuppgifter
I rollen som VD-assistent kommer du bland annat att:

Samordna schemaläggning och kalenderhantering.


Koordinera möten, upprätta agendor, skriva protokoll och följa upp beslut.


Hantera VD:s kommunikationskanaler, inklusive mejl, telefonsamtal och kontakter med externa aktörer.


Planera och administrera resor samt utgiftshantering.


Förbereda presentationsmaterial, analyser och beslutsunderlag.


Stötta VD och ledningsgruppen i både strategiska och operativa frågor.


Bidra i olika projekt, event och förbättringsinitiativ inom organisationen.



Kvalifikationer
Skall-krav:

Eftergymnasial utbildning inom administration, ekonomi, kommunikation, marknad eller annan relevant inriktning.


Minst 3 års erfarenhet av liknande arbetsuppgifter, gärna i rollen som assistent, koordinator eller strategisk partner till ledande befattningshavare.


Goda kunskaper i MS Office, särskilt Excel, Word och PowerPoint.


Mycket god kommunikativ förmåga i både svenska och engelska, i tal och skrift.



Meriterande:

Utbildning i projektledning.


Erfarenhet av arbete i kommunalt bolag.


Utbildning inom affärs- eller organisationsområdet.



Personliga egenskaper:
Vi söker dig som är strukturerad, självgående och har förmågan att hantera många parallella uppgifter. Du har hög integritet, god analytisk förmåga och trivs i en roll där du både leder och stöttar. Din flexibilitet, positiva inställning och förmåga att ligga steget före gör dig till en viktig partner för VD och ledningsgruppen.

Villkor
Start: 8 september 2025


Omfattning: 80–100 % av heltid, på plats i Stockholm (möjlighet till 1–2 dagar distans/vecka).


Uppdragets längd: till och med 30 november 2025, med möjlighet till förlängning.


Anställningsform: Detta är ett konsultuppdrag. Du blir anställd av oss och uthyrd till kund.



Det är viktigt att ditt CV tydligt visar hur du uppfyller skall-kraven. Vi arbetar löpande med att presentera kandidater, så vänta inte med att skicka in din ansökan.

Q har kollektivavtal och är medlem i branschorganisationen Almega, Tech Sverige samt i Svenskt Näringsliv. Företaget erbjuder interims- och rekryteringslösningar inom branscherna IT, teknik, administration, ekonomi, industri samt lager/logistik med personallösningar inom olika befattningsnivåer. Visa mindre

Är du ute efter nya utmaningar och vill arbeta nära VD i en bred och utvecklande roll? Har du erfarenhet av att skapa struktur i en dynamisk vardag och gillar att kombinera administration med mer komplexa frågor? Trivs du med att vara spindeln i nätet, bygga relationer och ge service på hög nivå? Då kan det här vara tjänsten för dig.

På Familjebostäder får du en central roll där du blir en nyckelperson i att ge stöd till VD och ledning - och samtidigt bidra till vårt viktiga uppdrag att bygga och förvalta attraktiva hyresbostäder i Stockholm.

Jobbet på Familjebostäder är inte ett vanligt jobb. Det är ett viktigt jobb. Vi bidrar till att Stockholm är en stad där alla kan bo bra. Vårt uppdrag är att se till att de som bor hos oss trivs och är trygga i det viktigaste de har: sina hem. Våra nybyggda hus möter moderna behov och de byggs på ett sätt som tar hänsyn till framtida generationer.

För oss är hållbarhet också det rent mänskliga. Vi är högt rankade när det kommer till ledarskap, förmåner och vi strävar alltid efter att du som jobbar hos oss ska få ihop din vardag: oavsett om det handlar om lediga fredagseftermiddagar eller massage på arbetstid. Det är den omtanken som också avspeglas i vår värdegrund - i varje möte med våra kunder och hur vi är mot varandra. Välkommen till ett viktigt jobb. Vi vet att du kommer trivas.



Om rollen

Som VD-assistent blir du en strategisk partner till VD och ett viktigt stöd i ledningens arbete. Din främsta uppgift är att underlätta och effektivisera VD:s vardag, vilket innebär att du både hanterar klassiska assistentuppgifter och bidrar i mer strategiska sammanhang.

Du ansvarar för att planera och samordna VD:s kalender och se till att tiden används på ett effektivt sätt. Du koordinerar möten, förbereder agendor och underlag, dokumenterar beslut och säkerställer att de följs upp. En viktig del av rollen är att hantera VD:s kommunikationsflöden och fungera som en naturlig kontaktpunkt gentemot både interna och externa aktörer. I dina arbetsuppgifter ingår reseplanering och andra praktiska arrangemang som kräver struktur och framförhållning.

Utöver de administrativa delarna bidrar du med analys och framtagning av presentationsmaterial, rapporter och underlag inför möten och strategiska beslut. Du får också möjlighet att leda eller delta i olika projekt och aktiviteter - allt från events och studiebesök till utveckling av nya arbetssätt.

Tjänsten är placerad på avdelningen Kvalitet & Hållbarhet, där du även bistår med vissa administrativa uppgifter. Sammantaget blir du en nyckelperson som både skapar ordning i vardagen och bidrar till bolagets långsiktiga utveckling. Tjänsten är en tillsvidareanställning där 6 månaders provanställning tillämpas.



Vi erbjuder

Ett viktigt jobb
Vårt allmännyttiga samhällsuppdrag handlar om något av det finaste som finns, människors hem. Tillsammans utvecklar och förvaltar vi levande stadsdelar. Det är inte bara ett jobb. Det är ett uppdrag.

Hållbarhet i fokus
Vi gör hållbara val när vi renoverar och bygger nytt för att minimera vår klimatpåverkan. Samtidigt är det lika viktigt för oss att jobba med trygghet i våra bostadsområden, för att livet mellan husen ska fungera.

Ett starkt ledarskap
Våra ledare får höga betyg av våra medarbetare. De har förmågan att motivera, inspirera och visa uppskattning. Hos oss kommer du helt enkelt trivas och utvecklas.

Balans mellan arbete och fritid
Massage på arbetstid, ett generöst friskvårdsbidrag och ett höjt semesterdagstillägg är bara några i raden av våra förmåner som gör det enkelt för dig som medarbetare att må bra.

En levande företagskultur
Vår värdegrund ger oss ett starkt stöd i vardagen - i möten med våra kunder och hur vi är mot varandra. Hos oss får du engagerade, kundfokuserade kollegor med affärsmässighet och nytänkande i fokus.

Vill du veta mer om vad vi erbjuder för förmåner och hur några av våra medarbetare upplever att det är att jobba hos oss? Läs mer här.



Vem är du?

För att bli framgångsrik i rollen är du serviceinriktad, proaktiv och lösningsorienterad. Du är den som ser vad som behöver göras - och gör det - ofta innan andra hunnit tänka på det. Du är samtidigt strukturerad och noggrann, med förmåga att prioritera även när tempot är högt. Som person är du kommunikativ och relationsskapande, och du trivs med att samarbeta och bygga förtroende. Du har hög integritet, ett positivt förhållningssätt och en nyfikenhet på att utveckla både dig själv och våra arbetssätt.

Vi söker dig som har:

* Flerårig erfarenhet av liknande roll, gärna som assistent, koordinator eller strategiskt stöd till ledning
* Mycket goda kunskaper i Office-paketet (särskilt Excel, Word och PowerPoint) och förmågan att ta dig till digitala verktyg
* Mycket god kommunikativ förmåga i svenska, både i tal och skrift

Har du en eftergymnasial utbildning inom administration, kommunikation eller projektledning är det meriterande. Erfarenhet från branschen eller annat kommunalt bolag är givetvis också meriterande, men inget krav.



Ansökan

Familjebostäder samarbetar med rekryteringsföretaget Jefferson Wells (ManpowerGroup) i denna rekrytering. Ansökningar tas emot löpande med sista ansökningsdag 7 september. Eventuella frågor besvaras av Maria Stenbäck, maria.stenback@jeffersonwells.se eller 072-208 08 92.

Välkommen med din ansökan! Visa mindre

Are you enthusiastic about managing a high volume of administrative tasks and eager to join a dynamic, high-performing team? Are you ready to embrace the ever-evolving challenges within a prestigious international investment bank? We are currently assisting our client in their search for a dedicated individual to fill the role of Executive Administrative Assistant.

OM TJÄNSTEN
As an Executive Administrative Assistant within the Commercial & Investment Bank, you will primarily undertake a wide range of Executive Assistant duties for a team of stakeholders, requiring a high level of confidentiality, a strong work ethic, and a pragmatic approach. Your responsibilities will include complex diary management, coordinating numerous meetings, handling expenses, and addressing ad hoc tasks for your stakeholders. We seek applicants with a solid background as a Senior Executive Assistant, equipped with the flexibility to thrive in this demanding role. The core of this position revolves around administration and communication, necessitating interaction with both internal and external clients, peers, and international colleagues. Previous experience in similar tasks is essential for success in this role.

What we offer
You will have the opportunity to work in an international environment with growth potential within your role, gaining  invaluable experience in a global investment bank.  You will also work with a dedicated consultant manager and receive Academic Works benefits and health care allowance.

ARBETSUPPGIFTER

Work tasks

Advanced Diary Management: Proactively manage complex diaries to facilitate the swift arrangement of client meetings.
Email Management: Handle a high volume of complex emails efficiently (where applicable).

Client Interaction: Serve as a client-facing representative, managing both internal and external client interactions, including gatekeeping in person and over the phone.

Meeting Coordination: Organise and set up meetings, conference calls, and Zoom sessions, both internally and externally.
Travel Arrangements: Finalise intricate travel plans, including coordination of flights, check-ins, visas, accommodation, and ground transportation logistics in accordance with corporate policy. Adapt quickly to frequent changes and prepare comprehensive travel itineraries.

Expense Management: Oversee expense processing through Concur, including reimbursements, personal amounts owed, and account reconciliations.

System Expertise: Utilise internal systems effectively, ensuring accurate data entry into management information systems and responsible for the precise collation of information for senior management.

Business Integration: Become an integral part of the business by understanding group priorities and meeting bankers' expectations.

VI SÖKER DIG SOM
To excel in this role, you should possess well-developed administrative skills and be comfortable acting as the central point of coordination. We expect you to manage multiple tasks effectively while maintaining focus and prioritising your workload in a fast-paced environment. Strong interpersonal skills and effective communication are vital. Proficiency in English is essential, and knowledge of Swedish is an advantage. Additionally, we value a proactive, 'can-do' attitude and strong time management abilities.

We’re looking for an experienced Executive Assistant with at least 5 years in the role, ideally with a background in supporting several stakeholders at once.

Essential Skills and Experience
- Expertise in client handling and relationship building with various stakeholders, including clients, bankers, and coverage groups.
- Proficient in complex diary management, demonstrating sound judgement and understanding of competing priorities.
- Strong executive communication style.
- Experience in organising travel arrangements, creating accurate itineraries, and planning contingencies; adept at navigating systems to optimise travel efficiency.
- Proven ability to take initiative and demonstrate ownership of responsibilities.
- Familiarity with expense management, including processing expenses promptly and reconciling accounts accurately.
- A polished, professional demeanour; calm under pressure, with the ability to collaborate effectively with peers.
- A positive, constructive attitude towards managing bankers' schedules and optimising time management.
- Flexibility and openness to change.
- Ability to follow up independently and anticipate needs, demonstrating initiative and thoroughness.
- High attention to detail and commitment to delivering quality results.
- A team player who can cultivate networks and work collaboratively; solution-oriented.
- Ability to manage expectations through proactive communication across various organisational levels.
- Quick to understand the political landscape and key individuals within the organisation.
- Excellent proficiency in English and Swedish at a professional level.
- Significant experience in a similar role.
- Adaptable, communicative, and alert.
We consider it advantageous if you have prior experience in an international work environment or possess some financial experience or interest in the banking sector.

To succeed in the role, your personal skills are:
- Adaptable and structured
- Self-sufficient and proactive
- Cooperative with strong interpersonal skills

Please attach your CV in English in your application.

Our recruitment process

This recruitment process is handled by Academic Work and it is our client’s wish that all questions regarding the position is directed to Academic Work.

Our selection process is continuous and the advert may close before the recruitment process is completed if we have moved forward to the next phase. The process includes two tests: one personality test and one cognitive test. The tests are tools to find the right talent for the right position, to enable equality, diversity, and a fair process.

INFORMATION OM FÖRETAGET
N/A Visa mindre