Lediga jobb Utrikespolitiska Institutet, Informationsavd i Stockholm

Utrikespolitiska institutet (UI) söker en erfaren och kvalificerad HR-generalist med fokus på avtalshantering och compliance. Du får en nyckelroll i att säkerställa att vår projektverksamhet bedrivs i enlighet med gällande lagstiftning, interna riktlinjer och etiska principer.
Utrikespolitiska institutet (UI), grundat 1938, är Sveriges ledande centrum för forskning och information om utrikes- och säkerhetspolitik. Genom forskning, analyser, konferenser och publikationer fördjupar vi det utrikespolitiska samtalet och bidrar med kunskap i samhällsdebatten.
Med över 70 medarbetare och två nationella kunskapscentrum – Stockholm Centre for Eastern European Studies (SCEEUS) och Nationellt kunskapscentrum om Kina (NKK) – fortsätter UI att växa. Vi har nyligen flyttat in i nyrenoverade lokaler i Amiralitetshuset på Skeppsholmen i Stockholm.
UI och SCEEUS har fått i uppdrag att etablera och driva ett europeiskt tankesmedjekontor i Kyiv, Ukraina. Projektet finansieras av EU och Sida och har säkrad finansiering för en treårsperiod med start hösten 2025.
Syftet med kontoret är att samla experter från Ukraina och EU för att ta fram policyrelevant analys och rekommendationer som stödjer Ukrainas EU-integration – med särskilt fokus på den säkerhetspolitiska kontexten. Kontoret i Kyiv planeras ha cirka 15 medarbetare.
För att stödja detta initiativ söker vi nu administrativ förstärkning till UI:s kontor i Stockholm.

Om rollen 
Som HR-generalist ansvarar du för att leda rekrytering och introduktion av konsulter och nyckelpersoner, kvalitetssäkra avtal och ge rådgivning i arbetsrättsliga frågor. Du arbetar aktivt med att implementera och följa upp regelefterlevnad inom områden som anti-korruption, likabehandling och diskriminering. Rollen innebär nära samarbete med chefer, stödfunktioner och projektteam, och du bidrar till att utveckla rutiner och stärka vår interna kultur kring etik och regelmedvetenhet.

Arbetsuppgifter
Rekrytering och introduktion av konsulter och nyckelpersoner
Upprätta, granska och administrera avtal (anställning, konsult, hyra, logistik m.fl.)
Säkerställa att avtal följer lagstiftning, interna riktlinjer och externa regelverk
Rådgivning inom arbetsrätt, avtalsrätt och compliance
Implementera och följa upp interna policys och riktlinjer
Utbilda och dokumentera regelefterlevnad inom etik, likabehandling och anti-korruption
Bidra till utveckling av rutiner och organisatoriskt lärande
Delta aktivt i institutets kollektiva liv


Kvalifikationer
Akademisk utbildning inom HR, juridik, ekonomi eller motsvarande dokumenterad kompetens
Minst fem års erfarenhet av kvalificerat HR-arbete, särskilt inom avtalshantering och compliance
God kunskap om arbetsrätt, avtalsrätt och tillämplig lagstiftning
Erfarenhet av att upprätta, granska och administrera olika typer av avtal
Vana att arbeta rådgivande och operativt i en stödjande HR-roll
Mycket goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift


Personliga egenskaper
Vi söker dig som är strukturerad, noggrann och ansvarstagande. Du är flexibel, lösningsorienterad och har lätt för att skapa goda relationer. Du har hög integritet, gott omdöme och ett genuint intresse för lärande och utveckling.

Anställningsvillkor
Tjänsten är en tidsbegränsad anställning på 100 % i 12 månader. Tillträde enligt överenskommelse, tidig höst alternativt snarast möjligt.

Ansök senast 17 augusti 2025 genom att skicka CV och personligt brev där du beskriver din bakgrund och varför du söker tjänsten. Vi ser fram emot att höra från dig! Vi värdesätter mångfald och inkludering och strävar efter att skapa en arbetsplats där alla känner sig välkomna. Vi uppmuntrar sökande med olika bakgrunder och erfarenheter att ansöka.

Fackliga företrädare är:
Julia Kviberg, Unionen,julia.kviberg@ui.se.
Hugo von Essen, Akademikerförbunden, hugo.vonessen@ui.se. Visa mindre

Vi söker en strukturerad, kommunikativ och lösningsorienterad programsamordnare till Europaprogrammet
I denna nyckelroll blir du en central del av vårt programteam och bidrar till att planera, samordna och genomföra verksamheten inom Europaprogrammet. Du arbetar nära programchefen och andra kollegor för att säkerställa att programmets aktiviteter håller hög kvalitet och genomförs effektivt och professionellt.
Om oss
Utrikespolitiska institutet (UI), grundat 1938, är Sveriges ledande institut för forskning och information om utrikes- och säkerhetspolitik. Vi fördjupar och berikar det utrikespolitiska samtalet genom forskning, analyser, konferenser och publikationer. Med drygt 70 medarbetare och två nationella kunskapscentrum för Östeuropa (SCEEUS) och Kina (NKK) fortsätter vi att växa. Vi har nyligen flyttat in i nyrenoverade lokaler i Amiralitetshuset på Skeppsholmen.
Om tjänsten:
Som programsamordnare arbetar du med både innehållsmässig och praktisk samordning av programmets verksamhet. Du är en viktig kontaktpunkt för programmet, både internt och externt, och samarbetar med andra samordnare, kommunikatörer och funktioner inom institutet.
I arbetsuppgifterna ingår bland annat:
Planera och samordna programmets verksamhet tillsammans med programchefen
Administrera aktiviteter: schemaläggning, lokalbokning, inbjudningar och kommunikation
Samverka med andra program och avdelningar inom institutet
Ansvara för programmets externa kommunikation (webb, sociala medier)
Sammanställa underlag till verksamhetsplanering och rapportering
Bidra till en trivsam och professionell arbetsmiljö

Erfarenhet och kompetenskrav:
Akademisk examen på minst kandidatnivå inom ett relevant ämne
Intresse för Europafrågor och samhällsutveckling
Erfarenhet av kommunikation, administration, projektledning eller evenemangsplanering
God organisationsförmåga och vana att arbeta i team
Mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska och engelska

Den vi söker bör ha följande personliga egenskaper:
Relationsskapande, kommunikativ och lyhörd
Lösningsorienterad, pragmatisk och prestigelös
Självständig med god samarbetsförmåga
Strukturerad, noggrann och serviceinriktad
Förmåga att hantera flera uppgifter parallellt och arbeta under tidspress

Anställningsvillkor
Anställningen är en visstidsanställning 6 månader på 50% . Tillträde snarast. 
Skicka din ansökan, innehållande CV och ett personligt brev på max två sidor där du beskriver din bakgrund och varför du söker tjänsten.
Sista ansökningsdag är den
Urvalsprocessen sker löpande och inkluderar intervjuer samt referenser. Tjänsten kan komma att tillsättas före sista ansökningsdag, så vi ser gärna att du skickar in din ansökan så snart som möjligt.
Vi värdesätter mångfald och inkludering och strävar efter att skapa en arbetsplats där alla känner sig välkomna. Vi uppmuntrar sökande med olika bakgrunder och erfarenheter att ansöka.
Fackliga företrädare är:
Julia Kviberg, Unionen,julia.kviberg@ui.se.
Hugo von Essen, Akademikerförbunden, hugo.vonessen@ui.se. Visa mindre

Utrikespolitiska institutet (UI) fördjupar och berikar det utrikespolitiska samtalet genom att främja intresset för och vidga kunskapen om utrikespolitiska frågor. Det gör UI genom forskning, analyser, seminarier, konferenser, egna publikationer, medverkande i media, deltagande i internationella nätverk med mera. Nu söker vi dig som på kort varsel kan börja arbeta på UI med varierande uppgifter inom såväl vårt Europaprogram som våra institutsgemensamma evenemang.
UI erbjuder en dynamisk miljö där en del av arbetet i denna tjänst som vikarierade program- och evenemangssamordnare består av samordning och administration för Europaprogrammet, vilket fokuserar på forskning och analys om politik, samarbete och institutioner i Europa. Den andra delen av tjänsten består av arbete med institutets evenemangsverksamhet, vilken årligen omfattar ett sextiotal föreläsningar, seminarier, fortbildningsdagar, gymnasiedagar och konferenser om aktuella internationella frågor.
Om jobbet
Som samordnare är du involverad i det praktiska och logistiska arbetet med att stödja relevanta delar av programmets och institutets verksamhet från planering till utvärdering. Du är intern och extern kontaktperson för såväl program som evenemang. Arbetet sker i nära samarbete med samordnare från andra enheter och relevanta funktioner inom institutet och externt.
Om dig
Det vi söker är en välstrukturerad person som trivs med att arbeta med många olika projekt samtidigt. Du uppskattar att arbeta i team och är bra på att kommunicera med olika typer av människor, har god känsla för service och är noggrann. Då arbetet till stor del är praktiskt till sin natur behöver du vara handlingskraftig och ha god förmåga att ta egna initiativ.
Du har en akademisk examen på kandidatnivå eller högre i ett för tjänsten relevant ämne, samt en utmärkt uttrycksförmåga i tal och skrift på svenska och engelska. Vidare är tidigare erfarenhet av att arrangera olika former av evenemang, konferenser, seminarieverksamhet en fördel. Intresse för utrikespolitiska frågor i allmänhet och Europaprogrammets område i synnerhet är meriterande.
Tjänstens utformning
Anställningen är ett vikariat på 100% med start omgående och i första hand tre månader med möjlighet till förlängning.
Låter detta intressant?
Skriv ett personligt brev om dig själv och om varför du söker tjänsten samt bifoga CV med referenser.
Sammanfoga alla handlingar i en PDF-fil och mejla ansökan snarast till jobbansokan@ui.se och senast den 10 november. UI kommer att behandla ansökningar löpande efter hand när de kommer in. Ange ”Program- och evenemangssamordnare” i ämnesraden. Visa mindre

Vill du vara med och forma IT-landskapet på ett av Sveriges mest inflytelserika institut för utrikes- och säkerhetspolitik? Har du en bred expertis inom IT och ett öga för säkerhet? Då är detta tjänsten för dig!
Om oss
Utrikespolitiska institutet (UI), grundat 1938, är Sveriges ledande institut för forskning och information om utrikes- och säkerhetspolitik. Vi fördjupar och berikar det utrikespolitiska samtalet genom forskning, analyser, konferenser och publikationer. Med drygt 70 medarbetare och två nationella kunskapscentrum för Östeuropa (SCEEUS) och Kina (NKK) fortsätter vi att växa. I januari 2025 flyttar vi in i nyrenoverade lokaler i Amiralitetshuset på Skeppsholmen.
Om tjänsten
Som IT-ansvarig hos oss kommer du att:
Driva det operativa och strategiska IT-arbetet
Leda det proaktiva säkerhetsarbetet inom IT-området genom att implementera, övervaka och utveckla säkerhetsåtgärder i Microsoft 365-miljön samt utbilda medarbetare i säkert arbetssätt
Ge teknisk support och utbildning till medarbetare
Driva IT-relaterade projekt med fokus på digitalisering och säkerhet, inklusive upphandling och implementation av nya tjänster
Ansvara för leverantörsrelationer genom att följa upp befintliga avtal och genomföra nya upphandlingar vid behov
Delta i säkerhetsarbete såsom brandskydd, säkerhetsföreskrifter och incidenthantering

Kvalifikationer
Vi söker dig som har:
Relevant utbildning, minst 2-årig eftergymnasial utbildning med IT-inriktning, eller motsvarande erfarenhet
Minst två års erfarenhet av liknande arbetsuppgifter
Goda kunskaper i Microsoft 365, inklusive Intune, Teams och SharePoint
Erfarenhet av upphandling av IT-tjänster (meriterande)
Erfarenhet av att arbeta med IT-säkerhetshöjande åtgärder och i säkerhetsmedveten miljö (meriterande)
Goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift

Personliga egenskaper
Metodisk och strukturerad
Positiv och lösningsorienterad
Prestigelös
Pedagogisk med förmåga att kommunicera komplexa tekniska lösningar på ett begripligt sätt
Proaktiv med förmåga att tänka strategiskt och ta initiativ till nya lösningar
Samarbetsvillig
Intresserad av kontinuerligt lärande och utveckling inom ditt område

Vi erbjuder
En dynamisk och internationell arbetsmiljö med engagerade kollegor
Möjligheter till kompetensutveckling och vidareutbildning
Flexibla arbetstider och förutsättningar för en bra balans mellan arbete och fritid
Nyrenoverade lokaler i centrala Stockholm från januari 2025
Förmåner såsom friskvårdsbidrag och vårdförsäkring

Ansökan
Anställningen är på heltid och tills vidare, med 6 månaders provanställning. Tillträde sker enligt överenskommelse.
Skicka din ansökan, innehållande CV och ett personligt brev på max två sidor där du beskriver din bakgrund och varför du söker tjänsten, som en PDF-fil till jobbansokan@ui.se. Ange "IT-ansvarig" i ämnesraden.
Sista ansökningsdag är den 1 januari 2025.
Urvalsprocessen sker löpande och inkluderar intervjuer samt referenser. Tjänsten kan komma att tillsättas före sista ansökningsdag, så vi ser gärna att du skickar in din ansökan så snart som möjligt.
Facklig representant för Unionen: Julia Kviberg, julia.kviberg@ui.se Visa mindre

Utrikespolitiska institutet (UI) grundades 1938. Det är Sveriges ledande institut för forskning och information om utrikes- och säkerhetspolitik. Verksamheten vid UI består idag av tre uppgifter: forskning, analys och folkbildning. Nu söker vi en säkerhets- och IT-ansvarig.
Utrikespolitiska institutet expanderar som ett resultat av etableringen av två nationella kunskapscenter för Kina (NKK) och Östeuropa (SCEEUS) samt ökad efterfrågan på institutets expertis i det försämrade omvärldsläget. Detta innebär att UI:s verksamhet kommer i det närmaste fördubblas de kommande åren. Vi är som en följd av detta nu i en aktiv fas med planering av en flytt till större lokaler.
I detta läge söker vi en säkerhets- och IT-ansvarig som kommer att ha stor del i såväl det löpande säkerhets- och IT-arbetet som att planera för den nya byggnaden och hur verksamheten ska bedrivas där.
På UI i Stockholm arbetar ca 60 personer. Utöver de nya centrumbildningarna driver institutet program om Europa, Mellanöstern och Nordafrika, Asien samt Global politik och säkerhet. UI fördjupar och berikar det utrikespolitiska samtalet genom forskning, analyser, seminarier, konferenser, egna publikationer, medverkande i media, deltagande i internationella nätverk med mera.
Dina egenskaper
Arbetet ställer krav på att du är såväl välorganiserad som resultatinriktad och trivs i en ansvarsfull roll. Du är trygg i din förmåga att både handlägga, följa upp lagkrav, administrera och fatta egna beslut utifrån en hög säkerhetsmedvetenhet. Du har ett stort intresse och engagemang för säkerhet och IT. Du besitter en god problemlösande analysförmåga samt har lätt för att anpassa dig till ändrade omständigheter. Du har en positiv attityd, är lojal, samarbetsinriktad och kommunicerar på ett lyhört och tydligt sätt.
Det innebär att:
Identifiera utvecklingsområden inom IT och säkerhet samt arbeta för att finna förbättringsförslag.
Vara uppdaterad inom säkerhetsområdet avseende avtal, regelverk, policys och riktlinjer.
Utveckla metoder för det interna säkerhetsarbetet och ta hand om vardagliga säkerhetsproblem.
Sköta larm- och passersystem.
Verkställa upphandlingar för beslutad säkerhetsplanering.
Ha generell överblick över beställning, hantering, inventering och dokumentering av institutets tekniska utrustning.
Utföra viss teknisk felavhjälpning.
Hantera konton, lösenord, hårdvara och kringutrustning.
Ansvara för behörigheter och licenser gällande appar, webbtjänster och applikationer.
Medverka i regelbundna avstämningar i såväl flyttprojektgruppen som styrgruppen för flytten.

Din bakgrund
Vi söker dig som har relevant utbildning inom säkerhets- och IT-arbete. Erfarenhet inom säkerhetsskydd, krisberedskap och/eller totalförsvar är meriterande. Alternativt annan utbildning eller yrkeslivserfarenhet som arbetsgivaren bedömer likvärdig. Vidare har du erfarenhet av projektledning. Du behärskar svenska och engelska i både tal och skrift.
Övrigt
Anställningen är 100% och en visstidsanställning under 1 år med möjlighet till förlängning. Tillträde sker enligt överenskommelse.
Ansökan
Ansökan ska innehålla CV och ett personligt brev om varför du söker tjänsten på max två sidor.
Sammanfoga alla handlingar i en PDF-fil och mejla ansökan till jobbansokan@ui.se. Ange ”Säkerhet- och IT-ansvarig” i ämnesraden.
Välkommen med din ansökan senast den 25 juni 2023.
Frågor om tjänsten besvaras av Monica Haglund, administrativ chef: monica.haglund@ui.se
Facklig företrädare,?ST: Hedvig Pettersson, hedvig.pettersson@ui.se
Vi har gjort ett medvetet medieval för denna rekrytering och vi undanber oss därför kontakt med annonssäljare eller andra säljare av rekryteringstjänster. Visa mindre

Vill du forska vid ett ledande forskningsinstitut med fokus på utrikes- och säkerhetspolitik och arbeta med dagens mest angelägna internationella frågor? UI anställer fyra post doc-forskare till det Särskilda forskningsprogrammet inom internationell politik (SFP).
Plats: Utrikespolitiska institutet (UI) Stockholm
Sista ansökningsdag: 10 april 2023
Utrikespolitiska institutet (UI) är ett av Europas äldsta och mest etablerade forskningsinstitut, grundat 1938. Institutet är politiskt oberoende och producerar information, analys och forskning om internationella frågor.
De sökande som anställs kommer att bedriva sin forskning inom ramen för UI:s tematiska forskningsprogram. Varje anställning finansieras på heltid under två år. De anställda kommer att genomföra sina forskningsprojekt enligt internationell, vetenskaplig standard. De kommer också att delta i, och få stöd av, institutets forskningsmiljö och övriga verksamhet.
De sökande uppmuntras föreslå projekt inom följande områden:
Europeisk politik, särskilt men inte uteslutande inriktad på europeiska och euro-atlantiska säkerhetspolitiska frågor.
Global politik, särskilt men inte uteslutande inriktad på geopolitik kopplat till grön omställning.
Mellanöstern- och Nordafrikapolitik, särskilt men inte uteslutande inriktad på geoekonomisk konkurrens inom regionen.
Asiatisk politik, särskilt men inte uteslutande inriktad på relationer inom den Indo-Pacifiska regionen.

Som anställd blir du en del av ett av institutets tematiska program eller centrum, som presenteras utförligt på ui.se.
Du blir också en del av UI:s Särskilda forskningsprogram inom internationell politik (SFP) som finansieras av Utrikesdepartementet. Programmets syfte är att bredda och fördjupa den svenska kunskapsbasen och på så sätt stärka Sveriges utrikespolitiska förmåga. Sökande som är villiga att bedriva sin forskning inom en bredare kontext, genom att medverka i evenemang, nyhetsmedia och dialoger med yrkesverksamma, uppmuntras särskilt att söka dessa tjänster.
Kvalifikationer
Vi söker kandidater med följande kvalifikationer:
En doktorsexamen inom ett relevant samhällsvetenskapligt ämne (t.ex. statsvetenskap, internationella relationer eller andra likande områden). Vi söker framför allt dig som är i början av din akademiska karriär och som avlagt doktorsexamen (eller lämnat in din doktorsavhandling för bedömning) vid tidpunkten för ansökan.
God förmåga och stor potential att bedriva högkvalitativ forskning vad gäller relevanta teorier, metoder, och publikationer inom ett av de teman som anges ovan.
God analytisk förmåga och erfarenhet av både teoretiskt baserad och policyinriktad forskning, samt god förmåga att muntligt presentera och kommunicera denna.
Intresse och erfarenhet av policyinriktad analys och populärvetenskaplig kommunikation.
Kunskaper i svenska och om det svenska samhället är en fördel, men inte ett krav.


Vad vi erbjuder
En spännande, internationell och professionell arbetsmiljö med goda möjligheter till personlig och professionell utveckling. Arbetstiderna är flexibla. Du kommer att få möjlighet att arbeta inom en forskargrupp med väldigt motiverade kollegor, och ha din arbetsplats i Stockholm, en av Europas mest dynamiska och framtidsinriktade huvudstäder. Ekonomiskt stöd till konferensdeltagande och medlemskap i professionella sammanslutningar ingår i anställningen, liksom pension och försäkring i enlighet med arbetsgivarens kollektivavtal.
Hur du ansöker
Ansökan ska innehålla (1) en avsiktsförklaring, (2) en projektplan på högst 3 sidor, exklusive referenser, och (3) ett CV med kontaktinformation till referenspersoner. Projektplanen bör inkludera projektets syfte, frågeställningar, tidigare forskning, teoretiska angreppssätt, metoder, förväntade resultat och tidsplan. Ansökan skickas till research@ui.se.
Anställningarna är öppna för alla kvalificerade forskare oavsett nationalitet. UI strävar efter att vara en arbetsplats fri från diskriminering och med lika möjligheter för alla.
Sista ansökningsdag: 10 april 2023
Urvalskriterier
Utvärderingen av din ansökan kommer att grundas på ditt CV och den forskningsplan du lämnat in, och stor vikt kommer att läggas vid kvaliteten på det föreslagna forskningsprojektet. Särskild vikt läggs vid dokumenterad forskningsförmåga (publicerade artiklar i vetenskapliga tidskrifter, forskningssamarbeten, forskningsanslag, etc.). Din expertis och dina publikationer bör vara relevanta för det program eller centrum du söker till. Kvalitetskriterierna för forskningsprojektet omfattar forskningstemats vetenskapliga och praktiska relevans, forskningsdesignens genomförbarhet och stringens, publiceringsplanen och potentiell påverkan. Förmåga att bidra till den akademiska och offentliga debatten och dokumenterad förmåga att samarbeta väl med kollegor och andra forskare är ytterligare kriterier. Sökande som avlagt sin doktorsexamen under de senaste fem åren, mätt från ansökningsdatum, kommer att prioriteras.
Vid den slutliga bedömningen kommer vi också att ta hänsyn till könsfördelningen.
För ytterligare information om tjänsterna, kontakta Jennifer Bergman, forskningskoordinator, jennifer.bergman@ui.se.
Facklig representant för ST är Hedvig Pettersson, hedvig.pettersson@ui.se. Visa mindre