Lediga jobb som Studiesekreterare i Stockholm

Se lediga jobb som Studiesekreterare i Stockholm. Genom att välja en specifik arbetsgivare kan du även välja att se alla jobb i Stockholm som finns hos arbetsgivaren.

Institutionssekreterare

Ansök

Gymnastik- och idrottshögskolan, GIH, är en högskola i utveckling. GIH är Sveriges främsta kunskapscentrum för idrott, prestationsutveckling, fysisk aktivitet och hälsa. Vi utbildar lärare i skolämnet idrott och hälsa, såväl som tränare, sport managers, idrottsvetare och forskare. Vi bedriver forskning med hög kvalitet och samhällsrelevans inom ämnet idrottsvetenskap med fokus på människan i rörelse. Vid GIH arbetar och studerar 160 medarbetare och 1 400 studenter. Högskolan är belägen i centrala Stockholm i nära anslutning till Stockholms Stadion och ett stort idrotts- och friluftsområde.Arbetsuppgifter
Vi söker nu en kvalificerad, ansvaratagande och driven institutionssekreterare med kompetens och erfarenhet av att hantera såväl studentrelaterade ärenden som att deltaga i institutionsledningsarbete och arbete med utredningsliknande uppdrag.

Hos oss ges du möjlighet att arbeta i en bred roll tillsammans med engagerade kollegor med olika bakgrund och professioner. GIH är ett lärosäte som värnar om att ge plats för kvalitet, engagemang och nytänkande. Vi erbjuder dig en tjänst där du har stort utrymme för utveckling och kreativitet i en platt organisation med mycket energi och entreprenörsanda.

Vid Institutionen för rörelse, kultur och samhälle (RKS) finns ämnesområdena Idrottspedagogik, Idrottslära, Idrottskultur samt utbildningsområdet Utbildningsvetenskap. Institutionen ansvarar utbildningsprogram och fristående kurser med inriktning mot ämnesområdena, exempelvis på Ämneslärarprogrammen och programmen Idrott och hälsa, Kompletterande pedagogisk utbildning och Sport Management. Institutionen leds av en prefekt, och här arbetar idag cirka femtio medarbetare varav två institutionssekreterare. Som institutionssekreterare på RKS kommer du att vara placerad direkt under prefekten.

De huvudsakliga arbetsuppgifterna består av:

• Hantera studentregistrering, studieavbrott, behörighetsgranskning, dispenser och ämnesval samt ansvara för kontakter med samverkande lärosäten och Skolverket avseende uppdragsutbildningen Lärarlyftet.
• Bereda och föredra institutionsbeslut samt producera, publicera och revidera information på GIH:s samarbetsplattform och i övriga digitala system som används.
• Besvara och hantera studentrelaterade ärenden inkomna i ärendehanteringssystemet.
• Vara kontaktperson för institutionens program och kurser vid bl a terminsstart och omprovstillfällen.
• Utgöra stöd till studierektorer, kursansvariga och lärare avseende GIH:s kommunikations- och lärplattformar.
• Deltaga i utredningsarbete och i skapande av processer och rutiner som institutionsledningen beslutar om.
• I övrigt förekommande arbetsuppgifter inom ramen för anställningen.

Behörighetskrav
Behörig att anställas är den som har:

• Akademisk examen på lägst kandidatnivå inom för anställningen relevant ämnesområde.
• Erfarenhet av att ha arbetat med likartade uppgifter.
• Stor systemadministrativ- och datorprogramvana.
• God förmåga att uttrycka sig väl på svenska och engelska i tal och skrift.
• God förmåga att både samarbeta och arbeta självständigt samt den förmåga och lämplighet i övrigt som behövs för anställningen, vilken beskrivs i GIH:s medarbetarskapspolicy.

Bedömningsgrunder
För denna anställning har följande bedömningsgrunder fastställts:

• Mycket stor vikt läggs vid personlig lämplighet, där vi ser att du som person är nyfiken och flexibel samtidigt som du är organiserad och mycket noggrann när det krävs. Du har en god servicekänsla och tycker om att arbeta med människor. Du är utvecklingsinriktad och har förmåga att snabbt sätta dig in i nya arbetsuppgifter och olika program och system. Du vill ta egna initiativ men är också duktig på att samverka med andra.
• Stor vikt läggs vid erfarenhet från liknande arbete, gärna inom utbildningssektorn.
• Stor vikt läggs vid erfarenhet av att ha arbetat i utbildningsdministrativa system och program.

Varaktighet/Arbetstid
Anställningen är en tillsvidareanställning på heltid med tillträde så snart som möjligt enligt överenskommelse. Sex månaders provanställning tillämpas vid tillsvidareanställningar.

Lön
Individuell lönesättning tillämpas.

Ansökningsförfarande
Du ansöker via vår hemsida genom att klicka på knappen "Ansök". Handlingar bifogas elektroniskt och ska vara i word- eller pdf-format. Ansökan ska innefatta följande handlingar:

• sammanställning av utbildningar och anställningar (CV),
• personligt brev.

Ansökan ska vara GIH tillhanda senast den 7 januari 2024.

Åberopade meriter ska kunna intygas vid anmodan.

GIH verkar för mångfald och jämställdhet inom samtliga anställningskategorier. Vi ser därför gärna sökande med olika bakgrund och erfarenheter.

Vi undanber oss direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av platsannonser. Visa mindre

Ansök

Vikariat som rektors sekreterare

Ansök

Konstfack är Sveriges största konstnärliga högskola inom konst, design och konsthantverk. Sedan 1844 har vi utbildat en mängd olika yrkesgrupper inom dessa fält samt bild- och slöjdlärare. Vi bedriver både konstnärlig och vetenskaplig utbildning/forskning och har idag cirka 900 studenter och 200 anställda.www.konstfack.se
Vi rekryterar utifrån kompetens och stra?var efter o?kad ma?ngfald, lika ra?ttigheter och frihet från diskriminering.

Anställningen är förlagd till ledningens kansli och placerad under förvaltningschefen. Ledningens kansli är ett direkt stöd till rektor och förvaltningschef och därmed också till den administration som rör Högskolestyrelsen, rektors ledningsråd och chefsgruppen för förvaltning och bibliotek. Kansliet har ett tiotal anställda och svarar även för registratur och arkiv, dataskydd, samordning av kommunikationsfrågor och vårutställning samt ger rådgivning till institutioner och enskilda i frågor om myndighetens ansvar.

Arbetsuppgifter

Som rektors sekreterare och assistent har du en central, ansvarsfull och omväxlande roll på ledningens kansli, med många kontakter internt och externt. Du arbetar självständigt och bidrar till att utveckla och samordna rutiner och processer inom ditt ansvarsområde.

Din främsta uppgift är att skapa goda förutsättningar för rektor att utföra sitt arbete i en vardag med stor variation i frågorna, ibland i högt tempo. Här ingår att assistera rektor med löpande korrespondens, mötesbokningar, hantera, kvitton, digital kalender samt bistå med underlag för presentationer och informationssökningar, samt ibland att ordna det praktiska inför möten med externa gäster.

Du har ett särskilt ansvar för processen vid rektors- och förvaltningschefsbeslut där du arbetar nära diarieföring och arkiv.

Du upprättar årsplanering över de större, återkommande händelser som involverar rektor och förvaltningschef. Detta inbegriper rektors ledningsråd och högskolestyrelsens möten där du är sekreterare. Det innebär ansvar för kallelser, att samla in och sända ut underlag, föra protokoll samt ordna och publicera besluten. Bland arbetsuppgifterna märks även kommunikation och koordinering av uppföljning av beslut, samt hantering av vissa ärenden och remisser i samråd med förvaltningschef och registrator. Vid behov är du även sekreterare i krisgrupp och högskolans disciplinnämnd.

Du är även ett stöd i registratur, diarieföring och postöppning vid registrators frånvaro.

Kvalifikationer

• Erfarenhet av att ge administrativt stöd gentemot ledningsfunktioner,
• Gymnasieexamen, samt relevant eftergymnasial utbildning, företrädesvis högskoleexamen,
• Krav på erfarenhet av liknande arbetsuppgifter, gärna från högskola eller universitet,
• God administrativ förmåga,
• Goda kunskaper i Office-programmen och vana vid att sammanställa olika underlag,
• God förmåga att uttrycka dig muntligt och skriftligt på svenska och engelska.

Det är meriterande om du dessutom har

• Erfarenhet av att arbeta med olika administrativa stödsystem, såsom W3D3, Proceedo, webbpublicering,
• Kunskap om offentliga regelverk, som förvaltningslag samt offentlighet och sekretess,

Som person har stor integritet, gott omdöme och kan hantera olika situationer på ett ansvarsfullt sätt. Du är serviceinriktad och kommunikativ i dina kontakter. Du är lyhörd och kan bidra med framförhållning i syfte att underlätta rektors arbete. Du är skicklig på att planera, strukturera och prioritera arbetet inom ditt ansvarområde. Du kan sammanställa och presentera beslutsunderlag för rektor och du är bekväm med att formulera och utforma skrivelser för olika mottagare.

Högskolan är i ständig förändring, vilket ställer krav på flexibilitet och samarbetsförmåga. Förbättringsmöjligheter och utveckling av rutiner och arbetsprocesser sker ständigt – och här bidrar du. Slutligen är du självständig och fattar nödvändiga beslut för att driva ditt arbete framåt, utan att ge avkall på noggrannhet. Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet.

Det vi erbjuder dig är en arbetsplats där människor och idéer utvecklas, där diskussioner om samhället och framtiden ständigt är i fokus, där konsten tar plats och besvärliga frågor möter humor och skratt.

Anställningen
Anställningen omfattar heltid och är ett vikariat t o m 31 december 2022.
Tillträde 1 januari 2022 eller efter överenskommelse.

Ansökan
Välkommen med din ansökan i form av ett personligt brev och en CV märkt med diarienummer KF2021/VO2P/85 senast den 12 oktober 2021. Kopior på betyg och intyg lämnas vid eventuell intervju.

Mer information

Ytterligare upplysningar om arbetet lämnas av Förvaltningschef Elisabet Nordwall, 08-450 41 13 eller Elisabet.Nordwall@konstfack.se
Frågor om rekryteringsprocessen lämnas av Erik Magnusson via HR@konstfack.se
Fackliga kontaktpersoner nås genom Konstfacks växel via 08-450 41 00. Visa mindre

Ansök