Lediga jobb som Kommunsekreterare i Stockholm

Storsthlm är ett förbund som ägs och styrs av de 26 kommunerna i Stockholms län. Hit kommer ledande politiker och tjänstepersoner från länets kommuner för att utbyta erfarenheter och samarbeta kring sådant som görs bättre tillsammans. Vårt uppdrag är att främja samverkan och utveckling så att kommunerna bättre kan nå sina mål om välfärd och service för medborgarna. Läs mer på www.storsthlm.se




Förbundssekreterare med kommunkompetens till Storsthlm


Har du gedigen erfarenhet av kommunala ärendeprocesser och är en van organisatör av möten och evenemang? Vi söker en strukturerad och serviceinriktad förbundssekreterare som trivs med att koordinera och skapa förutsättningar för effektiva processer.

Verksamheten

Storsthlms uppdrag är att främja samverkan och utveckling, så att kommunerna i Stockholms län bättre kan nå sina mål om välfärd och service för medborgarna. Storsthlm fungerar som en mötesarena där våra medarbetare arbetar med politiskt prioriterade uppdrag i syfte att utveckla samarbetet inom länet. Det kan till exempel handla om mellankommunala frågor såsom en gemensam gymnasieregion eller transportinfrastruktur, överenskommelser mellan kommunerna och Region Stockholm eller samarbeten med olika myndigheter. På vårt kansli i centrala Stockholm arbetar ett 50-tal personer organiserade i tre enheter; Regional samverkan, Gymnasieantagningen och Kommunikation och processtöd.

Rollen

I rollen som förbundssekreterare har du många interna och externa kontaktytor och du arbetar tillsammans med våra chefer och medarbetare för att skapa goda möten och uppdragsprocesser. Du är den som ser till att ärenden och uppdrag hanteras korrekt i våra verksamhetssystem. Du är den som planerar och koordinerar möten och evenemang och ser till att allt praktiskt fungerar och att mötesledare och deltagare har tillgång till den information och det stöd de behöver.

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter:

• Ärende- och dokumenthantering (Storsthlm använder sig av Public 360)
• Årlig planering av sammanträden för förbundets styrelse och styrelsens arbetsutskott (AU). Koordinering med berörda kommuner/Region Stockholm/Sveriges kommuner och regioner med flera.
• Förberedelse och genomförande av möten, inklusive styrelse och AU, samt dokumentation och efterarbete såsom expediering, remisser, rekommendationer samt underlag för avgifter.
• Samordning av remisser – hålla förteckning, lägga upp ärenden, följa upp.
• Sammanställning av yttranden, rekommendationer och skrivelser för mandatperioden.
• Förbundsmötet – planera, projektleda, genomföra, efterarbete. Utgöra primär kontaktpunkt för förbundets valberedning och med samtliga 26 kommuner.
• Bevaka registrators- och funktionsbrevlådorna (tillsammans med uppdragssekreterarna).
• Ansvar för diarium och arkiv.

I din roll ingår även att fungera som stöd till förbundsordförande och förbundsdirektör vad gäller nätverket för länets kommunstyrelseordförande och kommundirektörsnätverket, till exempel möten, konferenser och resor. Du är också den som har överblick och koordinerar möten på vårt kansli och vissa externa besök. Du hjälper förbundsdirektören med arbetsplatsträffar, personalkonferenser och liknande.

Du ingår i enheten för kommunikation och processtöd tillsammans med två uppdragssekreterare, två kommunikatörer och en IT/lokalansvarig. Du arbetar huvudsakligen med förbundsdirektören, men du samverkar med hela organisationen och i synnerhet med kollegorna inom enheten. Även andra arbetsuppgifter som ligger inom kansliets verksamhet kan bli aktuella såsom att verka som sekreterare för andra strategiska nätverk och för Stockholmsregionens Europaförening och Europakontor.

Vem är du?

Vi söker dig som har:

• minst tre års erfarenhet av att verka i politiskt styrd organisation i rollen som nämnd- eller kommunsekreterare eller liknande och därmed har gedigen kunskap om kommunala beslutsprocesser,
• erfarenhet av alla delar av den kommunala ärendeprocessen, dvs föredragningslista, tjänsteskrivelse, genomföra möten, protokollföring, expediering med mera,
• arbetat i ärendehanteringssystem och med dokumenthantering,
• vana av att arrangera och genomföra sammanträden både fysiskt och digitalt,
• erfarenhet av att projektleda större möten/stämmor/evenemang,
• goda kunskaper i Word, Powerpoint och Adobe Acrobat och vana vid att arrangera och leda Teams-möten,
• mycket god kommunikativ förmåga på svenska i tal och skrift samt behärskar engelska.

Som person är du noggrann, strukturerad och trivs med att vara ”spindeln i nätet”, kanske har du erfarenhet av att verka som ledningskoordinator eller liknande. Du är stresstålig och kan hantera snabba omställningar och omprioriteringar. Du trivs i en självständig roll med många kontaktytor. Eftersom vi är en liten arbetsplats krävs också prestigelöshet och att vi hjälps åt.

Vi kommer att lägga stor vikt vid dina personliga egenskaper.

Information och kontakt

Tjänsten är en tillsvidare heltidsanställning.

Arbetet bygger på nära kontakt med verksamheten och hög tillgänglighet, vilket innebär att merparten av arbetstiden är på plats på kontoret samtidigt som arbete på distans kan vara möjligt under vissa tider.

I denna rekrytering samarbetar vi med Chefspoolen rekrytering. Har du frågor om tjänsten eller rekryteringsprocessen är du välkommen att kontakta rekryteringskonsult Gabriella Hedlund på tel 070-995 58 88.
Har du frågor om tjänsten går det även bra att kontakta förbundsdirektör Johan von Sydow på 073-917 94 06.
Facklig företrädare Eva Häggmark nås på 08-615 94 21.

Ansökan

Välkommen med din ansökan snarast, dock senast 23 mars 2025
Urval kan komma att ske löpande.

Urvalsfrågor och arbetspsykologiska tester kommer att ingå som en del av rekryteringsprocessen.

Du ansöker med CV och personligt brev via chefspoolen.se Visa mindre

Stockholm utvecklas och förändras för framtiden. Våra ambitioner är höga. Nu söker vi dig som vill vara med och forma morgondagens Stockholm.



Arbetsplatsbeskrivning
Resursteamen barn och unga är en verksamhet som i huvudsak arbetar med barn och unga som inte bor i sin ursprungsfamilj eller bor hos oss under en utredningstid.

Verksamheterna arbetar innovativt och strävar ständigt för att utveckla och förbättra sig. Resursteamen barn och unga ansvarar för stadens rekrytering av familjehem och erbjuder jourhem till stadsdelsförvaltningarna. Vi stöttar barn som är placerade i familjehem i deras skolgång och vi hjälper familjehem och barn i deras anknytningsprocess. Vi bistår stadsdelsförvaltningarna i att göra djuputredningar av högriskfamiljer och vi stöttar personer som avser att adoptera i deras adoptionsprocess, både före under och efter adoption.

Arbetsbeskrivning
Som utvecklingssekreterare rapporterar du direkt till enhetschef. Du ingår i ett team som består av en enhetschef och fyra biträdande enhetschefer. Din huvudsakliga arbetsuppgift är att bistå chefsgruppen med stöd i smått och i stort. Arbetet kommer att vara varierat vilket kräver en hög grad av flexibilitet och serviceförmåga. Du kommer bland annat att ansvara för statistikredovisning, verksamheternas styrkort, årshjul, kallelser, metodutvecklingsfrågor, anordna workshops och utvecklingsdagar, sekreterare vid den fackliga samverkan, skriva fram PM och rapporter för verksamheterna samt utföra Lex Sahra utredningar vid behov med mera.

Kvalifikationer
Arbetet kräver en socionomexamen eller annan relevant utbildning och längre erfarenhet av utredningsarbete inom kommunal verksamhet. Du behöver ha kunskap i något verksamhetsuppföljningssystem och ha goda kunskaper i Excell. Det är meriterande om du har arbetat med projektledning eller som utvecklingssekreterare tidigare samt om du har kunskaper i utredning av Lex Sarah. Det är också meriterande om du har arbetat med verksamhetsplanering och verksamhetsuppföljning tidigare.

Du behöver vara flytande i det svenska språket i både tal och skrift. Du behöver vara bra på att uttrycka dig skriftligt.

Arbetet innebär ibland att skriftliga underlag ska lämnas in med kort varsel vilket förutsätter att du har en god förmåga att prioritera och vara flexibel. Arbetet kräver även att du är självgående och strukturerad. Eftersom du sitter med vid ledningsgruppens verksamhetsplanerings- och rapporterings-arbete behöver du ha en god analytisk förmåga.

Övrigt
Arbetsplatsen är förlagd till Farsta men som utvecklingsledare kan du behöva besöka även verksamheter i enheten som ligger på andra platser i Stockholm. Möjlighet till hemarbete vid enstaka tillfällen finns. 

Vi erbjuder dig

- en arbetsplats i ständig utveckling
- friskvårdsbidrag
- flextid
- vinter- och sommararbetstid.

Läs mer om våra förmåner här: https://jobba.stockholm/formaner/

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet. Intervjuer kan komma att påbörjas innan ansökningstiden gått ut.

Innan anställning ska belastningsregister uppvisas. 

Välkommen med din ansökan!

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering. Visa mindre

Stockholm utvecklas och förändras för framtiden. Våra ambitioner är höga. Nu söker vi dig som vill vara med och forma morgondagens Stockholm.



Arbetsplatsbeskrivning
Valnämnden är en obligatorisk nämnd med eget kansli som svarar för planering och genomförande av allmänna val, val till Europaparlamentet och eventuella folkomröstningar.

Valnämnden ansvarar för det praktiska genomförandet av valen. Det innebär att kansliet bland annat svarar för att utrusta och bemanna lokalerna för röstning, hantera förtidsrösterna och sköta den preliminära sammanräkningen av rösterna. Det kommer vid valet till Europaparlamentet 2024 finnas 592 vallokaler och omkring 55 lokaler för förtidsröstning i Stockholm. Ungefär 6 000 personer är engagerade i samband med val i Stockholms stad.

Valnämndens kansli leder och samordnar verksamheten. Den fasta bemanningen på kansliet är fyra personer men inför valår utökas personalen med tillfälligt anställda.

Valnämnden söker nu en handläggare för förberedelser och genomförande av Europaparlamentsvalet.

Arbetsbeskrivning
Valnämnden erbjuder mycket goda möjligheter att förtidsrösta och du kommer att få ett särskilt ansvar för den förtidsröstning som sker på vård- och omsorgsboenden samt ambulerande röstmottagning. I arbetet ingår också att rekrytera de röstmottagare som anställs vid förtidsröstningen.

Arbetet sker i samarbete med de arbetsledare som under förtidsröstningen svarar för den praktiska hanteringen vad gäller personal. I arbetet ingår även att utbilda den personal som arbetar vid förtidsröstningen och andra grupper som jobbar vid valet. Du kommer också i samarbete med övriga på kansliet svara för planering av vallokaler och lokaler för förtidsröstning.

Verksamheten är mycket rörlig och en del av arbetet utförs utanför kansliet. Arbetet medför också omfattande kontakter med andra förvaltningar inom staden, med andra myndigheter och aktörer samt allmänheten.

Beroende på vad du har för tidigare erfarenheter och kompetens fördelas även andra arbetsuppgifter mellan kansliets personal.

Kvalifikationer
Vi söker dig som har högskoleutbildning, gärna med samhällsvetenskaplig inriktning eller annan relevant utbildning. Alternativt att du har god kännedom om valorganisationen och den kommunala organisationen och arbetssätt. Det är meriterande om du arbetat som röstmottagare. Du ska ha erfarenhet av logistikplanering, arbeta i projekt och kunskaper i Excel. Du ska ha körkort. Det är meriterande om du har lokal kännedom om Stockholm. 

Du måste vara strukturerad men samtidigt tycka det är roligt att ha det som man kallar ”många bollar i luften”. Då uppdraget innebär kontakter med mycket olika människor behöver du vara flexibel när det går och tydlig när det behövs.

Vi fäster stor vikt vid personlig lämplighet. Arbetet kräver att du är en prestigelös person och har lätt för att samarbeta. Eftersom arbetet stundom sker under stor tidspress och kräver snabba omprioriteringar är du en person som har hög arbetskapacitet och trivs med att tidvis arbeta under stress. Du är en bra organisatör och tycker om att ta egna initiativ. Du har också god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift.

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering. Visa mindre

Vi söker dig som studerar statsvetenskap och har ett intresse för offentlig förvaltning! Som Nämndsekreterare kommer du att arbeta med lagar och regler i en politisk styrd kommun där det händer mycket!

OM TJÄNSTEN
Järfälla växer och utvecklas och bygg- och miljöförvaltningen har en viktig roll i detta. Järfälla kommun söker en ny kollega för ett vikariat under hösten som Nämndsekreterare. Förvaltningen har totalt 10 avdelningar och du kommer att ingå i avdelningen kvalitet och verksamhetsstöd som är centralt placerad och stödjer hela förvaltningen.

Avdelningen ansvarar för stödet och ärendehanteringen till den politiska verksamheten som består av tekniska nämnden och miljö- och bygglovsnämnden. Avdelningen stöttar i form av till exempel nämndsekreterarskap, registratur, arkiv och kvalificerad handläggning kring juridik, kvalitetsutveckling, utredningar och miljöledning.

Järfälla har ett viktigt och roligt uppdrag och utgångspunkten för medarbetarna är att vara ett professionellt och kunnigt specialiststöd till såväl de två nämnderna som till förvaltningen.

ARBETSUPPGIFTER

Arbetsuppgifter


* Du kommer att vara tekniska nämndens sekreterare med ansvar att hålla ihop hela nämndprocessen och för att ge en kvalitativ service till de förtroendevalda och till förvaltningsledningen. Det innefattar bland annat beredning av ärenden, utskick, sekreterarskap vid nämndsammanträden, protokollskrivning och expediering av beslut.I tjänsten ingår att vid behov utbilda övriga handläggare i nämndprocessen, offentlighet och sekretess med mera.Nämndens möten sker på kvällstid en gång per månad och vid behov ska du ersätta nämndsekreteraren i miljö- och bygglovsnämnden, vilket då kan innebära ytterligare ett möte på kvällstid per månad.


VI SÖKER DIG SOM
- Är i slutfasen av din högskoleutbildning inom statsvetenskap, juridik eller motsvarande
- Är intresserad av att arbeta nära de förtroendevalda, att följa den demokratiska processen på nära håll och att bidra till att upprätthålla den demokratiska processen så som tjänsteman
- Har goda kunskaper i svenska
- Finns tillgänglig för arbete kvällstid max två dagar i månaden enligt schema

Det är meriterande om du


* Har tidigare erfarenhet av ett liknande arbete
* Har erfarenhet från att arbeta i en politiskt styrd verksamhet, gärna kommunal sådan


Som person är du


* Strukturerad och noggrann
* Ansvarstagande
* Självgående


Övrig information


* Start: 28 augusti, med upplärning en period i juni
* Slut: Årsskiftet
* Omfattning: Deltid 50%, med möjlighet att arbeta hemifrån 50%
* Placering: Jakobsberg


Vår rekryteringsprocess

Rekryteringsprocessen hanteras av Academic Work och kundens önskemål är att alla frågor rörande tjänsten riktas till Academic Work

Vi tillämpar löpande urval och annonsen kan tas ned innan sista ansökningsdag om vi har gått vidare till urvals- och intervjufasen. Rekryteringsprocessen omfattar två test: ett personlighetstest och ett test i kognitiv förmåga. Testerna är ett verktyg för att matcha rätt talang med rätt position samt främja jämlikhet, mångfald och en rättvis rekryteringsprocess. Visa mindre

Mälardalstrafiks vision är att vara navet i en livskraftig Stockholm-Mälarregion med Sveriges mest pålitliga regionaltågstrafik.

Hos oss erbjuds du utmanande och omväxlande arbetsuppgifter där du tillsammans med kunniga och engagerade kollegor skapar värde och bidrar till att uppfylla vårt kundlöfte – En reseupplevelse att längta till!

Vill du vara med?  Nu söker vi en strukturerad, serviceinriktad och professionell ledningskoordinator.

Om oss
Mälardalstrafik, med varumärkena Mälartåg och Movingo, är ett litet bolag med ett stort uppdrag. Vårt uppdrag är att genom ett effektivt trafikutbud och attraktiva tjänster, bidra till ett sammanhållet transportsystem och en hållbar utveckling i en växande Stockholm-Mälarregion. Bakom Mälardalstrafik står regionerna i Stockholm, Sörmland, Uppsala, Västmanland, Örebro län och Östergötland.

Från december 2021 har vi gått in i ett nytt skede, en historisk satsning som innefattar ett utökat ansvar med biljettförsäljning i egen regi, kundservice, nya tåg och fler avgångar. Det utökade uppdraget kommer framgent ställa krav på så väl samverkan som en fortsatt affärsorienterad och effektiv förvaltning. 

Idag är vi ett 20-tal medarbetare som sitter i ljusa och fina kontorslokaler i direkt anslutning till Stockholms centralstation. Just nu är vi inne i spännande och långsiktig tillväxtperiod och vi söker nu en ledningskoordinator till vår avdelning för Verksamhetsstyrning och ekonomi.



Uppdrag och arbetsuppgifter
Uppdraget innebär att genom effektiv och välfungerande administration, bidra till en produktiv verksamhet med högt värdeskapande.

Som ledningskoordinator på Mälardalstrafik är du med och ansvarar för bolagets administrativa processer. Framför allt ärendebredningsprocessen inom bolaget, vilket innefattar utredning av ärenden, kvalitetsgranskning, sammanställning samt kommunikation av kallelser och protokoll. Du säkerställer hela processen inför och under möten och förbereder dagordning, bokning av lokaler, protokollföring och dokumentation.

I rollen som ledningskoordinator är du tillika sekreterare i bolagets styrelse, stämma, ägarråd och i VD:s forum. I uppdraget ingår även att agera stöd till VD genom att hantera VD:s kalender, VD:s korrespondens, säkerställa underlag och andra handlingar samt ta fram och kvalitetssäkra presentationsmaterial.

Delar av ditt uppdrag kommer också innefatta andra administrativa uppgifter, kontorsansvar samt förberedelser och efterarbete vid så väl digitala som fysiska möten.

Kvalifikationer
Vi söker dig som har erfarenhet av liknande roll eller motsvarande administrativt arbete inom offentlig verksamhet. Meriterande är att du har väl inarbetad vana av ärendeberedningsprocessen i en politiskt styrd organisation och känner dig trygg i din erfarenhet av att bereda ärenden, skriva rapporter och beslutsunderlag och har god kännedom och förståelse för hur processen fungerar.

Du har för rollen en relevant akademisk examen alternativt annan utbildning som vi bedömer likvärdig. Ett krav är att du har erfarenhet och god förmåga att självständigt ta fram underlag och skapa presentationer för andras användning. Du är van sätta dig in i nya IT-system och är en skicklig användare av bland annat Officepaketet. Förekommande programvaror hos oss är idag Office365, Sharepoint, TeamEngine, Zoom, Teams, ledningssystemet 2C8 samt diariesystemet PositionEtt.

Som person är du strukturerad, serviceinriktad och professionell och har förmågan att planera och prioritera ditt arbete på ett effektivt sätt utan att göra avkall på kvalité. Vi förväntar oss att du har en positiv och vänlig framtoning, en god kommunikativ förmåga, ett gott omdöme samt en hög integritet.

Arbetet kräver att du har mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska och förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på engelska. Vi lägger stor vikt vid personliga egenskaper, lämplighet och förmågor.

Vårt erbjudande
Mälardalstrafiks vision är att vara navet i en livskraftig Stockholm-Mälarregion med Sveriges mest pålitliga regionaltågstrafik. Vår värdegrund bygger på tre värderingar som genomsyrar hela vår verksamhet och guidar oss i vår vardag: Vi skapar samhällsnytta - Vi är omsorgsfulla - Vi gör det möjligt!  

Hos oss erbjuds du utmanande och omväxlande arbetsuppgifter där du tillsammans med kunniga och engagerade kollegor skapar värde och bidrar till att uppfylla vårt kundlöfte – En reseupplevelse att längta till! Läs mer om oss: http://www.malardalstrafik.se

Välkommen med din ansökan!

Ansökan sker via formulär, bifoga CV och ansökan. Eventuella frågor om ansökningsprocess eller tjänsten besvaras av HR-ansvarig Pernilla Egeland. pernilla.egeland@malardalstrafik.se

Vi tillämpar 6 månaders provanställning. Intervjuer kan komma att ske löpande. Visa mindre